Март 2018 г.

В ходе работы, пользователи зачастую сталкиваются с множеством вопросов, возникающих при отражении самых несложных операций. В рамках данной статьи будут рассмотрены основные моменты обособленного обеспечения заказа, ведения многоскладского учета, а также приведены некоторые пользовательские настройки в части администрирования системы.

Предположим, в марте 2018 года поступила заявка от предприятия «Протон» на приобретение телевизоров двух моделей «SHARP» и «JVK», стоимостью 14000 руб. и 9750 руб. соответственно. Задача заключается, в том, чтобы отразить обособленное обеспечение заказа покупателя продукцией и оформить реализацию продукции клиенту. 

Формирование документов «Коммерческое предложение» и «Заказ клиента» 

Работа торговых операций начинается с документа «Коммерческое предложение». С его помощью устанавливается взаимодействие с покупателем, регистрируются основные моменты дальнейшего сотрудничества. В рабочей форме документа на закладке «Основное» обязательно должны быть заполнены поля «Клиент» и «Соглашение» (рис.1). 

Рис.1 

В поле «Соглашение» содержится информация об условиях продаж и оплате товаров.

При работе с клиентами может быть оформлено два вида соглашений – типовое и индивидуальное. Главное отличие заключается в том, что типовое соглашение может использоваться для неограниченного количества клиентов, а индивидуальное составляется конкретно под каждого. Формирование индивидуального соглашения происходит на основании типового.

На закладке «Товары» в табличной части документа «Коммерческое предложение» указывается продукция, которая будет предложена покупателю (рис.2).

Рис.2

В случае если, потенциального покупателя не устроил представленный вариант коммерческого предложения, то на его основании можно создать новый документ и произвести необходимые корректировки (рис.3). 

Рис.3

Обратите внимание, на закладке «Дополнительно» заполняется поле «Склад», которое в последующем будет перенесено в документ «Заказ клиента» (рис.4). В рамках рассматриваемого примера использован многоскладской учет, при котором определяется группа складов, используемых в документах заказов (Заказ клиента, Заказ поставщику) и накладных (Реализация товаров и услуг, Поступление товаров и услуг).

Рис.4

На основании утвержденного коммерческого предложения заполняется документ «Заказ клиента» (рис.5). В таком случае большая часть информации перенесется в документ автоматически. 

Рис.5 

Использование документа «Заказ клиента» определяется настройкой в разделе «НСИ и администрирование» - «Настройка НСИ и разделов» - «Продажи» - «Оптовые продажи» - «Заказы клиентов». Также в этом разделе имеется возможность указания варианта ведения заказов клиентов. Так к примеру, заказ может быть использован только лишь для печати счета, для этого необходимо включить первый указатель. При выборе второго указателя, заказы будут оформляться для тех товаров, которые есть на складе предприятия. А третий отвечает за прием заказов, оформление которых не зависит от наличия товара на складе. В этом случае недостающие позиции нужно будет дозаказать (рис.6).

Рис.6

Если документ «Заказ клиента» заполняется не на основании ранее введенного «Коммерческого предложения», а вручную, то в таком случае требуется соблюдать следующий порядок заполнения:

• необходимо заполнить информацию о клиенте, указав его наименование, а также юридическое лицо (поле «Контрагент») от имени которого работает клиент. На практике зачастую, клиентом является компания, работающая от имени нескольких юридических лиц. Поэтому заполнение поля «Контрагент», которое предусматривает ведение учета юридических лиц обязательно.
  
• как упоминалось ранее, условия продаж и оплаты товаров будут заполнены автоматически в соответствии с соглашением (типовым или индивидуальным), которое действует для выбранного клиента.
  

В рамках соглашения, обратите внимание на особенности условий оплаты, которые размещены на закладке «Условия продаж». Если необходимо контролировать оплату заказа, устанавливать график оплаты и т.д., то следует указывать вариант детализации расчетов «По заказам». При расчетах «По договорам» и «По накладным» фиксируется общая сумма задолженности (рис.7).

