Согласно ст. 166 ТК РФ служебная командировка – это поездка сотрудника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки сотрудников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Командировки сотрудников требуют от бухгалтерии и кадровой службы не только правильного оформления документов, но и корректного расчета среднего заработка, суточных, а также учета работы в выходные и праздничные дни. Ошибки в заполнении могут привести к претензиям со стороны сотрудников и контролирующих органов.

Порядок расчета среднего заработка для оплаты командировок закреплен пунктами 8 и 13 Положения, утвержденный Постановлением Правительства РФ от 24.04.2025 № 540 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы».

Разберем, как организовать учет командировок в программе «1С: Зарплата и управление персоналом 8», как рассчитываются суточные и в каких случаях возникает необходимость дополнительной оплаты.

Для оформления командировки необходимо внести соответствующие настройки в разделе «Настройка» - «Расчет зарплаты» - «Настройка состава начислений и удержаний» - на вкладке «Учет отсутствий» выбираем нужные флажки (рис. 1).

Рисунок 1

После включения этой настройки в программе для справочника «Начисления» будет доступно начисление «Командировка».

Для оформления командировки перейдите в раздел: «Кадры» - «Командировки» (рис. 2). По кнопке «Создать» сделаем новый документ.

Рисунок 2

В шапке документа заполняем следующие поля (рис. 3):

• «Организация» - выбирается из справочника «Организация»;

• «Месяц» - месяц, в котором следует провести расчет по документу;

• «Дата» и «Номер»;

• «Сотрудник» - выбирается из справочника «Сотрудники».

Рисунок 3

На вкладке «Главное» заполним следующие данные (рис. 4):

1. «Дата начала» и «Дата окончания»;

2. «Вид времени» - встает по умолчанию «Командировка»;

3. «Освободить ставку на период отсутствия» - данный показатель устанавливается, если в программе ведется штатное расписание и требуется освободить ставку на период командировки;

4. «Расчет командировки» - если командировка приходится на несколько месяцев, то имеется возможность оплачивать ее постепенно, а не сразу за весь период. Для этого можно воспользоваться следующими переключателями:

«Рассчитать период командировки целиком в текущем документе» – по данному признаку вся сумма начисления зафиксируется в документе «Командировка»;

«Рассчитывать переходящий период командировки с авансом и зарплатой» –используют, если командировка начинается в одном месяце, а заканчивается в другом. В этом случае «1С: Зарплата и управление персоналом 8» не начисляет всю сумму сразу. Программа рассчитывает:

• дни командировки текущего месяца – в документе «Командировка»;

• дни следующего месяца – позже, при расчете аванса и зарплаты следующего месяца;

«Рассчитывать командировку с авансом и зарплатой» - при таком варианте документ «Командировка» только фиксирует период отсутствия сотрудника и рассчитывает средний заработок, но само начисление не выполняет.

Вся оплата командировки будет рассчитана позже:

• в документе «Начисление за первую половину месяца»;

• в документе «Начисление зарплаты и взносов».

1. «Учитывать МРОТ при оплате по среднему заработку» - проставляется по умолчанию, кроме работающих на неполной ставке. Если рассчитанная оплата по среднему оказывается ниже суммы, рассчитанной из МРОТ, программа для оплаты командировки возьмет МРОТ, а не меньший средний заработок. Бухгалтеру следует контролировать ставить или нет ставить данный флаг.

Рисунок 4

Также показывается сумма «Начислено», «Удержано» и «Средний заработок». В поле «Выплата» - определяется способ выплаты командировочных (рис. 5).

Рисунок 5

На вкладке «Начислено (подробно)» программа автоматически проставляет начисление и сумму (рис. 6).

Рисунок 6

На вкладке «Стаж ПФР» фиксируется изменение территориальных условий, если сотрудник был направлен в командировку в местность с другими территориальными условиями (рис. 7).

