Для того чтобы компания была готова к расходам на оплату труда в будущих периодах, Налоговым кодексом РФ предусмотрено создание резерва на оплату труда. Данный резерв можно использовать для выплаты отпуска, компенсаций за неиспользованный отпуск и уплату взносов во внебюджетные фонды. Решение о формировании резерва на оплату отпуска следует закрепить в учетной политике. При этом в тексте необходимо отразить:
• способ резервирования;
• предельную сумму отчислений в резерв;
• ежемесячный процент отчислений в резерв.

Согласно НК РФ, статье 321.1 п. 1, оценочные обязательства ведутся:
• в БУ (бухгалтерский учет)  – всеми организациями, кроме малых предприятий;
• в НУ (налоговый учет)  – не обязательно (в НУ применяется термин «резервы», а не «оценочные обязательства»).
Согласно НК РФ, статье 273 пп. 1 п. 3, право на создание резерва в НУ предоставлено только тем налогоплательщикам, которые учитывают доходы и расходы по методу начисления. Кассовый метод учета не предполагает создания резервов, поскольку при данном методе отпускные признаются расходами только после их фактической выплаты работнику.

Для БУ поддерживается две методики расчета оценочных обязательств:
• Метод обязательств (МСФО) – расчет по остаткам отпусков (с учетом рекомендаций Бухгалтерского методологического центра);
• Нормативный метод — процентом от ФОТ (та же методика, что и для НУ).
Для НУ поддерживается:
• Нормативный метод.

По состоянию на 31 декабря налогоплательщик должен провести инвентаризацию резерва на оплату отпусков (п. 3 ст. 324.1 НК РФ). Рассмотрим на примере программы  "1С-КАМИН:Зарплата для бюджетных учреждений. Версия 5.5" как происходит расчет резерва.

Для начала следует установить в настройках программы функционал, по которому будет производиться расчет по резервам, для этого перейдем на вкладку «Главное» - «Настройки» - «Настройки учета» (рис.1).

Рисунок 1 - Расположение настроек учета

В открывшейся форме перейдем по гиперссылке «Настройки расчета» - «Прочее» - установим признак «Формировать резерв отпусков».
Если требуется распределение резерва отпусков по статьям финансирования, то устанавливаем соответствующий признак. Также можно установить функционал «Закрыть фонд оплаты отпусков при увольнении». В данном режиме расчет при увольнении резерва не производится и происходит полное списание фонда оплаты отпуска уволенного сотрудника (рис. 2).

Рисунок 2 - Настройка резерва отпусков

Расчет резерва производится после расчета заработной платы и проведения документа «Конец месяца».
Документ, позволяющий осуществить расчет резерва в ПП  "1С-КАМИН:Зарплата для бюджетных учреждений. Версия 5.5" называется «Расчет резерва отпусков». Расчет резерва происходит по каждому месту работы и положенным по этим местам работы видам отпуска.
Данный документ располагается в разделе «Расчет зарплаты» - «Прочее» - «Расчет резерва отпусков» (рис.3).

Рисунок 3 - Документ "Расчет резерва отпусков"

В открывшемся журнале документов «Расчет резерва отпусков» нажимаем кнопку «Создать» (рис. 4).

Рисунок 4 - Создание нового документа

При заполнении документа необходимо заполнить поля над табличной частью.
Поле «Номер» - заполниться автоматически при записи документа.
Заполнение поля «Дата» идет согласно персональной настройке пользователя. Данную настройку можно проверить, перейдя в раздел «Главное» - «Настройки» - «Персональные настройки пользователя» (рис.5). По данной настройке дата всех документов будет являться текущей датой компьютера.

Рисунок 5 - Персональные настройки пользователя

В поле «Период» - выбираем период за который требуется рассчитать резерв.
Поле «Учреждение» - заполняется из справочника «Учреждения» и выбирается то учреждение, по которому необходимо произвести расчет.
Поле «Подразделение» - заполняется из справочника «Подразделение» и указывается, если требуется заполнение данных документа по подразделениям.
Поле «Вид расчета» - заполняется способ расчета резерва. Список вида расчета имеет соответствующий перечень, как и при расчете отпуска. Если требуется расчет отпуска – следует выбрать вид расчета «Отпуск очередной».

Рисунок 6 - Заполнение документа "Расчет резерва отпусков"

Также в данном документе есть возможность установить признак (рис.6):
• «не учитывать резерв прошлого года» - если не требуется учитывать излишки или недостачи в расчете прошлого года;
• «месяц расчета считать последним расчетного периода» - данный признак устанавливается, если учитывается период расчета при определении расчетного периода для расчета среднего заработка.
Далее происходит расчет в табличной части. При расчете резерва в ПП  "1С-КАМИН:Зарплата для бюджетных учреждений. Версия 5.5" используется метод МСФО. Согласно данному методу, расчет идет из среднего заработка, умноженного на остаток дней накопленных отпусков.
Разберем заполнение табличной части документа на примере сотрудника Иванов И.И. Данный сотрудник был принят в организацию «Департамент по развитию» - 01.12.2024. Сотруднику положен ежегодный оплачиваемый отпуск – 28 календарных дней. Резерв начинаем вести с 2025 года.
В базе закрыли заработную плату за январь и рассчитали документ «Конец месяца». По кнопке «Добавить» - добавляем нашего сотрудника.
Для заполнения по всем сотрудникам можно воспользоваться кнопкой «Подбор» (рис. 7).

