Июнь 2018 г.

В данной статье рассмотрим утверждение, изменение и настройку штатное расписания с учетом сохранения истории изменения и без истории изменений штатного расписания.

Все настройки по штатному расписанию расположены на закладке «Настройка» - «Кадровый учет» - «Штатное расписание» (Рис.1, Рис.2).

Рис.1

Рис.2

Пройдемся немого по пунктам настройкам штатного расписания (Рис.3)

Рис.3

• «Автоматическая проверка кадровых документов на соответствие штатному расписанию», означает, что программа будет, проверят, соответствует ли штатное расписание кадровому приказу.

Например:

У нас есть должность директор в подразделение администрация с окладом 75 тыс. рублей (Рис.4).

Рис.4

Делаем кадровый приказ о переводе сотрудника на эту должность только с окладом 60 тыс. рублей (Рис.5).

Рис.5

Проводим и закрываем документ, у нас выходит служебное сообщение «Не соответствует штатному расписанию» (Рис.6).

Рис.6

Так же в этом сообщение указывается причины несоответствия. Если вы уверены, что хотите провести такое не соответствие, нажимайте кнопку «Провести».

• «Ведётся история изменение штатного расписания». При установке галочки и сохранение настроек появляется два документа: «Изменение штатного расписания», «Утверждение штатного расписание», которые позволяют хранить историю изменений штатного расписания, то есть мы можем распечатать актуальное штанное расписание на любую дату (Рис.7, Рис.8).
  

Рис.7

Рис.8

Если же не ставим галочки «Ведется изменение штатного расписания», то история изменений не хранится и штатное расписание всегда будет актуально лишь на последнее изменения (Рис.9).

Рис.9

• «Используется «вилка» окладов и надбавок» при установке галки появляется возможность устанавливать min и max для любых значений начислений позиций штатного расписания (Рис.10).
  

Рис.10

• «Способ отражения надбавок в печатной форме Т-3»
  
• Месячный размер в рублях. Данная настройка выглядит следующим образом (Рис.11)

 

Рис.11

• Тариф, %, коэфф. и т.д. Представлено на рисунке (рис.12)

Рис.12

• Месячный размер и тариф, %, коэфф. и т.д . Выглядит такая настройка (Рис.13)

Рис.13

Выбирайте более подходящий для Вас вариант печатной формы Т-3.

• «Использовать бронирование позиций». Данная настройка позволяет занять позицию штатного расписания без фактического приема и кадрового перевода сотрудника.
  

Рассмотрим пример с использованием настройки бронирование позиции.

Формируем отчет «Штатная расстановка» на 01.05.2018 года в нем мы видим, что есть одна свободная позиция «Артист - солист - ведущий мастер сцены /Артистический отдел» (Рис.14)

Рис.14

Делаем прием на работу сотрудника на позиции «Артист - солист - ведущий мастер сцены /Артистический отдел/», но мы не можем провести документ, так как нет фактического оформления данного приказа. Что же делать в такой ситуации? Мы можем её забронировать, для того чтобы не могли принять другого сотрудника на эту позицию (Рис.15).

Рис.15

Проводим, закрываем документ. Посмотрим как эта ситуация отражается в отчете «Штатная расстановка» (Рис.16).

Рис.16

Мы видим, что эта позиция занята, хотя и не проведен фактический прием.

Мы рассмотрели первоначальные настройки штатного расписания. В данной статье будут в примерах использоваться следующие настройки (Рис.17).

Рис.17

С 1 января 2018 года утверждается новое штатное расписание.

В новом штатном расписание:

1. Увеличение окладов по позициям: «Директор /Администрация/», «Системный администратор /Администрация/».
   
2. Закрывается позиция «Главный администратор /Отдел главного администратора/»
   
3. Изменяется количество ставок по позиции «Артист - солист - ведущий мастер сцены /Артистический отдел/»
   
4. Добавляется новая позиция «Бухгалтер /Бухгалтерия/».
   

Как же завести новое штатное расписание в программе?

Есть два документа по внесению изменений в штатное расписание: «Изменение штатного расписание» и «Утверждения штатного расписания».

Вы спросите, «В чем же разница?»

Документ «Утверждение штатного расписания» предназначен как для первоначального ввода всех позиций в штатное расписание, так и для отражения его существенных изменений. Вносимые документом изменения относятся к определенному месяцу и действуют с его начала.

Документ «Изменения штатного расписания» предназначен для внесения "локальных" изменений в штатное расписание, не связанных с существенным изменением штатной структуры организации. Так же этим документом можно регистрировать изменения с любого числа месяца, а не только с его начала.

Мы воспользуемся документом «Утверждение штатного расписания», так как вносятся глобальные изменения в штатное расписание.

Переходим на закладку «Кадры» изменение штатного расписания (Рис.18)

Рис.18

Нажимаем кнопку «Создать» выбираем документ «Утверждения штатного расписания» (Рис.18).

Рис.19

В документе «Утверждения штатного расписания» реквизит месяц отвечает, с какого месяца вступает в силу штатное расписание, дата документа – это дата приказа утверждения штатного расписания.

В этом документе видны все позиции, которые актуальны на текущую дату (Рис.20).

Рис. 20

Переходим непосредственно к внесению изменений.

