О компании:
Крупное производственное предприятие на территории России, сфера деятельности которого распространяется от производства продукции до ее поставки. Работа с потребителями осуществляется как внутри страны, так и за ее пределами.
Зачем понадобилась автоматизация?
Компания вела учет в программе «1С:Управление производственным предприятием 8». Систему неоднократно дорабатывали, чтобы учесть требования организации. Однако, несмотря на это, некоторые бизнес-процессы не были автоматизированы полностью, в частности – контроль мероприятий по проведению закупочных процедур.
Согласование процесса происходило в программе «1С: Документооборот», которая не была интегрирована с «1С:Управление производственным предприятием 8». Для проверки стадии реализации закупочных процедур необходимо было обращаться к «1С:Документооборот», искать нужную процедуру, уточнять результат у ответственных за конкретный этап согласования. В связи с большим объемом данных, требующих ручной проверки на актуальность, процесс согласования растягивался на длительное время или прекращался вовсе.

Решение:
После анализа бизнес-процессов компании было принято решение о внедрение новой информационной системы «1С:Управление холдингом 8» совместно с настроенным механизмом бесшовной интеграции с «1С: Документооборот».
Для решения проблемы контроля мероприятий по проведению закупочных процедур использовали типовой функционал «1С:Управление холдингом 8» с его дальнейшей адаптацией.

Вариант работы по контролю мероприятий по проведению закупочных процедур схематично отражен ниже (рис. 1):

Рис. 1

Справочник «Закупочные процедуры» предназначен для хранения общей аналитической информации по процедуре.

Процесс проведения «Закупочной процедуры» включает в себя множество элементов: определение требований, исследование поставщиков, анализ стоимостных показателей, подачу запроса на закупку, этап рассмотрения, преобразование в заказ на закупку, мониторинг/оценку полученного заказа и т. д.

Заказчик производит выбор поставщика/подрядчика с целью заключить договор на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг. Успешному проведению Закупочной процедуры предшествует внимательная работа над выдвигаемыми требованиями к поставщикам, номенклатуре.

В программе Процедура характеризуется мероприятием, содержащим стадии, сроками и ответственными.

Проведение «Закупочной процедуры» предполагает выполнение и контроль различных стадий.

Каждая стадия подразумевает выполнение заранее определенного действия: создание документа, выполнение поставленной задачи, оповещение остальных участников.

Непосредственно из элемента справочника создается документ «Стадии Закупочной процедуры» - то есть «Мероприятие». Данный документ привязан к элементу справочника «Закупочные процедуры».

В левой части документа автоматически заполняется настроенный шаблон мероприятия для данного вида закупки.

В правой части документа расположена информация в разрезе каждой стадии, где можно отразить описание процесса работы по стадии и ее результат. Также есть возможность прикрепить подтверждающие документы и указать ответственного за результат (рис. 2).

Рис. 2

Шаблон мероприятия можно создать, учитывая специфику работы компании, либо же адаптировать шаблоны, заложенные в программе. Для этого в элементе справочника «Шаблоны мероприятий» необходимо указать конкретный способ закупки (рис. 3).

Рис. 3

По данным шаблона автоматически заполняется табличная часть документа «Мероприятие». Для каждой из стадий определяется длительность в днях. Длительность будет рассчитана автоматически, как разница между датами начала двух стадий, либо же заполнена в самом элементе справочника «Стадии мероприятия».

Для документа «Мероприятие» произведена доработка механизма заполнения данных по первым стадиям путем нажатия на соответствующую кнопку.

При нажатии на кнопку «Заполнить данные по первым стадиям» заполнение дат и длительности происходит автоматически с учетом отслеживания определенного события: дата создания документа «Конкурс», дата завершения задачи в «1С: Документооборот» и т.д. (рис. 4).

Рис. 4

Статус и стадии обновляются в автоматическом режиме с помощью настроенного механизма бесшовной интеграции с «1С: Документооборот» 

Для контроля мероприятий по проведению закупочных процедур наша команда разработала ряд отчетов по закупочным процедурам со стадиями.

В отчете «Длительность закупочных процедур в разрезе стадий» подробно прослеживается информация в разрезе каждой закупочной процедуры. В отчете представлена вся аналитическая информация из процедуры, а значит для просмотра данных не нужно открывать элемент справочника.

Помимо основной аналитики в отчете представлены данные по длительности каждой стадии, сроках просрочки. Просроченные стадии выделяются красным цветом, актуальные на текущий момент стадии – желтым.

Ниже представлена часть отчета, касающаяся стадий (рис. 5):

Рис. 5

Второй отчет «Статистика длительности закупочных процедур» (рис. 6) предназначен для обобщения статистических данных о длительности Закупочных процедур. Таким образом, можно отследить объем Закупочных процедур в общем по различным видам закупки. Также по каждой процедуре выводится статус.

Данный отчет позволяет оценить реальную картину на момент формирования отчета в разрезе всех видов закупки.

Рис. 6

В результате внедрения новой системы заказчик получил следующие результаты:
·         Механизм автоматизированного контроля закупочной деятельности. Новый подход позволил интегрировать и автоматизировать все этапы закупок, обеспечив надёжный и прозрачный процесс.
·       Снижение рисков остановки процесса согласования. Благодаря оптимизации и автоматизации согласовательных процедур, риски задержек и сбоев значительно уменьшились, что позволило поддерживать непрерывность бизнес-процессов.
·       Актуальные сведения о стадиях Закупочных процедур. Управление закупками теперь основывается на актуальной информации о каждом этапе, что обеспечивает более эффективное принятое решений.
·       Контроль выполнения каждой стадии в срок. Внедрение системы позволило отслеживать сроки выполнения задач, гарантируя, что каждая стадия проходит в установленное время.
·       Сокращение трудозатрат на ручную актуализацию стадии документа. Автоматизация позволила существенно снизить количество ручной работы, что не только сэкономило время, но и повысило производительность сотрудников.