Формируете файлы ведомостей на выплату заработной платы сотрудников в сторонней программе, хотя есть программный продукт «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП (редакция 3)? Не получается настроить зарплатный проект? Как открыть лицевые счета по зарплатному проекту? В организации несколько зарплатных проектов и не знаете, как выплатить сотрудникам?

Данная статья поможет решить все эти вопросы.

Смотреть видео инструкцию к статье.

Зарплатный проект – это договоренность организации с банком о перечислении денежных средств на лицевые счета сотрудников посредствам обмена через электронные документы.

На примере организации «ООО Ромашка» разберем несколько случаев настройки выплаты доходов сотрудников.

1)     Организация «ООО Ромашка» заключила договора с двумя банками ПАО СБЕРБАНК и АТБ" БАНК.

2)     На лицевые счета АТБ" БАНК будут поступать все доходы сотрудников кроме аванса. Аванс сотрудники получают на счета банка ПАО СБЕРБАНК.

3)     Подразделение «Руководство» все доходы перечисляют на счета ПАО СБЕРБАНК.

4)     Сотрудник Громова Надежда Петровна, работающая в подразделении «Отдел по работе с персоналом», всю зарплату получает на карту ПАО СБЕРБАНК.

Как организовать выплату доходов сотрудников с данными условиями в организации «ООО Ромашка»? Разбираем настройку по порядку.

Создаём зарплатный проект. Переходим на закладку «Выплаты» - «Зарплатные проекты» (Рис. 1).

Рис. 1

 

Нажимаем кнопку «Создать» (Рис. 2).

Рис. 2

Открывается создание зарплатного проекта. Необходимо в поле «Организация» указать «ООО Ромашка», с которой банк заключил договор. В поле «Банк» по стрелочке даётся два варианта «Показать все» или «Создать» (Рис. 3).

Рис. 3

При выборе «Показать все» открывается «Справочник БИК», хотя на самом деле это справочник банков. Здесь ставим курсор в поле «Поиск (Ctrl + F)» (Рис.4).

Рис. 4

Заносим БИК банка, с которым заключили договор (Рис. 5).

Рис. 5

Выбираем элемент справочника - банк. Необходимо проверить реквизиты банка (Рис. 6) по кнопочке «Открыть».

Рис. 6

Будьте внимательны! Если не можете найти банк по БИК, необходимо обновить справочник. Существует два способа ввода: ручной и автоматический.

К созданию банка прибегаем очень редко, поэтому проверьте правильность написания БИК в поисковой строке.

После выбора банка переходим к заполнению остальных реквизитов «Зарплатного проекта». Поле «Название проекта» заполняется автоматически наименованием банка. Можете написать своё. В выгрузке файла наименование не участвует (Рис. 7).

Рис. 7

Устанавливаем галку «Использовать обмен электронными документами», ведь без неё файл ведомости не будет формироваться (Рис. 8).

Рис. 8

В поле «Формат», «Кодировка» указываем версию формата и кодировки файла обмена с банком. В основном используется формат «Стандарт ЭОИ с банком (версии 3.6)» и кодировка «UTF-8», но лучше уточнить версию формата и кодировки в банке. (Рис. 9, 10).

Рис. 9

Рис. 10

В поле «Номер» блока «Договор» указываем номер договора зарплатного проекта. В поле «Дата» блока «Договор» пишем, когда заключен договор с банком. В поле «Валюта» - RUB. В блоке «Реквизиты банка» заносим данные по банку: «Отделение», «Филиал», если они есть. В поле «Расчетный счет» прописываем расчетный счет организации, открытый в банке (Рис. 11).

Рис. 11

Не менее важный параметр «Максимальная длина имени держателя карты». Данный параметр «19» означает максимальную длину имени и фамилии латиницей, которая наноситься на пластиковую карту (Рис. 12).

Рис. 12

В поле «Системы расчетов по банковским картам» заносим карты, которые выпустили в рамках зарплатного проекта. Необходимо занести хотя бы одну для записи зарплатного проекта. Наименование банковских карт участвует в открытии лицевых счетов сотрудников (Рис. 13).

Рис. 13

Флажок «Зарплатный проект больше не используется» - используется для занесения данного зарплатного проекта в архив. После установки галочки, зарплатный проект невозможно выбрать в документах при работе с банком (Рис. 14).

Рис. 14

Запишем зарплатный проект. После записи появляется еще одна закладка «Настройки видов зачислений». Что это такое? Разбираемся по порядку.

Код зачисления – это код, который указывает на вид зачисления денежных средств в банк. Список кодов зачисления необходимо запросить в банке, для корректного формирования ведомости в файл.

