Корзина (0)
string(32) "проверка формыlogin"
  Подписаться
30 июля, 2024
Расчет отпуска и его перерасчет в период временной нетрудоспособности в ПП «1С:Зарплата и управление персоналом 8», редакция 3.1
30
июля, 2024

Июль 2024

Лето – прекрасная пора для того, чтобы сотруднику предоставить очередной отпуск. Больше повезло тем сотрудникам, которым положено вместе с основным отпуском гулять и дополнительные отпуска.
В данной статье мы поговорим о том, как оформить основной отпуск в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», редакция 3.1. А также рассмотрим ситуации, когда сотрудник может продлить или перенести свой отпуск в связи с периодом временной нетрудоспособности.
Согласно статье 115 ТК РФ ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется работникам продолжительностью 28 календарных дней за каждый рабочий год. Рабочий год начинается с момента приема на работу (письмо Роструда от 14.06.2012 №854-6-1).
Напомню, что согласно Постановлению № 922, расчетным периодом является 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, когда сотрудник будет находиться в отпуске.
Как же реализовать регистрацию и расчет основного отпуска в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», редакция 3.1?
Для начала, следует отметить, что бухгалтеру за две недели до начала нового календарного года, требуется оформить «График отпусков» (ст. 123 ТК РФ). Утвержденный график отпусков доводится до сведения всех сотрудников.
В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», редакция 3.1, документ «График отпусков» предназначен для обозначения даты начала и окончания отпусков сотрудников, а также формирования унифицированной формы «Т-7». Данный документ находится на вкладке «Кадры» - «Графики, переносы отпусков» (рис.1)

Рисунок 1 - Расположение документа "График отпусков"

В открывшемся окне программа позволяет создать два документа «График отпусков» и «Перенос отпуска» (рис.2).


Рисунок 2 - "Графики и переносы отпусков"

По кнопке «Создать» - формируем документ «График отпусков». В открывшемся документе необходимо указать «Организацию», в которой работают сотрудники для утверждения отпусков. Боле «Организация» является обязательным и подчеркивается красной линией (рис. 3). Дата документа – указываем дату утверждения.


Рисунок 3 - Заполнение поля "Организация"

Далее табличная часть документа заполняется данными о сотруднике, начале и окончание отпуска, виде отпуска, количестве дней, фактическом отпуске. Заполнить данную табличную часть можно несколькими способами:
Во-первых, по кнопке «Подбор» - открывается список сотрудников из справочника «Сотрудники», где можно выбрать одного или всех сотрудников из списка (рис. 4);


Рисунок 4 - Заполнение документа с использованием кнопки "Подбор"

Во-вторых, по кнопке «Добавить»;
В-третьих, если у бухгалтера график ведется в собственном файле, данный файл можно загрузить в табличную часть, для этого используем механизм «Загрузить из файла» (рис. 5).


Рисунок 5 - Заполнение документа с использованием кнопки "Загрузить из файла"

При нажатии на кнопку «Загрузить из файла» открывается окно «Загрузка списка сотрудников из файла». Данный механизм дает на выбор два варианта загрузки данных: «Заполнить таблицу» (данные копируются из внешнего файла) и «Из внешнего файла» (рис. 6).


Рисунок 6 - Форма заполнения загрузки данных в документ "График отпусков"

При варианте загрузки из внешнего файла, необходимо загрузить таблицу из файла. Для примера загрузки подготовила файл, колонки соответствуют колонкам табличной части документа (рис. 7).


Рисунок 7 - Файл для загрузки

В форме загрузки выбираем – «Загрузить таблицу из файла» (рис. 8). Открывается окно выбора файла.


Рисунок 8 - Загрузка из внешнего файла

Выбираем наш файл и нажимаем кнопку «Открыть». Если файл не будет содержать ошибки, данные заполнятся сразу в табличную часть документа (рис. 9).


Рисунок 9 - Заполнение табличной части документа "График отпусков"

По кнопке «Записать» записываем документ. После записи в колонке «Фактический отпуск» появляется гиперссылка «Оформить отпуск» (рис. 10).


Рисунок 10 - Запись документа "График отпусков"

По данной гиперссылке можно оформить документ «Отпуск». А после проведения документа появляется гиперссылка «Оформить перенос», что позволяет изменить период отпуска документом «Перенос отпуска» (рис. 11).