Рисунок 7

На вкладке «Дополнительно» заполним способ отражения в бухгалтерском учете, а также параметры для печатных форм, например, «Приказ о направлении в командировку (Т-9)» (рис.8).

Рисунок 8

По кнопке «Печать» можно распечатать следующие печатные формы, представленные на рисунке 9.

Рисунок 9

По кнопке «Провести» - фиксируем документ в программе.

Если необходимо сформировать один приказ на несколько сотрудников, направленных в командировку, в программе можно сделать документ «Командировка группы». Ввода одного документа «Командировка группы» недостаточно для расчета и регистрации указанных в нем служебных командировок. После его заполнения следует отразить командировки документами «Командировка» непосредственно каждому сотруднику. Данный документ находится в разделе «Кадры» - «Все отсутствия сотрудников» (рис. 10).

Рисунок 10

В документе заполняются следующие реквизиты:

• «Организация»;

• «Дата» и «Номер.

Табличная часть заполняется по кнопке «Подбор» или «Добавить» - для выбора из справочника «Сотрудники». Кнопка «Заполнить реквизиты» - открывает форму для заполнения параметров, представленных на рисунке 11.

Рисунок 11

По гиперссылке «Оформить отсутствие» - формируется документ «Командировка» по сотруднику. После заполнения документ можно записать и сформировать печатную форму «Приказ на командировку (Т-9а)».

Рассмотрим на следующих примерах работу механизма переключателей «Расчет командировки». Пример, когда расчет командировки был сделан в текущем документе, мы рассмотрели в начале.

Когда выбран признак «Рассчитать командировку с авансом и зарплатой», в этом случае в документе видна только сумма среднего заработка (рис. 12). Сделаем начисление с выплатой аванса.

Рисунок 12

Проверьте в справочнике «Начисления» - «Командировка» - на вкладке «Основное»: если установлен признак «Начисляется при расчете первой половины месяца» (рис. 13), то в документе «Начисление за первую половину месяца» рассчитается начисление «Командировка» (рис.14).

Рисунок 13

Рисунок 14

В документе «Ведомость в банк» - сумма к выплате будет учтена и по командировке, и по заработной плате за первую половину месяца (рис. 15). Сроки выплаты командировочных прописываются в локально-нормативных актах организации.

Рисунок 15

Если же в начислении «Командировка» не проставить признак «Начисляется при расчете первой половины месяца», то командировка рассчитается в документе «Начисление зарплаты и взносов» и попадет в документ «Ведомость в банк» вместе с зарплатой (рис. 16 и 17).

Рисунок 16

Рисунок 17

Далее рассмотрим пример командировки с переходящим периодом, например, с 09.07.2026 по 10.08.2026 и установим переключатель «Рассчитывать переходящий период командировки с авансом и зарплатой» (рис. 18).

Рисунок 18

На вкладке «Начислено (подробно)» - отразится сумма за месяц начисления, то есть с 09.07.2026 по 31.07.2026 (рис. 19).

Рисунок 19

Если сотрудник по распоряжению работодателя выполняет работу в выходной день или праздничный, необходимо дополнительно оформить документ «Работа в выходные и праздники». Пусть в нашем примере сотрудник выполнял работы в выходной день в командировке 08.08.2026.

Оформим документ для регистрации работы в выходной. Для этого перейдем в раздел «Кадры» - «Работа в выходные и праздники» (рис. 20).

Рисунок 20

В документе фиксируем (рис. 21):

• дни работы в выходной и праздничный день;

• сотрудника, который выполнял работу;

• оплату: по дням или часам;

• способ отражения в бухучете.

Рисунок 21

Оставшаяся сумма по начислению «Командировка» за период с 01.08.2026 по 10.08.2026 г. и оплата в выходной день зафиксируется в документе «Начисление за первую половину месяца» (если в начислении указан признак, который мы описывали ранее) или «Начисление зарплаты и взносов» (рис. 22) в месяце начисления «Август».

