Декабрь 2017 г.

В настоящий момент Минфин уже разработал и утвердил 5 федеральных стандартов для организаций госсектора, которые вступят в силу с 1 января 2018 года. Одним из утвержденных стандартов является «Основные средства», который устанавливает единые требования к бухгалтерскому учету активов,  классифицируемых как основные средства, и содержит принципиально новые положения в отношении амортизации объектов ОС.

В связи с изменениями, которые вносит данный стандарт, рекомендуется привести в порядок учет основных средств и подготовить базу. Так как в январе практически не будет времени на «перестройку»  учета и все будут заняты составлением годовой отчетности,  нужно начать готовиться уже сейчас, таким образом упростив себе работу в дальнейшем.  Для этого на последних релизах (версиях конфигурации) был выпущен ряд инструментов, которые  позволяют облегчить работу пользователей и подготовить базу к изменениям, внесенным новым стандартом.

Инвентарная карточка учета нефинансовых активов

Подготовку базы рекомендуется начать с приведения в порядок регистра  бухгалтерского учета «Инвентарная карточка учета нефинансовых активов». Согласно п. 54 инструкции № 157 аналитический учет основных средств ведется на инвентарных карточках, которые открываются ко всем объектам основных средств, стоимостью более 3000 рублей, и за исключением объектов библиотечного фонда.  Инвентарная карточка учета основного средства открывается на каждый объект. Если ведется групповой учет, то необходимо открывать одну карточку на группу объектов.

Приказ Минфина России от 30.03.2015 № 52 н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению» внес значительные изменения в данный регистр в части необходимости заполнения исторических данных основного средства, которые не требовались ранее. Кроме того, обязательным реквизитом стал номер инвентарной карточки, из-за отсутствия которого, при печати инвентарной карточки, выходит сообщение: «Инвентарная карточка не открыта» (Рис.1). 

Рис. 1

Чтобы включить автоматическую нумерацию инвентарных карточек, следует установить флаг «Автоматическая нумерация инвентарных карточек» в настройке параметров учета (Администрирование → Настройка параметров учета → ОС, НМА, НПА) (Рис.2).

Рис.2

Для того, чтобы привести в соответствие данный регистр и автоматически пронумеровать инвентарные карточки предназначена обработка «Управление номерами инвентарных карточек», которая находится в разделе (ОС, НМА, НПА → Сервис) (Рис.3).

Рис. 3

Помощник «Управление номерами инвентарных карточек» позволяет:

• проверить корректность номеров – на одинаковую длину и одинаковые префиксы;
  
• отредактировать имеющиеся номера инвентарных карточек (изменить длину номеров, перенумеровать инвентарные карточки или изменить номера вручную);
  
• пронумеровать инвентарные карточки для принятых к учету объектов ОС, НМА, НПА, по которым номера инвентарных карточек не заданы;
  

Чтобы проверить наличие номеров инвентарных карточек, необходимо заполнить табличную часть обработки основными средствами. Это можно сделать, воспользовавшись подбором или автоматически, с применением отборов в правой части помощника (Рис. 4).

Рис.4

Если у основных средств отсутствуют номера инвентарных карточек, необходимо их установить с помощью кнопки «Пронумеровать». Нумерация может производиться с последнего номера инвентарной карточки или с указанного вручную, также есть возможность установить длину нового номера. Когда нумерация будет завершена, требуется нажать на кнопку «Создать документ» (Рис.5).

Рис. 5

Данная обработка автоматически создаст документ «Изменение данных ОС, НМА, НПА» с измененными номерами  инвентарных карточек. Для сохранения данных необходимо провести документ (Рис. 6).

Рис.6

Этот документ можно найти в разделе  ОС, НМА, НПА → Сведения об объектах → Изменение данных ОС, НМА, и НПА.

Инвентарный номер основного средства

Для корректного учета объектов основных средств в программе «1С: Бухгалтерия государственного учреждения 8» следует привести в соответствие присвоенные им инвентарные номера. Согласно п. 46 инструкции № 157 каждому объекту основного средства (за исключением объектов, стоимостью менее 3000 рублей и библиотечного фонда) присваивается инвентарный номер и сохраняется за ним на весь период, независимо от того, находится ли он в эксплуатации, запасе или на консервации.

Для автоматизации процесса присвоения номера в программе можно создать шаблон, по которому заполняются инвентарные номера основных средств, который расположен в разделе ОС, НМА, НПА → См. также → Шаблоны формирования инвентарных номеров (Рис. 7).