Переходим к реализации в программе. На закладке «Настройка видов зачислений» указываем способы выплаты и к ней привязываем код зачисления. Колонка «Способ выплат» заполняется двумя способами. Первый через кнопку «Добавить» - добавляется одно выбранное значения из справочника «Способ выплат» (Рис. 15).

Рис. 15

Второй способ по кнопке «Заполнить способами выплаты» заполняет всеми способами выплат.

Колонка «Вид зачисления» заполняется вручную в соответствии ответу банка (Рис. 16).

Рис. 16

В случае незаполнения в зарплатном проекте закладки «Настройка видов зачисления» в документе «Ведомость в банк» автоматически для всех способов выплаты устанавливается значение «01».

В данной статье настроим коды зачисления к способу выплаты «Аванс» и «Зарплата за месяц» согласно примеру (Рис. 17).

Рис. 17

 

Нажимаем кнопку «Записать и закрыть». Успешно настроили зарплатный проект!

Теперь укажем, что в организации выплата выполняется в рамках зарплатного проекта. Переходим на закладку «Настройка» - «Организации» (Рис. 18).

Рис. 18

В организации на закладке «Учетная политика и другие настройки» открываем «Бухучет и выплата зарплаты» (Рис. 19).

Рис. 19

На закладке «Выплата зарплаты» в поле «Как правило, выплата выполняется» устанавливаем переключатель «В рамках зарплатного проекта». В поле «Зарплатный проект» выбираем зарплатный проект (Рис. 20).

Рис. 20

При такой настройке все сотрудники организации получат доход на счет банка АТБ" БАНК. Как же выплатить аванс на лицевой счет другого банка?

Переходим по гиперссылке «Детализация мест выплат». По кнопке «Добавить» добавляем строку. В колонке «Способ выплат» указываем аванс, в колонке «Вид» - В рамках зарплатного проекта, в колонке «Место выплаты» - зарплатный проект, на лицевые счета которого будет перечислятся аванс. Закрываем на крестик (Рис. 21).

 

Рис. 21

Сохраняем изменения в «Бухучет и выплата зарплаты» и в «Организации» по кнопке «Записать и закрыть» (Рис. 22).

Рис. 22

В подразделении «Руководство» отличается способ получения заработной платы от основной настройки. Как произвести настройки?

Переходим на закладку «Настройка» - «Подразделения» (Рис. 23).

Рис. 23

В справочнике «Подразделения» выбираем и открываем двойным щелчком левой клавишей мыши нужный элемент. Переходим на закладку «Бухучет и выплата зарплаты». Установлен переключатель «Как всей организации» (Рис. 24).

Рис. 24

 Данное подразделение «Руководство» получает все денежные средства на лицевые счета «ПАО Сбербанк». Изменим настройки - установим переключатель «В рамках зарплатного проекта» и выбираем зарплатный проект (Рис. 25).

Рис. 25

В подразделении есть возможность детализировать места выплаты доходов по гиперссылке «Детализация мест выплат», как и в организации (Рис. 26).

Рис. 26

Внимание! «Детализация мест выплат» будет активна только в том случае, если место выплаты отлично от организации.

Настроив место выплаты подразделения, нажимаем кнопку «Записать и закрыть» (Рис. 27).

Рис. 27

Произведена настройка в организации, подразделении. А как быть с сотрудником, у которого место выплаты отлично от настроек организации и подразделения?

Переходим на закладку «Кадры» - «Сотрудники» (Рис. 28).

Рис. 28

Необходимо настроить выплату заработной платы сотруднику Громовой Надежде Петровне, так как место выплаты отличается от всех остальных сотрудников организации «ООО Ромашка». Находим в справочнике «Сотрудники» Громову Н.П. и открываем двойным щелчком левой клавишей мыши карточку сотрудника. В ней переходим на закладку «Выплата зарплаты» (Рис. 29).

Рис. 29

 

На закладке «Выплата зарплаты» установлен переключатель «Как всем» (Рис. 30). 

Рис. 30

Сотрудник Громова Надежда Петровна получает весь доход на карточку «ПАО СБЕРБАНК». Переставляем переключатель «В рамках зарплатного проекта» и выбираем зарплатный проект (Рис. 31).

Рис. 31

Гиперссылка «Детализация мест выплат» также, как в организации и подразделении, настраивается по способам выплат.

Внимание! Только для сотрудника возможно распределить выплату в процентном соотношении или фиксированной суммой по местам выплаты. Данная возможность реализована по гиперссылке «Распределить…» (Рис. 32).

Рис. 32

Настроив места выплаты у сотрудника, по кнопке «ОК» сохраняем настройки (Рис. 33).