Рис.7 

Валюта заказа также устанавливается на закладке «Условия продаж» в разделе «Ценообразование» (рис.8). В той валюте, которая указана в заказе будут вестись взаиморасчеты по заказу. Документы отгрузки по заказу можно оформлять в любой другой валюте, отличной от валюты взаиморасчетов.

Рис.8 

Помимо этого, на закладке «Условия продаж» можно установить флаг «Обеспечивать заказы обособленно». Это значит, что товар под назначение блокируется и он не доступен для продажи другому клиенту (рис.9). 

Рис.9 

В рамках примера документ «Заказ клиента» был создан на основании ранее проведенного коммерческого предложения. В связи с этим, табличная часть заказа заполнилась в соответствии с коммерческим предложением, определив его как документ-основание.

Условия оплаты в заказе клиента также заполнились автоматически в соответствии с графиком оплаты, установленным в соглашении. Если перейти по ссылке «К оплате», то можно увидеть сформированные этапы оплаты. В нашем случае установлена «Предоплата (до отгрузки)» в размере 100%, согласно которой можно сразу приступать к обеспечению заказа. Запрещена его отгрузка, т.е., пока не пройдет сумма предоплаты по этому этапу от клиента заказ отгружать нельзя (рис.10). 

Рис. 10

Помимо этого, на закладке «Основное» в поле «Склад» подтянулась группа складов, на которой будет резервироваться товар и с которой он будет отгружаться клиенту (рис.11). 

Рис.11 

Процесс выполнения заказа напрямую зависит от его статуса и состояния обеспечения. Поскольку в нашем примере ведется обособление заказа, то в табличной части документа текущее состояние определяется как «Обеспечивать обособленно».

Помимо этого, графа «Склад» требует ручного заполнения. У каждого товара необходимо указать тот склад, на котором он впоследствии будет резервироваться (рис.12). 

Рис.12 

Для автоматического заполнения склада, можно воспользоваться опцией «Заполнить склад» по кнопке «Обеспечение», предварительно выделив все строки табличной части заказа (рис.13).

Рис.13 

Поступление оплаты от покупателя 

Предположим, покупатель «Протон» произвел безналичную оплату заказа в полном объеме на общую сумму 41087,50.

В программе на основании проведенного «Заказа клиента» регистрируется документ «Поступление безналичных ДС» (рис.14).

Отметка «Проверено банком» свидетельствует о подтверждении платежа банком. Если данная отметка не установлена, то оплату заказа можно считать фиктивной. 

Рис.14 

На второй закладке следует обратить внимание на правильность заполнения объекта расчетов и статьи ДДС. Статья движения денежных средств заполняется в соответствии с хозяйственной операцией, указанной в документе (рис.15).

Рис.15 

Заказ поставщику и поставка товара

Вернемся к заказу клиента и на его основании сформируем документ «Заказ поставщику». Табличная часть документа «Заказ поставщику» заполнится теми позициями, которые необходимо заказать (при этом вариант обеспечения в заказе клиента находится в статусе «Обеспечивать обособленно»).

Обратите внимание, в табличной части заказа поставщику графа «Назначение» должна быть обязательно заполнена (рис.16). Назначение формируется автоматически при проведении заказа клиента.

 Рис. 16 

В программе предусмотрен вариант оформления заказов сразу нескольким поставщикам. Его следует использовать, когда поставки товаров, которые заказаны клиентом, уже регистрировались ранее.

Алгоритм следующий: программа анализирует информацию о трех последних поставках данного товара (документы Приобретения товаров и услуг»). И если в них два раза был указан один и тот же поставщик, то информация в табличной части о нем заполняется. Если поставки осуществлялись от разных поставщиков, то информация о поставщике требует ручного заполнения пользователем (рис.17). 

 Рис.17 

Для оплаты поставщику предварительно отразим документ «Заявка на расходование денежных средств» (рис.18). Обратите внимание, если оплата выполняется в несколько этапов, заявка будет сформирована на неоплаченный остаток по текущему этапу. 