Рис. 7

С помощью команды «Создать» создаём шаблон формирования инвентарных номеров. Отметим, что учреждение вправе самостоятельно разработать свою структуру инвентарных номеров и прописать ее в учетной политике. В форме шаблона указывается длина номера и реквизиты, из которых он будет состоять, например, на Рис.8 представлена структуры шаблона, состоящего из кода синтетического счета, аналитического счета и порядкового номера.

 

Рис. 8

Таким образом, при принятии к учету основного средства, после заполнения данных о счете учета, стоимости, амортизации и т. д. инвентарный номер будет сформирована автоматически, в соответствии со структурой в шаблоне (Рис.9).

Рис. 9

В этом случае будет сформирован следующий инвентарный номер: (Рис. 10)

Рис. 10

Вод начальных остатков ОС, НМА, НПА

Для корректного формирования учетных регистров по основным средствам требуются документы, в которых могла бы храниться информация в виде остатков по нефинансовым активам. Таким документом до недавнего времени был «(устарел) Ввод начальных остатков ОС, НМА, НПА». Он позволял вносить данные о проведенных ремонтах, модернизации, переоценке основных средств, но с внесением изменений в инструкцию 52н, этих данных стало недостаточно для корректного формирования инвентарной карточки.

Начиная с версии конфигурации 2.0.50 для документа «Ввод начальных остатков ОС, НМА, НПА», появилась возможность редактирования документа-агрегатора. Данный документ позволяет «собрать» все документы ввода начальных остатков и истории основных средств в один документ. То есть, если понадобиться исправить сведения об объектах, которые содержаться в нескольких документах (например, при свертке базы сведения об ОС содержаться в нескольких документах «Корректировка (записей) регистров)», то с помощью обработки «помощник объединения» их можно будет объединить в один документ «Ввод начальных остатков ОС, НМА, НПА» (Рис. 11). Таким образом, достаточно будет внести изменения только в один документ.

Рис. 11

Для создания документа «Ввод начальных остатков ОС, НМА, НПА» необходимо перейти в раздел Администрирование → Начальные остатки →  Помощник ввода начальных остатков (Рис. 12).

Рис. 12

Помощник объединяет документы следующих типов:

• (устарел) Ввод истории капремонта и модернизации;
  
• Ввод начальных остатков;
  
• Ввод начальных остатков ОС, НМА, НПА;
  
• Изменение данных ОС, НМА и НПА;
  
• Изменение параметров амортизации ОС и НМА;
  
• Изменение состояния ОС;
  
• Корректировка амортизации ОС и НМА;
  
• Корректировка регистров;
  
• Операция (бухгалтерская).
  

Помощник доступен в двух режимах:

• Индивидуальный - для одного ОС.
  
• Групповой - для списка ОС.
  

ИНДИВИДУАЛЬНЫЙ УЧЕТ

Чтобы ввести документ-агрегатор в списке документов помощника, следует перейти на закладку «Ввод остатков ОС, НМА, НПА» и создать документ с помощью соответствующей команды (Рис. 13)

Рис. 13

В документе необходимо выбрать основное средство, сведения о котором требуется объединить, затем установить соответствующий режим ввода остатков.

Документ имеет три режима ввода данных:

1. бух. учет - ввод остатков по бухгалтерскому учету;
   
2. налог.учет - ввод остатков по налоговому учету;
   
3. история - ввод (корректировка) истории сведений до даты начала ведения учета по объекту ОС, НМА, НПА в информационной базе.
   

Режимы ввода данных можно комбинировать:

Ввод остатков по бухгалтерскому учету осуществляется при начале ведения учета. Остатки вводятся на дату ввода начальных остатков, которая устанавливается индивидуально для каждой организации.

Ввод остатков по налоговому учету производится:

• при начале ведения учета по организации в информационной базе - одновременно с остатками по бухгалтерскому учету;
  
• при начале ведения налогового учета по организации, если для нее уже ведется бухгалтерский учет. Остатки вводятся только по налоговому учету на конец года, предшествующего тому, с которого в информационной базе начинается ведение учета по общей или упрощенной системе налогообложения.
  
• при изменении системы налогообложения - с общей на упрощенную, или наоборот. Остатки вводятся только по налоговому учету на конец года, предшествующего тому, с которого изменилась система налогообложения.
  

Ввод (корректировка) истории сведений может производиться:

• при начале ведения учета по организации в информационной базе - одновременно с остатками по бухгалтерскому учету;
  
• в любой произвольный момент времени после ввода остатков по бухгалтерскому учету.
  

В нашем случае по ссылке «Изменить» необходимо выбрать режим «Ввод (корректировка) истории сведений» и создать документ-агрегатор (Рис. 14).