Рис. 33

 

Сохраняем изменения в карточке сотрудника по кнопке «Записать и закрыть» (Рис. 34).

Рис. 34

 

Определившись с местами выплат доходов сотрудников, рассмотрим пример открытия лицевых счетов для зарплатного проекта «ПАО СБЕРБАНК №125 от 01.07.2024 г.».

Переходим на закладку «Выплаты» - «Документы обмена с банками» (Рис. 35).

Рис. 35

По кнопке «Создать» выбираем пункт «Заявка на открытие лицевых счетов» (Рис.36).

Рис. 36

Разберем заполнение документа «Заявка на открытие лицевых счетов» поэтапно.

Первый этап «Шапка». В поле «Организация» выбираем организацию, в которой необходимо открыть лицевые счета сотрудникам. В поле «Зарплатный проект» находим зарплатный проект организации, заключивший договор с банком. В поле «Дата» указываем текущую дату. Поля «Номер» и «Номер реестра» заполняются автоматически после записи документа. Поле «Подразделение» оставляем пустым, если открываем лицевые счета не конкретно по какому-то подразделению (Рис. 37).

Рис. 37

Второй этап «Заполнения табличной части документа». Кнопка «Заполнить» подбирает всех сотрудников, работающих на дату документа. Кнопка «Подбор» позволяет выбрать из справочника «Сотрудники» несколько работников или одного. После подбора справочник «Сотрудник» закрываем на крестик (Рис. 38).

Рис. 38

Кнопка «Добавить» - добавляет строку и в ней пишем фамилию сотрудника, которого необходимо добавить. Кнопка «Обновить» обновляет данные по сотруднику если по нему были внесены изменения в справочнике «Сотрудники», а не перезаполнять документ. Стрелки «Вверх», «Вниз» помогают перенести, поднять или опустить строки. Кнопка «Еще» позволяет открыть дополнительные возможности (Рис. 39).

Рис. 39

Третий этап «Проверка данных сотрудников». После заполнения табличной части сотрудниками проверяем данные. Данные разделены на четыре закладки «Основные сведения», «Адреса, телефоны», «Документы», «Пластиковая карта». «Основные сведения» заполняются автоматически из карточки сотрудника. Для быстрой корректировки данных в случае обнаружения ошибки в документе есть гиперссылка «Редактировать карточку сотрудника». Гиперссылка отправляет в карточку сотрудника, которую хотим исправить (Рис. 40).

Рис. 40

Будьте внимательны! Если поля «Титул (лат)», «Фамилия (лат)», «Имя (лат)» выделены красным цветом, то необходимо уменьшить количество символов до 19. Ограничение указано в зарплатном проекте. Данные поля будут написаны на пластиковой карте сотрудника. Убираем символы до тех пор, пока красные буквы не станут черными. Убирать символы можно в любом поле (Рис. 41, Рис. 42).

Рис. 41

Рис. 42

«Адреса, телефоны», «Документы» заполняются автоматически из карточки сотрудника «Личные данные» (Рис. 43, Рис. 44).

Рис. 43

Рис. 44

На закладке «Пластиковая карта» проверяем систему расчетов (Рис. 45). Система расчетов – наименование карты, которую заносили в зарплатном проекте.

Рис. 45

Если необходимо занести другую, то возвращаемся в зарплатный проект и добавляем (Рис. 46).

Рис. 46

После проверки данных сотрудников проводим документ «Заявка на открытие лицевых счетов» по кнопке «Провести». Теперь формируем файл для отправки в банк по кнопке «Выгрузить файл» (Рис. 47).

Рис. 47

Выбираем папку для выгрузки файла обмена с банком. Для удобства назовём папку «Обмен с банком» (Рис. 48).

Рис. 48

Программа пишет «Файл успешно сохранен». Переходим в личный кабинет банка, загружаем файл и отправляем.

Банк обработает данные и сформирует файл с лицевыми счетами сотрудников. Как загрузить данные в программу?

Есть три варианта, как можно загрузить отрытые лицевые счета в программу.

Первый вариант в документе «Заявка на открытие лицевых счетов» по гиперссылке «Загрузить подтверждение из банка» (Рис. 49).

Рис. 49

Второй вариант на закладке «Выплаты» - «Документы обмена с банками» по кнопке «Создать» - «Подтверждение открытия счетов» (Рис. 50).

Рис. 50

Третий вариант на закладке «Выплаты» - «Документы обмена с банком» по кнопке «Загрузить подтверждения банка» (Рис. 51).

Рис. 51

При любом выбранном варианте программа открывает документ «Подтверждение открытия счетов» и сразу предлагает загрузить файл от банка с лицевыми счетами. Выбираем файл и загружаем. Документ автоматически заполняется данными из файла. «Подтверждение открытия счетов» закрыт для редактирования. Проводим и закрываем документ по кнопке «Провести и закрыть» (Рис. 52).