Рис.18 

Далее приступим к заполнению документа «Приобретение товаров и услуг».

При оформлении данного документа контролируются цены, которые были указаны в заказе поставщика. Если цены поставки отличаются по сравнению с теми ценами, которые были указаны в заказе, то они будут выделены цветом и специальным значком (рис.19).

Рис.19 

Обратите внимание, в табличной части документа «Приобретение товаров услуг» должно отразиться назначение и должен быть указан склад резервирования из группы складов (рис.20)

Рис. 20

Перемещение и отгрузка товаров клиенту 

Перемещение товаров между складами, это фактически выполнение двух операций – отгрузка товаров с одного склада и прием товаров на другом складе. Использование документов «Перемещение товаров» определяется настройкой в разделе «НСИ и администрирование» - «Склад и доставка» - «Перемещение товаров» (рис. 21)

Рис. 21 

При заполнении документа «Перемещение товаров» должны быть корректно указаны склад-отправитель и склад-получатель из объединенной группы.

Также, для документа «Перемещение товаров» необходимо правильно указать статус, на основании которого произойдет списание товаров на склад отгрузки для последующей реализации (рис.22):

• «Отгружено»-товар отгружен со склада отправителя;
  
• «Принято» - товар принят на склад-получателя. 

Рис.22 

Движение по складам можно проанализировать при помощи типового отчета программы «Ведомость по товарам на складах», который расположен в разделе «Склад и доставка» - «отчеты по складу» (рис.23). 

Рис. 23 

Для более полной и наглядной информации перед формированием отчета были установлены настройки, продемонстрированные на рис.24 

Рис.24 

Результат формирования отчета представлен на рис. 25

Рис.25 

Проанализируем содержание колонок: 

Начальный остаток — количество товара на складе на дату формирования отчета

Приход — зарегистрированное поступление товара на склад за указанный период

Расход — зарегистрированное списание или перемещение товара со склада за указанный период

Конечный остаток — количество и сумма товаров, которые остаются в наличии на последнюю дату указанного периода.

Таким образом, на складе отгрузки под наше назначение имеется товар готовый к реализации. Перед тем, как приступить к формированию документа продажи, следует вернуться в заказ клиента и отразить следующие изменения табличной части:

• у тех позиций, которые необходимо отгрузить, в статусе обеспечения требуется установить флаг «Отгрузить (при необходимости обособленно) (рис. 26)
  

Рис.26

• у выбранных товаров, в табличной части установить склад, с которого будет производиться отгрузка, в нашем случае это «Склад отгрузки» (рис.27) 

Рис.27

Данные изменения табличной части позволяют контролировать соблюдение всех условий по обеспечению заказа клиента. Нельзя установить состояние «Отгрузить обособленно» и провести документ, если к примеру в заказе клиента в качестве этапа оплаты выбрана «Предоплата», а денежные средства клиентом не были перечислены в указанном объеме. Поэтому после внесенных изменений и успешного проведения документа можно приступать к формированию реализации товаров и услуг. Данный документ формируется на основании заказа клиента (рис.28). Обратите внимание, в табличной части документа поле «Склад» заполнилось автоматически. 

Рис.28 

Документ счет-фактура создается в документе «Реализация товаров и услуг» при нажатии соответствующей гиперссылки в подвале документа (рис.29). 

Рис.29 

После отгрузки товара рекомендуется повторно сформировать отчет «Ведомость по товарам на складах». Остатка по отгруженным позициям быть не должно, количество товара, поступившее на склад отгрузки перейдет в колонку «Расход» (рис.30) 

Рис.30 

Структуру подчиненности документов можно вывести по команде «Отчеты» - «Связанные документы» (рис.31)

Рис.31

Отчет предоставляет наглядный доступ ко всей цепочке взаимосвязанных документов. Документы считаются взаимосвязанными, если один ссылается на другой.

Документ, для которого сформирован отчет, отображается жирным шрифтом. Выбирая разные документы и нажимая кнопку «Вывести для текущего», можно выводить разные структуры подчиненности (рис.32). 

Рис.32