Рисунок 11 - Способ оформления документа "Перенос отпуска"

После формирования данных о периодах отпуска бухгалтер может сформировать печатную форму «График отпусков (Т-7)» (рис. 12).


Рисунок 12 - Унифицированная форма "График отпусков (Т-7)"

Для фактической регистрации основного отпуска в программе «1С: Зарплата и управление персоналом 8», редакция 3.1 существует документ «Отпуск».
Если в организации разделены права бухгалтерии на расчетную группу и кадровую службу, ввод документа «Отпуск» будет ограничен для отдела кадров. Рассмотрим на примере работу взаимодействия кадровой службы и расчетной группы при формировании документа «Отпуск».
Сотрудник отдела кадров оформляет документ отпуска. Данный документ доступен на вкладке «Кадры» - «Отпуск» или можно оформить через документ «График отпусков» (рис.13).


Рисунок 13 - Оформление документа "Отпуск"

Создадим документ напрямую из журнала «Отпуска». По кнопке «Создать» появляется варианты документов: «Отпуск», «Отпуск без сохранения оплаты», «Отпуск без сохранения оплаты списком» и «Отпуск сотрудников» (рис. 14). В данном примере мы создаем документ «Отпуск».


   

Рисунок 14 - Создание документа "Отпуск" 

В открывшемся документе отображены поля для обязательного заполнения, их необходимо заполнить для записи и проведения документа. Данные поля выделены красной линией (рис. 15). На данном примере мы видим, что доступно в документе сотруднику отдела кадров для занесения данных.


Рисунок 15 - Отображение документа отпуска для сотрудника отдела кадров

Пройдемся теперь по заполнению полей в документе:
  • «Месяц» - в данном поле указывается месяц начисления, а в дальнейшем и отображение в бухгалтерском учете («Расчетный листок», «Полный свод начислений, удержаний и выплат» и др.) (рис. 16);


Рисунок 16 - поле "Месяц" в документе "Отпуск"

  • «Организация» - выбирается из перечня организации введенных в программе «1С:Зарплата и управление персоналом», редакция 3.1. Выбрать нужно организацию в которой работает сотрудник, идущий в отпуск (рис. 17);


Рисунок 17 - Заполнение поля "Организация"

  • «Сотрудник» - данное поле выбирается из перечня справочника «Сотрудники» (рис. 18);


Рисунок 18 - Заполнение поля "Сотрудник"

  • Период отпуска заполняется согласно предоставленному заявлению. Программа позволяет проставить окончание периода самостоятельно, если введено начало и прописано количество дней (рис. 19);



Рисунок 19 – Заполнение периодов

  • Поле «Предоставляется за период работы». Данное поле заполняется автоматически при заполнении периода отпуска. В нашем примере сотрудник – Иванов Иван Иванович идет в отпуск с 15.07.2024 по 28.07.2024 на 14 календарных дней. На рисунке 20 мы увидим, что вид времени установлен автоматически.


Рисунок 20 - Отображение вида времени

Данное поле доступно для редактирования.
Также в данном документе доступна возможность установить галку: «Компенсация отпуска» (если требуется рассчитать компенсационные дня при увольнении) и «Освободить ставку на период отсутствия» (если в организации ведется штатное расписание, в отчетах было видно, что ставка свободна на период отпуска) (рис. 21).


Рисунок 21 - функционал документа                   

В документе «Отпуск» в поле «Предоставляется за период работы» - есть потрясающая возможность увидеть «Как сотрудник использовал отпуска?». При нажатии данной гиперссылки открывается печатная форма, в которой показана информация о положенных, накопленных и использованных днях отпуска (рис.22).


Рисунок 22 - Печатная форма "Использования отпусков"

Также в документе есть поля, предназначенные для отображения в печатной форме. Например, такое поле, как «Основание». При выборе данного поля создается текстовое значение, например, «Приказ», «Указ», «Заявление» и др. Создавать основание может как бухгалтер по расчету заработной платы, так и сотрудник отдела кадров (рис. 23).


Рисунок 23 - Поле "Основание"

Если сотруднику помимо основного отпуска положен дополнительный, в документе для этого существует вкладка «Дополнительные отпуска». На данной вкладке при установленном флаге можно добавить необходимые дополнительные виды отпусков (рис. 24).


Рисунок 24 - Вкладка "Дополнительные отпуска" 

На вкладке «Дополнительно» указывается бухгалтерский учет. Сотрудник отдела кадров может только выбрать, а бухгалтер по расчету заработной платы с более расширенными правами еще и создать счет для отображения в бухгалтерском учете (рис. 25).


