В последние годы нормативная база для бюджетных учреждений существенно обновилась, предоставляя широкие возможности для внедрения внутреннего ЭДО. В рамках действующего законодательства приоритет отдан электронным формам документов по сравнению с бумажными.

При внедрении внутреннего ЭДО в учреждении следует опираться на следующие нормативные документы:

• Стандарт «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора» (приказ Минфина России от 31.12.2016 № 256н);

• приказ Минфина России от 15.06.2020 № 103н;

• приказ Минфина России от 15.04.2021 № 61н.

Также письмом Минфина России от 01.12.2021 № 02-07-07/98091 доведены Методические рекомендации по переходу на применение унифицированных форм электронных первичных документов.

Ч. 4 Методических рекомендаций по переходу определяет необходимые этапы при начале использования внутренних электронных документов:

«При переходе к использованию электронных документов при ведении бухгалтерского учета необходимо провести следующие подготовительные мероприятия.

1. Определить дату перехода на применение электронных документов.

2. Внести изменения в учетную политику, а для централизованной бухгалтерии - в Единую учетную политику, с учетом особенностей порядка формирования, заполнения и подписания электронных документов.

3. Определить лиц, ответственных за формирование и подписание электронных документов.

4. Определить сроки формирования, подписания, утверждения электронных документов, передачи первичных (сводных) учетных документов для отражения в бухгалтерском учете.

5. Внести дополнения в график документооборота с учетом использования электронных документов, содержащий правила документооборота и технологию обработки учетной информации, в том числе порядок и сроки передачи электронных документов для отражения в бухгалтерском учете в соответствии порядком взаимодействия структурных подразделений и (или) лиц, ответственных за оформление фактов хозяйственной жизни, по предоставлению электронных документов для ведения бухгалтерского учета.

6. Обеспечить всех сотрудников, составляющих и подписывающих электронные документы простой электронной подписью или квалифицированной электронной подписью в соответствии с порядком, определенным Приказом № 61н, а должностных лиц, утверждающих и согласовывающих электронные документы - квалифицированной электронной подписью.

7. При централизации бухгалтерского учета, предусматривающей взаимодействие уполномоченной организацией и субъектов централизованного учета в рамках осуществления централизуемых полномочий, дополнить ролевое расписание новыми позициями и обеспечить доступ к информационной системе бухгалтерского учета для должностных лиц - членов комиссии, подписывающих электронные документы простой ЭП, и для председателя комиссии, подписывающего электронные документы ЭЦП.

8. Привести в соответствие с требованиями Приказа № 61н справочники, используемые при формировании электронных документов в ИС бухгалтерского учета.

9. Утвердить (уточнить) порядок списания кредиторской задолженности с забалансового счета 20 "Задолженность, невостребованная кредиторами".

10. Уточнить порядок определения лиц, ответственных за имущество учреждения (ответственных лиц).»

Для реализации электронного бухгалтерского документооборота в учреждениях бюджетной сферы можно использовать возможности внутреннего ЭДО типовой конфигурации программы «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8 ред. 2.0».

Поскольку правовая база внутреннего электронного документооборота, постоянно совершенствуется, в программу «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8 ред. 2.0» вносятся соответствующие изменения, то все действия, описываемые в статье, актуальны для версии 2.104.35.

Условно настройку можно разделить на несколько этапов:

1. Ввод пользователей, участвующих в процессе создания и подписания документов, настройка прав доступа.

2. Включение необходимого функционала.

3. Настройка внутреннего ЭДО.

4. Ведение внутреннего ЭДО. Создание и просмотр электронных документов.

Разберем каждый этап подробнее на условном примере подписания Акта о списании МЗ (ф. 0510460) 2 сотрудниками:

• Еремина Галина Александровна – главный бухгалтер, карточка сотрудника приведена на рис 1.

• Зайцева Ольга Константиновна – библиотекарь, карточка сотрудника приведена на рис 2.

 Рис. 1

Рис.2

Ввод пользователей, участвующих в процессе создания и подписания документов, настройка прав доступа.

Для ввода пользователей, участвующих в процессах внутреннего ЭДО, необходимо перейти в справочник «Пользователи» (раздел «Администрирование», пункт «Настройка пользователей и прав» (рис.3, рис. 4))

Рис. 3

Рис.4

Далее двойным щелчком левой клавиши мыши следует открыть карточку существующего пользователя, либо по нажатию кнопки «Создать» открыть форму ввода нового элемента. В форме настройки прав доступа для пользователя следует включить один или несколько профилей в соответствии с ролью пользователя во внутреннем ЭДО:

• Настройка внутреннего ЭДО – назначается ответственным за создание маршрутов подписания и за управление подключением форм к внутреннему ЭДО.

• Добавление и изменение внутренних электронных документов – назначается ответственным за создание и аннулирование электронных документов, а также предоставляет право подписания простой электронной подписью.