Рисунок 22

Многие производственные предприятия сталкиваются с ситуацией, когда запуск оборудования или ремонт возможны только ночью.

Согласно ТК РФ ночным считается время: с 22:00 до 06:00.

Сотрудник находится в командировке с 16.07.2026 по 19.07.2026. Один день сотрудник работал в ночное время – 2 часа, дневное время работы – 6 часов. Рассмотрим, какие дополнительные процессы следует внести помимо документа «Командировка» для расчета доплаты за ночное время.

Для начала добавим в справочник «Виды использования рабочего времени» новый вид времени «Командировка в ночное время». Данный справочник расположен в разделе «Настройка» - «Виды рабочего времени». По кнопке «Создать» заполняем параметры в соответствии с рисунком 23.

Рисунок 23

Далее для справочника «Начисления» также добавляем новый элемент «Доплата за ночные часы (в командировке)». Новое начисление будет отличатся от типового следующими параметрами (рис. 24):

1.  Назначение «Прочие начисления и выплаты»;

2.  Начисление выполняется – «Только если введен вид времени» - указываем новый вид времени «Командировка в ночное время»;

3.  На вкладке «Приоритет» настройки аналогичны, как у начисления «Командировка»;

Рисунок 24

4.  На вкладке «Средний заработок» сбрасываем флажок включения в средний заработок (рис. 25).

Рисунок 25

Зафиксируем командировку по сотруднику документом «Командировка», пример на рисунке 26.

Рисунок 26

При формировании документа «Табель» укажем у сотрудника, что 16.07 сотрудник работал в ночное время (рис. 27). Документ расположен в разделе «Зарплата».

Рисунок 27

При расчете заработной платы по сотруднику пройдет дополнительное начисление за ночное время (рис. 28).

Рисунок 28

После оформления командировки и расчета среднего заработка необходимо определить размер компенсаций, которые полагаются сотруднику на период служебной поездки. Согласно статье 168 ТК РФ работодатель обязан возместить работнику расходы на проезд, наем жилого помещения, суточные, а также иные расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя.

При этом порядок выплаты суточных и налогообложение командировочных расходов регулируются не только трудовым, но и налоговым законодательством. Так, нормы необлагаемых суточных закреплены пунктом 1 статьи 217 Налогового кодекса РФ для целей НДФЛ и пунктом 2 статьи 422 Налогового кодекса РФ для целей страховых взносов. Для России - необлагаемый лимит суточных 700 рублей в день, за границей – 2500 рублей в день. Превышение облагается налогом и взносами.

Сами расходы по билетам, гостинице и авансовому отчету обычно фиксируются в бухгалтерской программе, например, в «1С: Бухгалтерия предприятия 8». В «1С: Зарплата и управление персоналом 8» важно правильно начислить выплаты сотруднику, которые влияют на НДФЛ, взносы и расчет зарплаты.

Рассмотрим, как занести командировочные расходы в пределах нормы и сверх нормы в программе «1С: Зарплата и управление персоналом 8».

Суточные начисляются за каждый календарный день командировки, включая дни выезда, возвращения, выходные, праздники и дни нахождения в пути. Организация может определить свою сумму суточных.

Рассмотрим на примере ранее созданного документа «Командировка», представленного на рисунке 4. Сотрудник был направлен в командировку на период с 09.07.2026 по 11.07.2026г. Суточные в организации зафиксированы 1500 р. в день, следовательно, общая сумма за 3 дня составит – 4500 рублей. Лимит необлагаемой суммы по данному сотруднику составит: 700 x 3 = 2100 рублей в день. Таким образом, нам необходимо начислить 2100 – «Командировочные расходы в пределах норм», как необлагаемые суммы и 2400 – «Командировочные расходы сверх норм», как облагаемые налогами. Для этого в программе создадим два начисления.