• Увеличиваем оклады.
  

Встаем на ту позицию, которую хотим поменять, двойным щелчком левой мыши проваливаемся внутрь позиции, встаем на показатель и увеличиваем оклад путем изменения размера значения (Рис.21). Нажимаем кнопку «Ок».

Рис.21

Выбираем следующую позицию и так же увеличиваем оклад. В итоге получается (Рис.22).

Рис.22

• Закрываем позицию «Главный администратор /Отдел главного администратора/»
  

Встаем на позицию нажимаем кнопку на клавиатуре «delete». Смотрим результат (Рис.23)

Рис.23

• Изменяем количество ставок по позиции «Артист - солист - ведущий мастер сцены /Артистический отдел/»

Встаем на позицию, двойным щелчком левой мыши проваливаемся внутрь позиции и изменяем количество единиц (Рис.24).

Рис.24

Нажимаем кнопку «Ок».

Замечание: Если у вас есть дробные ставки вам не обходимо поставить дополнительную настройку. Переходим на закладку «Настройка» - кадровый учет (Рис.25).

Рис.25

Ставим галочку «Используется работа по неполной ставке» (Ри.26)

Рис.26

• Добавляем новую позицию «Бухгалтер /Бухгалтерия/».

Нажимаем кнопку «Добавить позицию» (Рис.27)

Рис.27

В новой позиции выбираем должность, подразделение.

На закладке «Оплата труда» назначаем систему оплаты труда, график работы (Рис.28)

Рис.28

На закладке «Дополнительно» назначаем количество положенных дней отпуска, бухгалтерский учет, досрочное назначение пенсии. А так же параметры позиции штатного расписания для формирования статистических отчетов ЗП – СОЦ, ЗП – Здрав и другие(Рис.29).

Рис.29

Нажимаем кнопку «Ок».

После того как мы внесли все изменения нажимаем кнопку «Провести и закрыть».

Пройдемся немного по возможностям документа «Утверждения штатного расписания».

Не выходя из этого документа, можем распечатать две печатные формы «Приказ на утверждения», «Штатное расписание Т-3», но предварительно нажать на кнопку «Провести» (Рис.30).

Рис.30

Есть еще одна возможность этого документа, а именно поменять начисления у сотрудников в соответствии со штатным расписанием по кнопке «Изменить плановые начисления сотрудников» (Рис.31).

Рис.31

С 10 мая 2018 года у нас меняется количество ставок по позиции «Бухгалтер /Бухгалтерия», будет закрыта позиция «Заведующий музыкальной частью /Администрация» и добавлена позиция «Кадровая служба и ДОУ/Кадровик».

Как же нам занести такие изменения в штатное расписание?

Так у нас не глобальные изменения и вносятся не с начала месяца лучше всего воспользоваться документом «Изменения штатного расписания».

Переходим на закладку «Кадры» - «Изменения штатного расписание» (Ри.32)

Рис.32

Нажимаем кнопку «Создать», выбираем документ «Изменение штатного расписания» (Рис.33)

Рис.33

В документе «Изменение штатного расписания» в поле «Дата изменения» ставим число, с которого пройдут изменения, дата документа - это дата приказа.

Нам нужно изменить позицию нажимаем кнопку «Изменить позицию» (Рис.34)

Рис.34

Встаем на позицию, которую нам нужно изменить, нажимаем кнопку «Выбрать», закрываем окно выбора (Рис.35)

 

Рис.35

После того как позиция появилась в документе, встаем на неё двойным щелчком левой кнопкой мыши, проваливаемся внутрь позиции изменяем количество ставок, нажимаем кнопку «Ок» (Рис.36, Рис.37).

Рис.36

Рис.37

Необходимо закрыть позицию нажимаем кнопку «Закрыть позицию» (Рис.38).

Рис.38

Встаем на позицию, которую нам нужно закрыть, нажимаем кнопку «Выбрать», закрываем окно выбора. В документе выбранная позиция становить красным цветом, то есть считается закрытой (Рис.39)

Рис.39

Теперь нам нужно добавить позицию. Нажимаем кнопку «Добавить позицию» (Рис.40).

Рис.40

Выбираем подразделение, должность, график работы, количество ставок. Заполняем систему оплату труда (Рис.41).

Рис.41

На второй закладке «Дополнительно» указываем количество положенных дней отпуска, бухгалтерский учет, досрочное назначение пенсии. А так же параметры позиции штатного расписания для формирования статистических отчетов ЗП – СОЦ, ЗП – Здрав (Рис.42).

Рис.42

Нажимаем кнопку «Ок».

После того как внесли все изменения проводим и закрываем документ «Изменения штатного расписания». Так же как и в документе «Утверждение штатного расписания» есть возможность изменить плановые начисления сотрудникам в соответствие со штатным расписанием. В документе «Изменения штатного расписания» есть возможность распечатать «Приказ о внесении изменений» (Рис.43).

Рис.43

Есть масса отчетов по получению информации о штатном расписании, только зависит от желаний пользователя, какую именно информацию он хочет видеть.

Где их найти?

Переходим на закладку «Кадры» - Кадровые отчеты (Рис.44, Рис.45).

Рис.44

Рис.45

Удачи в изменении штатного расписания!