Рис. 14

Перейдя по ссылке «Создать документ - агрегатор» открывается окно помощника объединения, в котором уже указанно основное средство, период и документы, содержащие сведения по данному объекту. Если же требуется изменить период, то для обновления списка документов необходимо нажать кнопку «Получить документы» (Рис. 15).

 

Рис. 15

Команда «Объединить» объединит сведения документов и создаст документ – агрегатор «Ввод начальных остатков». Новый документ появиться в окне режима ввода остатков, или в форме списка документов помощника ввода начальных остатков (Рис. 16). 

Рис. 16

В результате новый документ будет заполнен соответствующими данными, которые в дальнейшем можно будет корректировать, перейдя по ссылке «Включить редактирование» в шапке документа (Рис. 17). Также в документе появляется предупредительная надпись «Документ - агрегатор».

 

Рис.17

Например, если требуется изменить балансовую стоимость основного средства, или же добавить события (переоценка, модернизация), произошедшие с объектом, следует перейти на закладку «стоимость» и добавить события по команде «Добавить». После корректировки сведений необходимо провести документ. (Рис. 18)

Рис. 18

В результате всех изменений инвентарная карточка основного средства корректно формируется и отражает все необходимые данные. (Рис. 19)

Рис. 19

Сведения из документов, в которых ранее была информация об основном средстве, будут удалены, чтобы не появлялись дублирующие записи. (Рис. 20)

Рис. 20

ГРУППОВОЙ УЧЕТ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ

Если требуется объединить документы по основным средствам с признаком «Групповой учет», или же выбрать список определенных основных средств, то необходимо перейти в форму списка документов ввода начальных остатков (Администрирование → Помощник ввода начальных остатков), по кнопке «Еще» выбрать «Помощник объединения» (Рис. 21)

Рис. 21

В данном случае форма помощника немного отличается: в левой части необходимо подобрать основное средство, или заполнить все, в правой части при нажатии кнопки «получить» выходят документы, содержащие сведения о данных ОС, в зависимости от переключателя. По кнопке «Объединить» документы будут объединены. (Рис.22)

Рис. 22

Обработка, аналогично помощнику для объединения основного средства с индивидуальным учетом, создаст документ «Ввод остатков ОС, НМА, НПА», в котором будут учтены все данные прошлых документов, при этом в документе ввода остатков будет содержаться надпись «Документ - агрегатор».

Важно отметить, что этот вариант очень удобен, если нужно объединить документы сразу по нескольким основным средствам.

В ПП «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» ред. 1.0 есть аналогичная обработка, объединяющая документы, содержащие сведения об основных средствах, которая находится в разделе Бухгалтерский учет  → Ввод остатков при начале работы с программой → Ввод начальных остатков ОС, НМА, НПА.

Для объединения сведений об объектах основных средств, по которым ведется индивидуальный учет помощник выглядит практически также как во второй редакции, и способ объединения аналогичен (Рис. 23).

 

Рис. 23

На рис. 24 помощник объединения заполнен документами «Корректировка записей регистров», которые создаются при свертке базы. То есть каждый документ корректировки соответствует регистру, в котором находятся сведения об основном средстве. При объединении документов «Корректировка записей регистров » также как и во второй редакции создается один документ – агрегатор «Ввод начальных остатков».

Рис. 24 

 Для объектов основных средств, по которым ведется групповой учет, обработку можно вызвать из меню «Действия» формы списка документов «Ввод остатков ОС, НМА, НПА»  (Рис. 25).

 

Рис. 25

 Форма помощника для объединения сведений сразу по нескольким основным средствам, или объектам группового учета представлена на рис. 26. Как и в редакции 2.0 сначала следует заполнить левую часть основными средствами, затем получить по ним документы и объединить их.

Рис. 26

Таким образом, можно привести учет по основным средствам в порядок с помощью рассмотренных инструментов:

• Помощник «Управление номерами инвентарных карточек», позволяющий автоматически пронумеровать инвентарные карточки или заменить текущие номера.
  
• Шаблон формирования инвентарных номеров, с помощью которого можно создать структуру инвентарного номера для автоматической нумерации.
  
• Документ-агрегатор «Ввод начальных остатков ОС, НМА, НПА», объединяющий сведения об объекте основного средства, «разбросанные» по нескольким документам.
  

Следует также отметить, при переходе на редакцию 2.0 ПП «1С: Бухгалтерия государственного учреждения» вся информация об объекте основного средства автоматически собирается в одном документе «Ввод начальных остатков ОС, НМА, НПА».