Рис. 52

У каждого сотрудника, который указан в документе, теперь есть лицевой счет. Привязку можно увидеть в карточке сотрудника. Переходим на закладку «Кадры» - «Сотрудники» (Рис. 53).

Рис. 53

Выбираем участвовавшего сотрудника в документе «Подтверждение открытия счетов» и переходим на закладку «Выплата зарплаты» (Рис. 54).

Рис. 54

В данной закладке видно, как производится выплата заработной платы по данному сотруднику (Рис. 55).

Рис. 55

Посмотрим, как выгрузить ведомость на оплату аванса за июль 2024 года. Аванс уже начислен, выплата будет производится 22.07.2024г.

Переходим на закладку «Выплаты» - «Ведомости в банк» - «Создать» (Рис. 56, Рис. 57).

Рис. 56

Рис. 57

В документе «Ведомость в банк» заполняем следующие поля:

-        «Месяц выплаты» - выбираем месяц начисления доходов

-        «Дата» - фактическая дата выплата дохода

-        «Организация» - выбираем организацию, по которой начислен доход

-        «Зарплатный проект» - зарплатный проект организации

-        «Номер реестра» - автоматическое заполнение

-        «Выплатить» - способ выплаты начисленного дохода

-        «Код выплаты» - «22» заполняется автоматически из настроек зарплатного проекта

-        «Вид дохода» - выбираем вид дохода для целей исполнительного производства

-        «Учтенные как» - определяем способ расчетов с персоналом, суммы по которому войдут в ведомость.

Нажимаем кнопку «Заполнить». Документ заполняется с учетом выбранных полей (Рис. 58).

Рис. 58

Проверяем данные по выплате. Нажимаем кнопку «Провести». Документ «Ведомость в банк» готова к отправке в банк. Нажимаем кнопку «Выгрузить файл» (Рис. 59). Выбираем каталог для выгрузки.

Рис. 59

Файл выгружен. Можно отправлять файл в банк.

Бывают ситуации, когда заранее подготавливаем ведомость. Для контроля ситуации и проверки выгрузки ведомостей переходим на закладку «Выплаты» - «Обмен с банками (Зарплата)» (Рис. 60).

Рис. 60

В подразделе «Обмен с банками (Зарплата)» видно, какие ведомости выгрузили. Настроим отбор по организации и зарплатному проекту. Указываем каталог выгрузки (Рис. 61).

Рис. 61

Переходим на гиперссылку «Зачисление зарплаты», где видны ведомости с учетом отбора. Развернется отдельная табличная часть, в шапке которой есть кнопка «Показывать» и выбором, какие ведомости необходимо отображать (Рис. 62).

Рис. 62

Встаем на ведомость с признаком «Готов к выгрузке». Нажимаем кнопку «Выгрузить» (Рис. 63). Ведомость выгрузиться в указанный каталог.

Рис. 63

У данной ведомости поменяется статус на «Выгружена в банк» (Рис. 64).

Рис. 64

В некоторых организация выплата разбивается в разрезе подразделений, а файл по нескольким ведомостям нужен один. Для этого чтобы выгрузить несколько ведомостей, можно выделить несколько и нажать кнопку «Платежное поручение» (Рис. 65).

Рис. 65

Открывается документ «Платежное поручение» с заполненной табличной частью выбранными ведомостями. В поле «Сумма платежа» указывается общая сумма по ведомостям. Нажимаем кнопку «Выгрузить файл», сформируется один файл с общей суммой по сотрудникам из выбранных ведомостей (Рис. 66).

Рис. 66

Будьте внимательны! Ведомость отображается в «Обмен с банками (зарплата)» только в том случае, если она проведена.

Документ «Платежное поручение» можно создать вручную на закладке «Выплаты» - «Документы обмена с банком» по кнопке «Создать» (Рис. 67).

Рис. 67

В документе «Платежное поручение» по кнопке «Добавить» добавляем строку. В строке нажимаем на кнопку с тремя точками (кнопка выбора) и открывается список документов «Ведомости в банк». Выделяем ведомость и нажимаем «Выбрать» (Рис. 68, Рис. 69).

Рис. 68

Рис. 69

Каждую ведомость выбираем через кнопку «Добавить». Выбрав все ведомости нажимаем кнопку «Провести», затем кнопку «Выгрузить файл» (Рис. 70). Формируется единый файл.

Рис. 70

Очень важно запросить в банке необходимые сведения для настройки зарплатного проекта. Желаю легко автоматизировать работу с банком в программном продукте «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП (редакция 3)!