• Работа только с внутренними документами пользователя – назначается имеющим право подписания простой электронной подписью и просмотра электронных документов, но без доступа к бухгалтерским данным (документам, отчетам и т.д).

• Использование ЭП – назначается имеющим право подписания усиленной электронной подписью.

Установим главному бухгалтеру, Ереминой Галине Александровне, право добавлять и изменять внутренние электронные документы. Для этого открыв карточку пользователя Главный бухгалтер и перейдя на закладку «Права доступа» отметим флагом профиль «Добавление и изменение внутренних документов» и нажмем кнопку «Записать» для записи элемента (рис.5).

Рис.5

Для библиотекаря Зайцевой Ольги Константиновны отсутствует учетная запись. Для ввода нового пользователя нажмем кнопку «Создать» и укажем данные пользователя Библиотекарь (рис.6):

• «Полное имя»;

• «Физическое лицо» - выбором из справочника «Физические лица». В карточке сотрудника (элемент справочника «Сотрудники») должны быть заполнены должность и контрагент со ссылкой на физическое лицо, указанное в карточке пользователя;

• «Имя (для входа)» – имя пользователя, отображающееся в окне запуска программы, в соответствии с правилами, принятыми в учреждении.

Для установки пароля следует нажать кнопку «Установить пароль», ввести пароль и подтверждение, либо установить флаг «Потребовать установку пароля при входе», в этом случае при первом входе под вновь созданной учетной записью, пользователю будет предложено установить пароль.

Рис 6

Т.к. библиотекарь Зайцева Ольга Константиновна не является сотрудником бухгалтерии и не должна иметь доступ к бухгалтерской информации, перейдя по гиперссылке «Права доступа» следует в списке установить флаг «Работа только с внутренними документами пользователя» (Рис.7). При этом пользователь получит доступ только к тем электронным документам, которые отправлены ему на подписание.

Рис.7

Включение необходимого функционала

При использовании усиленных электронных подписей, необходимо в разделе «Администрирование», подразделе «Общие настройки» (рис.8) в группе реквизитов «Электронная подпись и шифрование» установить флаг «Электронная подпись» (рис. 9).

Рис.8

Рис.9

При нажатии на гиперссылку «Сертификаты и приложения электронной подписи и шифрования» открывается форма «Настройки электронной подписи и шифрования», где по нажатию на кнопку «Добавить» необходимо выбрать сертификат подписи для подписания и шифрования (рис.10)

Рис.10

В открывшейся форме следует заполнить следующие реквизиты (рис. 11):

• «Представление» – наименование в списках, может быть любым, удобным для пользователя;

• «Организация» - учреждение в котором планируется использовать данные сертификат ЭП;

• «Используют» – нужно указать пользователей, которые могут использовать данную электронную подпись.

Рис.11

Включение использования внутреннего электронного документооборота доступно только пользователям с полными правами (таким пользователям доступен раздел «Администрирование» на панели разделов). В разделе «Администрирование» нужно перейти в форму настройки параметров учета (рис.12) и установить флаг «Использовать внутренние электронные документы» (рис 13.) в разделе «Документы и отчеты».

Рис. 12

 Рис.13

Настройка внутреннего ЭДО.

Включение флага «Отображать дату подписания в штампе визуализации электронной подписи» позволяет выводить дату подписания (не дату учетного бухгалтерского документа) электронного документа в штампе визуализации ЭП. Пример штампа визуализации ЭП приведен на рис. 14. Включение флага «Уведомлять исполнителей о задачах внутреннего ЭДО по электронной почте» открывает возможность настройки уведомлений пользователей по заданному расписанию (при этом потребуется настройка почтового клиента в программе). Оба флага не являются обязательными и устанавливаются в соответствии с правилами внутреннего электронного документооборота, принятыми в учреждении.

Рис.14

При нажатии на гиперссылку «Маршруты подписания» открывается перечень маршрутов подписания. Маршрут подписания – это порядок подписания электронного документа в виде последовательности подписантов с указанием видов их электронных подписей. Механизм внутреннего ЭДО позволяет создавать маршруты подписания, которые можно подключать к конкретным видам электронных документов и которые будут использоваться по умолчанию при подписании этих электронных документов. Маршрут подписания можно создавать непосредственно при создании электронного документа. При нажатии на кнопку «Создать» открывается форма создания нового маршрута. В карточке маршрута следует заполнить наименование маршрута и его состав (Рис. 15).

В составе маршрута с помощью кнопки Добавить подписанта можно добавить пользователей, которым необходимо подписать электронный документ. Для каждого пользователя указывается вид электронной подписи, которой он будет подписывать документ - простая или усиленная.

Также подписантов можно объединять в группы для организации порядка подписания. По-умолчанию при вводе нового элемента устанавливается группа «Все одновременно», изменит ее можно, дважды щелкнув левой клавишей мыши по её представлению. Новую группу можно добавить по кнопке Добавить группу и далее выбрать из выпадающего списка одно из значений:

• «Все по очереди» – пользователи будут подписывать документ друг за другом. Т.е. пока предыдущий подписант не подпишет, следующий не сможет подписать. Документ будет считаться подписанным после подписания последним пользователем группы.