Рисунок 7 - Заполнение документа "Расчет резерва отпусков"

Рассмотрим заполнение табличной части по столбцам.
Столбец «Сотрудник» и «Место работы» - выводятся данные по ФИО сотрудника и актуальные данные о статусе работы.
В столбце «Вид отпуска» - указывается положенный сотруднику отпуск, а в столбце «Остаток» - отражается остаток положенных дней отпуска с момента приема (рис.8).

По столбцу «Средний» - производится расчет по правилам расчета среднего заработка, который прописан в Постановлении Правительства РФ № 922.
Столбец «Резерв всего» - отражается сумма всего резерва, высчитанная путем умножения данных из столбцов «Остаток» и «Средний» (рис.9).

В столбце «Дней пред. мес.» - данные формируются согласно тем дням остатка отпуска, которые были учтены в предыдущем документе «Расчет резерва отпусков».
В столбце «Дней за мес.» - идет заполнение дней отпуска, положенных за текущий период.
На рисунке 10 мы увидим пример заполнения данных параметров за период «Январь» и «Февраль».

Строка «Резерв накоплено» - указываются данные по предыдущему месяцу расчета резерва.
Колонка «Резерв мес.» - указывается сумма по текущему месяцу расчета, исходя из среднего заработка и накопленных дней отпуска за месяц (рис.11).

Столбец «Резерв стр. взн.» и «Резерв ФСС НС» - рассчитываются суммы во внебюджетные фонды. Сумма рассчитывается по параметру «Резерв месяц», умноженный на процент страховых взносов (рис. 12).

Колонки «Использовано» и «Использовано дней» - данные в этих колонках заполняются, если в документе «Расчет по среднему заработку» производилось списание для оплаты отпускных за счет средств резерва.
Документ «Расчет резерва отпусков» создается ежемесячно.
В конце всех начислений необходимо выгрузить проводки в Бухгалтерскую программу. Для этого в ПП  "1С-КАМИН:Зарплата для бюджетных учреждений. Версия 5.5" используется обработка «Выгрузка проводок в бухгалтерию». Данный документ расположен в разделе «Главное» - Обмен данными – «Выгрузка проводок в бухгалтерию» (рис. 13).

Для выгрузки данных по резерву в настройках необходимо установить флажок – «выгружать резервы отпусков» (рис. 14).

На вкладке «Резерв отпусков» распределятся суммы начисленного резерва, а также суммы по страховым взносам (рис.15).

После формирования обработки данные выгружаются в ПП «1С: Бухгалтерия государственного учреждения 8 ред. 2» и дальнейшая настройка по распределению проводок происходит на стороне данной программы.
Теперь рассмотрим ситуацию по списанию рассчитанного резерва в связи с предоставлением отпуска.
Сотрудник по графику отпусков планирует в июне месяце идти в отпуск. Организация по май месяц включительно накопила за счет резерва сумму для выплат отпуска (рис. 16).

Списание сумм начисления за счет резерва происходит документом «Расчет по среднему заработку». Данный документ расположен в разделе «Расчеты по среднему» (рис. 17).

Сотруднику предоставляют отпуск на 14 календарных дней. Ранее в настройках начисления «Отпуск очередной» было указано, что начисляться он будет из резерва отпусков. При расчете резерва за период – «Июнь» программа учтет использованные дни и сумму по отпуску.
На рисунке 18 – отражается сумма рассчитанного отпуска.

При формировании резерва за июнь – программа учтет, что по резерву с января по май положенных дней было рассчитано 13,98, а сотруднику предоставлен отпуск на 14 дней. Следовательно, в остаток дней отпуска программа уменьшит данную разницу (рис. 19).

Обратимся к документу «Резерв отпусков», созданному за июнь, и увидим, что в резерве уже нет накопленных сумм (столбец «Резерв накоплено» - пустой). Теперь идет новое накопление сумм резерва.
При формировании обработки по выгрузке проводок в бухгалтерию для периода «Июнь» на вкладке резерв отображаются данные по новым суммам расчета резерва и суммы для списания резерва на оплату начисленного отпуска, а также суммы по страховым взносам (рис.20).

Выгружаем данные в бухгалтерию и настраиваем проводки для отображения в бухгалтерской программе.
Если сотрудник увольняется, то с учетом установленной ранее настройки в программе, фонд оплаты отпусков закрывается (рис.2).
Разберем на примере расчет резерва компенсации отпуска при увольнении с данным признаком. Предположим, что сотрудник Иванов И.И. решил уволиться – 16.07.2025. При оформлении документа «Увольнение» происходит расчет компенсации неотгулянного отпуска. Напомню, что в справочнике начисления необходимо установить признак «Начисляется из резерва отпусков» если расчет происходит за счет резерва (рис21).

В документе «Увольнение» неотгулянных дней отпуска у сотрудника осталось – 4.67. Сумма компенсации составила – 4923,77 (рис.22).

Далее рассчитаем за отработанные дни заработную плату. При создании документа «Расчет резерва отпусков» - за период «Июль» сотрудник не попадет в данный документ. Но при выгрузке проводок сумма компенсации рассчитается за счет резерва (рис. 23).

В конце года бухгалтер производит инвентаризацию по резервам и выявляют, полностью или нет использовались суммы по резервам. Но это уже происходит на стороне бухгалтерской программы.
В данной статье мы рассмотрели формирование резерва на оплату труда, на примере расчета резерва на оплату отпускных и отображению данных проводок при выгрузке в ПП «1С: Бухгалтерия государственного учреждения 8 ред. 2».
Желаем удачи по формирован