Для аналитического учета дебиторской и кредиторской задолженности в «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» можно использовать 2 режима:

-упрощенный, в этом случае, используется одна дата исполнения, применяемая сразу ко всем остаткам расчетов по договору. Задолженность по договору будет считаться просроченной, начиная с даты, указанной в карточке договора, или в документе «Регистрация обязательств и сведений по договорам».

-основной, обязательным условием является использование графиков исполнения (график платежей, план-график реализации).

Выбор способа ведения учета просроченной задолженности выполняется в разделе «Администрирование» – «Настройка параметров учета» (рис 1).

Рис 1

Для использования упрощенного режима в пункте «Классификация задолженности по срокам исполнения (долгосрочная, краткосрочная, просроченная)» следует выбрать способ указания даты исполнения договора - в карточке договора в реквизите «Окончание» (вкладка «Свойства») или в документах «Регистрация обязательств и сведений по договорам» в реквизите «Срок исполнения (погашения)» (Рис 2)

Рис 2

Для использования основного режима следует в пункте «Контроль исполнения договоров с контрагентами» установить флаг «Вести и контролировать исполнение графиков по договорам с контрагентами» (рис 3),

Рис 3

а в пункте «Классификация задолженности по срокам исполнения (долгосрочная, краткосрочная, просроченная)» следует выбрать какие данные будут использоваться для классификации дебиторской и кредиторской задолженности в основном режиме (рис 4).

Рис 4

Далее рассмотрим оба варианта на практических примерах.

Упрощенный режим

Пример 1.
Для учета просроченной задолженности используется упрощенный режим, даты исполнения указываются в карточке договора в реквизите «Окончание».
Учреждение «ГОБУ ВПО Университет искусств» 10.07.2026 г. заключило с ООО «Вектор++» договор на оказание платных образовательных услуг. Сумма договора – 8 000 рублей, срок исполнения (погашения) договора – 17.07.2026 г. 15.07.2026 услуги были оказаны, 16.07.2026 получена частичная оплата в сумме 3 000 рублей. По состоянию на 30.09.2026 г. дебиторская задолженность ООО «Вектор++» в сумме 5 000 не погашена, задолженность отнесена к просроченной.

Установим в настройках параметров учета указание даты исполнения в карточке договора (см. рис 2). При вводе договора, на закладке «Свойства» укажем дату окончания «17.07.2026» (рис 5).

Рис 5

Отразим 15.07.2026 оказание услуг документом «Акт об оказании услуг» (рис 6, 7),

Рис 6

Рис 7

а поступление частичной оплаты документом «Кассовое поступление». Т.к. на 16.07.2026 задолженность уже сформирована, табличную часть «Расшифровка платежа» можно заполнить по нажатию кнопки «Заполнить по задолженности», и при необходимости, откорректировать (рис 8).

Рис 8

Итоговое состояние расчетов приведено в ОСВ по счету 205.31 (рис 9)

Рис 9.

Для отнесения задолженности по этому договору к просроченной следует вручную установить соответствующий признак в договоре на закладке «Свойства» (рис 10)

Рис 10

Для анализа просроченной задолженности можно воспользоваться отчетом «Анализ задолженности», доступным в группе отчетов по планированию и санкционированию (рис 11)

Рис 11

или непосредственно из карточки договора (Рис 12)

Рис 12

Показатели отчета приведены на рис 13

Рис 13

Пример 2.
Для учета просроченной задолженности используется упрощенный режим, даты исполнения указываются в документах «Регистрация обязательств и сведений по договорам» в реквизите «Срок исполнения (погашения)» на закладке «Обязательство».
Учреждение «ГОБУ ВПО Университет искусств»01.08.2026 г. заключило с ООО «Вектор++» договор на поставку стройматериалов. Сумма договора – 10 000 рублей, оплата производится за счет средств от приносящей доход деятельности. Срок исполнения (погашения) договора – 01.09.2026 г. 24.08.2026 поставлены материалы на сумму 10 000 рублей, 28.08.2026 произведена частичная оплата за поставленные материалы в сумме 3 000 рублей. По состоянию на 30.09.2026 г. кредиторская задолженность перед ООО «Вектор++» в сумме 7 000 не погашена, задолженность отнесена к просроченной.