Перейдем в раздел «Настройка» - справочник «Начисления» - по кнопке «Создать» вводим новый вид начисления (рис. 29).

Рисунок 29

В открывшейся форме заполняем поле «Наименование» - например, «Командировочные расходы в пределах норм». На вкладке «Основное» заполним данные, как указано на рисунке 30.

Рисунок 30

На вкладке «Учет времени» - данные заполнены по умолчанию (рис. 31).

Рисунок 31

На вкладке «Зависимости» - можно определить взаимосвязь текущего начисления с другими начислениями и удержаниями, которые используются в программе. На вкладке «Приоритет» указывается то, как это начисление влияет на другие начисления за тот же период, и какими начислениями может быть вытеснено само. В нашем примере данные вкладки будут пустыми.

Новое начисление в расчет среднего заработка входить не будет, следовательно, на вкладке «Средний заработок» не будет включен признак «Включать в базу начислений при расчете среднего заработка» (рис. 32).

Рисунок 32

На вкладке «Налоги, взносы, бухучет» заполняем следующие параметры, представленные на рисунке 33.

Рисунок 33

Далее по кнопке «Записать и закрыть» сохраним данное начисление.

После в разделе «Зарплата» - перейдем в журнал документов «Натуральные доходы» - по кнопке «Создать» оформим документ (рис. 34).

Рисунок 34

В открывшейся форме документа «Доход в натуральной форме» заполняем соответствующие параметры, указанные на рисунке 35.

Рисунок 35

По кнопке «Провести и закрыть» сохраняем данные документа. Данные о начисленной сумме и выплате будут доступны в отчетах по заработной плате.

В нашем примере у сотрудника имеется сумма командировочных сверх нормы, по которым следует рассчитать НДФЛ и страховые взносы. Для этого создадим дополнительное начисление «Командировочные расходы сверх норм» по аналогии с начислением «Командировочные расходы в пределах норм». Данные на вкладках «Основное», «Учет времени», «Зависимость», «Приоритет» и «Средний заработок» заполняем аналогичными данными, представленные на рисунках с 30 по 32.

На вкладке «Налоги, взносы, бухучет» необходимо указать, что данное начисление облагается НДФЛ – код 2015 («Категория дохода» - «Натуральных доход») и страховыми взносами. Способ отражения в бухучете задается по правилам, принятым в организации. В настройке можно указать (рис. 36):

• «По настройкам сотрудника»;

• «Как задано для начисления» - данный способ действует по всем сотрудника, которым регистрируется данное начисление.

Рисунок 36

Далее вносим данные о командировочных расходах в документ «Доход в натуральной форме», на рисунке 37 представлено заполнение.

Рисунок 37

По кнопке «Провести и закрыть» сохраняем данные в программе для дальнейшей выплаты и учета сумм в зарплатных отчетах.

На рисунке 38 представлено отражение по начисленным суммам в отчете «Расчетный листок». Он расположен в разделе «Зарплата» - «Отчеты по зарплате».

Рисунок 38

В конце месяца при закрытии заработной платы формируем документ «Отражение зарплаты в бухучете». После синхронизации данные выгружаем в 1С «Бухгалтерия предприятия 8» и учитываем на счетах.

В «1С: Зарплата и управление персоналом 8» учет командировок не ограничивается оформлением документа «Командировка». Чтобы расчеты были корректными, важно отдельно контролировать суточные, отражать превышение необлагаемых лимитов, проверять обложение НДФЛ и страховыми взносами, а также правильно оформлять работу в выходные и ночные часы.

Если в базе настроены нужные начисления и отлажен порядок ввода документов, командировочные расходы можно учитывать без ручных корректировок и спорных ситуаций при расчете зарплаты. А значит, бухгалтерия получает не просто закрытую задачу по оформлению командировки, а понятный и воспроизводимый порядок учета, который снижает риск ошибок в расчетах и отчетности.

Желаем успеха в создании командировок!