Рисунок 25 - Вкладка "Дополнительно"

Дальнейшие действия по документу «Отпуск» для сотрудника кадровой службы – это «Провести и закрыть», а также распечатать приказ из данного документа. Рассчитывает и утверждает данный расчет уже бухгалтер по расчету заработной платы. В поле «Номер» программа проставляет номер автоматически в порядке нумерации в журнале по данным документам.
Сейчас мы рассмотрели пример занесения данных в документ «Отпуск» со стороны сотрудника отдела кадров. Теперь мы посмотрим процесс взаимодействия с бухгалтерией.
Как только сотрудник отдела кадров проводит и закрывает документ, для сотрудника бухгалтерии по расчету заработной платы в журнале документов «Отпуска» отображается строка с данным документом, которая выделена жирным шрифтом (рис. 26). Это означает, что данный документ требует утверждения.


Рисунок 26 - Отображение документа в бухгалтерии         

Сотрудник бухгалтерии по расчету заработной платы открывает появившийся документ, вид данного документа теперь имеет более расширенные данные (рис. 27).


Рисунок 27 - Документ "Отпуск"

Флажок «Учитывать МРОТ при оплате по среднему заработку» позволяет при расчете начисления отпускных использовать МРОТ вместо рассчитанного среднего заработка, при условии, если среднемесячный заработок меньше МРОТ.
Флажок «Рассчитать зарплату за (месяц)» позволяет рассчитать базу для среднего заработка с учетом не начисленной заработной платы. Например, сотрудник уходит в отпуск с 01.07.2024, база для расчета среднего заработка берется из 12 предшествующих месяцев, но заработная плата за «Июнь» - еще не рассчитана. При установленном флаге средний рассчитает с учетом сумм заработной платы за «Июнь». Данный расчет появится на вкладке «Начислено (подробно)».
Также на вкладке «Основной отпуск» мы видим данные: «Начислено», «Удержано» и «Средний заработок» (рис. 27). Рядом горит желтый цветом квадрат со стрелочкам, нажав на него пересчитается документ и появятся суммы по документу (рис. 28).


Рисунок 28 - Начисление по документу "Отпуск"

Далее заполняем способ выплаты в «межрасчетный период», либо с выплатой заработной платы, и указываем дату выплаты. Напомню, с учетом изменения налогового учета дата выплаты должна быть равно дате ведомости, так как данный документ является регистрацией дохода и налога в регистрах.
На вкладке «Начислено (подробно)» будут отображены начисления. Если установлен флаг «Учитывать заработную плату за (месяц)», то будет представлен перечень начислений при расчете заработной платы (рис. 29).


Рисунок 29 - Список начислений при флаге "Рассчитать заработную плату за (месяц)"

Если данный флаг не установлен, в таблично части данной вкладки будет начисление «Отпуск очередной» (рис. 30). Начисленная сумма по отпуску в нашем примере составит – 8689,94.


Рисунок 30 - Список начислений без установленного флага "Рассчитать заработную плату за (месяц)"

Посмотреть суммы, что вошли в расчет среднего можно на вкладке «Основной отпуск» - нажав на значок карандаша.
При нажатии откроется форма «Ввод данных для расчета среднего заработка» (рис. 31).


Рисунок 31 - Ввод данных для расчета среднего заработка

После начисления сумм отпускных и проверки данных бухгалтеру по расчету заработной платы требуется утвердить расчет, чтобы провести документ, и данные документа записались в регистрах программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8», редакция 3.1 (рис. 32).


Рисунок 32 - Утверждение расчета

Далее мы можем провести и закрыть документ по кнопке «Провести и закрыть».
В документе «Отпуск» есть перечень печатных форм (рис. 33).


Рисунок 33 - Печатные формы

Вот мы и сформировали документ «Отпуск» в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», редакция 3.1. Сотрудник уходит в отпуск, наслаждается теплыми денечками, и случается неприятная ситуация – сотрудник заболевает. Что же делать в данной ситуации сотрудникам бухгалтерии?
В сложившейся ситуации сотрудник имеет право на перенос отпуска, либо его продление в связи с периодом нетрудоспособности. Но, стоит уточнить, при условии, что сотрудник болеет сам. Если сотрудник находится на больничном по уходу за ребенком, то отпуск не продляется и не переносится.
Итак, давайте вначале рассмотрим вариант, когда происходит продление отпуска.
Для начала необходимо ввести документ «Больничный лист». Данный документ расположен на вкладке «Кадры» и «Зарплата». Заходим на вкладку «Кадры» - «Больничные листы» (рис. 34).