• «Все одновременно» – пользователи могут подписывать документ в любой очередности. Документ будет считаться подписанным после подписания всеми входящими в группу пользователями.

• «Любой» – достаточно подписи любого и только одного пользователя из группы, после чего остальные подписанты далее не смогут подписать документ. Документ будет считаться подписанным после подписания любым пользователем группы.

Рис.15

Настройки формирования электронных документов выполняются отдельно для каждого учреждения, учет которых ведется в информационной базе. Список настроек можно открыть по гиперссылке «Настройки внутреннего ЭДО» в настройках параметров учета (Рис.16) или из карточки организации при помощи подменю «Внутр. ЭДО» (Рис.17,18)

Рис.16

Рис. 17

Рис.18

В открывшейся форме настройки внутреннего документооборота следует отметить печатные формы учетных документов, которые будут участвовать во внутреннем ЭДО и указать маршрут подписания (необязательно – в этом случае его надо будет выбрать или создать в процессе создания электронного документа (Рис.19).

Рис.19

При нажатии на кнопку «Прочие настройки ЭДО» открывается форма дополнительных настроек внутреннего электронного документооборота (Рис.20):

Рис. 20

В форме следует установить флаги (или не устанавливать) согласно правилам внутреннего ЭДО, принятыми в учреждении:

• «Запрет редактирования документов после начала подписания» – после того как по документу начат ЭДО (статус отличен от «Не начат»), документ возможно открыть для просмотра, но не редактирования.

• «Перед подписанием проверять наличие ключа ПЭП в реестре» – подписание внутреннего электронного документа простой электронной подписью может быть выполнено только при наличии ключа в реестре выданных ключей.

• «Не блокировать создание внутренних ЭД для некорректных документов учета» – например, не блокировать создание и подписание внутреннего электронного документа инвентаризационной описи без подписанного внутреннего электронного документа расписки.

Список ключей ПЭП ведется в разрезе организаций и открывается по кнопке Реестр ключей ПЭП в форме настройки внутреннего документооборота (Рис. 21).

Рис. 21

В реестре необходимо заполнить список пользователей, использующих простые электронные подписи с указанием даты выдачи и даты отзыва (Рис. 22).

 Рис. 22

Ведение внутреннего ЭДО. Создание и просмотр электронных документов

После того как для учетного документа выполнена настройка использования внутреннего ЭДО, у таких документов появляется соответствующий признак на форме журнала и на форме самого документа (Рис. 23).

Рис. 23

Открыть электронный документ можно нажав кнопку «Внутр. ЭДО» и выбрав команду «Посмотреть электронный документ», или щелкнув по гиперссылке состояния внутреннего ЭДО (Рис. 24).

Рис. 24

В зависимости от того, сколько электронных документов используется у учетного, один или несколько, либо сразу откроется форма электронного документа, либо пользователю будет предложен выбор необходимой формы из списка. Внешний вид формы электронного документа представлен на рис. 25.

Рис.25

На данном этапе возможно изменить маршрут подписания, перечень подписантов в случае необходимости, установив переключатель в положение «Заполнить вручную» в форме выбора маршрута подписания (Рис. 26).

Рис. 26

После нажатия кнопки «Записать» документ переходит в состояние «Требуется подписание», пользователь, создавший электронный документ, автоматически становится ответственным за него (Рис. 27). Право аннулирования электронного документа сохраняется за ответственным пользователем.

Рис. 27

Для того, чтобы подписать электронный документ, следует нажать кнопку «Подписать» (доступна только у пользователей, чья подпись ожидается на документе), ввести пароль пользователя в случае использования простой электронной подписи или пароль к усиленной ЭЦП, в случае её использования, после чего нажать кнопку «Подписать» (Рис. 28).

Рис. 28

У пользователя с установленным профилем «Работа только с внутренними документами пользователя», подписать документ можно на начальной странице в группе «Электронный документооборот» (Рис. 29), либо в разделе «Органайзер», в списке «Внутренние документы пользователя» (Рис. 30).

Рис. 29

Рис. 30

После подписания электронного документа всеми участниками маршрута, подпись которых необходима, он сменит состояние на «Завершен». На закладке «Подписи» будут перечислены все подписанты с указанием даты и времени подписания (Рис. 31).

Рис. 31

При выводе на печать подписанных электронных документов выводится визуализация штампа электронной подписи (Рис. 32).

Рис. 32

Мы разобрали основные этапы настройки внутреннего ЭДО в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8 ред. 2.0». Настройка и внедрение внутреннего ЭДО позволяет с минимальными трудозатратами обеспечить соответствие требованиям законодательства и повысить эффективность работы учреждения.