Первоначально в настройках параметров учета в разделе «Ведение учета» следует указать что для классификации дебиторской и кредиторской задолженности в упрощенном режиме используется дата исполнения, указанная в документах «Регистрация обязательств и сведений по договорам» в реквизите «Срок исполнения» (рис 14)

Рис 14

При вводе документа «регистрация обязательств и сведений по договорам» на закладке «Обязательство» в поле «Срок исполнения (погашения)» укажем дату «01.09.2026» (рис 15).

Рис 15

Отразим 24.08.2026 поступление стройматериалов документом «Поступление МЗ» (рис 16),

Рис 16

а частичную оплату документом «Платежное поручение». Т.к. на 28.08.2026 задолженность уже сформирована, табличную часть «Назначение платежа» можно заполнить по нажатию кнопки «Заполнить по задолженности», и при необходимости, откорректировать (Рис 17)

Рис 17

Итоговое состояние расчетов приведено в ОСВ по счету 302.34 (рис 18)

Рис 18

Для отнесения задолженности по этому договору к просроченной установка признака «Просрочен»в карточке договора на закладке «Свойства» не требуется.

Для анализа просроченной задолженности можно воспользоваться отчетом «Анализ задолженности (рис 19)

Рис 19

Основной режим

Пример 3
Для учета просроченной задолженности используется основной режим, для классификации дебиторской и кредиторской задолженности используются актуальные данные графиков по договорам с контрагентами.
Учреждение «ГОБУ ВПО Университет искусств»01.07.2026 г. заключило с ООО «Юпитер» договор на поставку канцтоваров. Срок оплаты кредиторской задолженности составляет 5 рабочих дней. 25.08.2026 поставлена бумага для оргтехники на сумму 4 000 рублей. По состоянию на 30.09.2026 г. кредиторская задолженность перед ООО «Юпитер в сумме 4 000 не погашена, задолженность отнесена к просроченной.

Поскольку использовании основного режима подразумевает ведение графиков по договорам с контрагентами, необходимо в настройке параметров учета поставить флаг «Вести и контролировать исполнение графиков по договорам с контрагентами» (рис 3), а также в договоре флагами отметить признаки ведения графиков (рис 20)

Рис 20

На закладке «Расчеты» указывается срок оплаты задолженности в календарных или рабочих днях (рис 21).

Рис 21

При использовании рабочих дней, необходимо проконтролировать заполнение производственного календаря(«Справочники» - «Производственные календари»), при необходимости, заполнить его (рис 22)

Рис 22

Данные графиков можно ввести непосредственно из договора, нажав кнопку «Ввести» (рис 23)

Рис 23

и заполнив необходимые данные в документе «Регистрация обязательств и сведений по договорам» на закладках «График платежей» и «План-график закупок» (рис 24).

Рис 24

Также возможно автоматическое заполнение графиков по мере ввода документов поставки («Поступления МЗ», «Поступления услуг, работ» и др.) при установке флага «Запланировать оплату со сроком исполнения:» и установив необходимую дату (рис 25)

Рис 25

Для анализа просроченной задолженности можно воспользоваться отчетом «Анализ задолженности» (рис 26)

Рис 26

Регистрация просроченной дебиторской и кредиторской задолженности для отражения в отчетности.

Для регистрации просроченной задолженности предназначен документ «Регистрация долгосрочной и просроченной задолженности» в разделе «Учет и отчетность» (рис 27)

Рис 27

Для отражения показателей долгосрочной и просроченной задолженности в отчетности документ следует заполнить на дату окончания отчетного периода, например, для отражения в отчетности за 9 месяцев 2026 года, в поле «Сведения от:» следует указать дату «30.09.2026». Для заполнения документа следует нажать кнопку «Заполнить по данным учета» (рис 28)

Рис 28

При проведении документ формирует записи в регистр сведений «Сведения о долгосрочной и просроченной задолженности», просмотреть их возможно, нажав по кнопке «Отчеты» - «Движения документа» (Рис 29).

Рис 29

При формировании формы 0503769 (0503169) в настройках заполнения необходимо указать в поле «Значение» минимальную сумму задолженности для заполнения просроченной задолженности(рис 30).

Рис 30

Раздел 1 формы 053769 будет заполнен следующим образом (рис 31):

Рис 31

Раздел 2 формы 0503769 (рис 32):

Рис 32