Рисунок 34 - Документ "Больничные листы"

По кнопке «Создать» - открывается документ «Больничный лист». У сотрудника период нетрудоспособности с 20.07.2024 по 25.07.2024. В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», редакция 3.1 есть прекрасный помощник (подсказка) продления или переноса отпуска прямо в моменте заполнения документа «Больничный лист». Когда мы выбрали сотрудника и заполнили периоды болезни автоматически, программа видит, что период болезни пересекает период отпуска и предоставляет ссылку на исправление документа «Отпуск» (рис. 35).


Рисунок 35 - Заполнение документа "Больничный лист"

Мы можем напрямую из документа «Больничный лист», нажав на гиперссылку «Исправить отпуск», попасть в новый документ для исправления данных.
Или же проведя документ «Больничный лист», направимся в документ «Отпуск» (первичный) и оттуда по кнопке «Исправить» сформируем документ исправления отпуска (рис. 36).


Рисунок 36 - Возможность исправить в документе "Отпуск"

Но так как программа дает такую возможность напрямую сформировать документ, воспользуемся данной возможность.
После того, как мы нажмем на гиперссылку «Исправить отпуск», программа выдаст нам сообщение (рис. 37)


Рисунок 37 - Форма для записи документа

Нажимаем «Ок». В данный момент происходит запись документа «Больничный лист» и открывается новый документ «Отпуск». Также нас ждет еще одно окно с выбором (рис. 38).


Рисунок 38 - Форма запроса о продлении отпуска

Так как в данном варианте мы рассматриваем продление, мы выбираем «Да». Что же произойдет в исправленном документе?
На вкладке «Основной отпуск» период отпуска сдвигается на количество дней болезни, так как сотрудник весь период нетрудоспособности (6 дней) болел в период отпуска (рис. 39). Внизу документа программа выдает сообщение (информацию) о смене даты окончания отсутствия сотрудника.


Рисунок 39 - Продление отпуска в связи с периодом нетрудоспособности

Если бы период временной нетрудоспособности начался внутри отпуска, но закончился уже в даты больше, чем окончание отпуска, то продление было бы четко на даты, что пришлись в период отпуска.
Например, отпуск у нашего сотрудника с 15.07.2024 по 28.07.2024, а период болезни – с 26.07.2024 по 31.07.2024, то продление отпуска будет на 3 дня.
В документе появляется новая вкладка «Продление. Перенос, отзывы» (рис. 40). На данной вкладке отображается документ, в связи с которым и произошло продление – «Больничный лист».


Рисунок 40 - Вкладка "Продление, перенос. отзыв"

Вернемся к нашему примеру, и обратим внимание, что суммы в графах «Начислено», «Удержано» и «Средний заработок» остались неизмененными. Так и должно быть, так как суммы отпускных уже выплачены и по данному исправлению кроме продления ничего не изменилось. Проведем документ и рассмотрим, как отобразились начисления в отчете «Расчетный листок» по данному сотруднику.
На рисунке 41 – представлен вариант отображения данных по первоначальному веденому отпуску без регистрации больничного листа.


Рисунок 41 - Расчетный листок до периода временной нетрудоспособности

На рисунке 42 – представлен вариант с продлением и нет сумм пересчета. Данные распределились по периодам: до болезни и после. Сумма осталась не измененной.


Рисунок 42 - Расчетный листок после ввода данных о периоде временной нетрудоспособности

Теперь предлагаю рассмотреть вариант, когда сотрудник не будет продлевать отпуск сразу после болезни, а захочет отгулять эти дни в других месяцах.
Документ «Больничный лист» у нас остается введённым, и процесс исправления отпуска также остается. Когда открывается документ «Отпуск», нам требуется при выборе «Продлить отпуск» указать «Нет» (рис. 43). Тогда срок окончания периода отпуска останется прежним, то есть согласно нашего примера 28.07.2024 (рис. 44). Но при этом, вкладка «Продление, перенос, отзыв» будет заполнена документом больничного листа.


Рисунок 43 - Форма выбора продления отпуска

                         


Рисунок 44 - Вкладка "Продление, перенос, отзыв"

 

При данном механизме переноса стоит обратить внимание на поле «Месяц». В зависимости от того какой месяц будет установлен в том месяце и будет перерасчет сумм.
Вначале предлагаю рассмотреть вариант, когда перерасчет и исправление первоначального документа «Отпуск» происходит в текущем месяце, когда был начислен изначальный отпуск. В нашем примере это месяц «Июль». На вкладке «Основной отпуск», где представлены суммы по начислению, у нас не появится колонка «Перерасчет» - сумма пересчитается в самой колонке «Начислено». Помимо сумм по «Начислено» изменится и сумма «Удержано» - суммы по НДФЛ (рис. 45).


Рисунок 45 - Перерасчет сумм начисления

Проведя документ и перейдя в отчет «Расчетный листок» мы увидим, что сумма начисления отпуска изменилась и образуется «Долг работника на конец месяца» - в месяце июль (рис. 46).


Рисунок 46 - Формирование "Расчетного листка" с разницей после переноса отпуска

Теперь рассмотрим ситуацию, когда перерасчет произойдет в следующем месяца и в поле «Месяц» мы укажем «Август».
Так как по начислению это уже следующий месяц, то перерасчет пойдет по минусу и в документе отобразится колонка «Перерасчет» (рис. 47).


Рисунок 47 - Перерасчет в указании следующего месяца

Проведем документ и посмотрим, как распределятся суммы в отчете «Расчетный листок» (рис. 48).


Рисунок 48 - Перерасчет в следующем месяце

В расчетном листке мы также видим, что помимо перерасчета начисления идет перерасчет дней.
Для отслеживания использованных дней отпуска можно воспользоваться отчетом – «Справка об остатках отпусков». Данный отчет расположен – «Кадры» - «Кадровые отчеты» - отчет «Справка об остатках отпусков» (рис. 49).


Рисунок 49 - Отчет "Справка об остатках отпусков"

В данном отчете мы видим, что документ «Отпуск» от 16.07.2024 – добавляет 6 дней основного отпуска. Что позволяет работнику отгулять данные дни в другой период. Для этого следует создавать и рассчитывать новый документ «Отпуск».
В начале нашей статьи мы обратили свое внимание на журнал «Графики, переносы отпусков», в котором рассмотрели документ «График отпусков», а теперь поговорим о документе «Перенос отпуска».
Данный документ требуется нам в том случае, если сотрудник по каким-то причинам не смог пойти в отпуск в запланированные в графике даты.
Напомню, что данный документ расположен на вкладке «Кадры» - журнал «Графики, переносы отпусков». Создадим документ «Перенос отпуска» (рис. 50). Заполним документ по нашему сотруднику – Иванову Ивану Ивановичу в поле «Сотрудник» и выберем организацию в поле «Организация», в которой работает наш сотрудник.


Рисунок 50 - документ "Перенос отпуска"

В поле «Вид отпуска» - выбирается отпуск, который был запланирован, а в поле «Дата начала» указывается дата начала запланированного отпуска по графику. На нашем примере это дата - 15.07.2024 (рис. 51).


Рисунок 51 - Заполнение документа "Перенос отпуска"

Табличная часть «Отпуск перенесен» - заполняется период, на который будет перенесен отпуск, а также прописывается количество дней. Период укажем с 15.08.2024 по 11.09.2024 (рис. 52).


Рисунок 52 - Заполнение документа "Перенос отпуска"

Внизу есть еще одна табличная часть «В связи с:» - это текстовая часть, куда бухгалтер по расчету заработной платы или сотрудник отдела кадров заносит информацию о причине переноса отпуска. Данная текстовка будет участвовать в печатной форме «Заявление/Уведомление о переносе отпуска», укажем – «болезнью» (рис. 53).


Рисунок 53 - отображение данных в печатную форму "Заявление/Уведомление о переносе отпуска"

В данной статье мы рассмотрели:

  • создание документов: «График отпусков», «Отпуск», «Перенос отпуска» в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», редакция 3.1;
  • варианты перерасчета отпуска в связи с периодом временной нетрудоспособности;
  • отчет «Справка об остатках отпусков» по положенным дням отпуска у сотрудника.

Надеемся данная статья станет отличным помощником в решение вопросов с расчетом отпускных и перерасчетами в связи с периодами временной нетрудоспособности.
Желаем удачи в начислении отпускных сумм.

upload-form-feedback