Февраль 2014 г.

Пособие по временной нетрудоспособности может выплачиваться как за счет средств работодателя, так и Фонда социального страхования РФ. Все зависит от того, что является страховым случаем. В то же время расходом, который можно учесть при упрощенной системе налогообложения, является только собственная выплата организации. Именно ее бухгалтеру нужно записывать в Книгу учета доходов и расходов и не забыть при этом уделить особое внимание сумме НДФЛ, которую также можно списать на расходы

Если пособие полностью возмещает ФСС, то у работодателя на УСН не возникает ни доходов, ни расходов. Он выступает лишь как посредник между сотрудником и Фондом соцстраха. Соответственно по такой выплате никаких записей в Книгу учета вносить не надо. А выплаченные суммы пособия по болезни нужно зачесть в счет платежей в ФСС РФ при уплате страховых взносов. Либо, если «упрощенец» применяет льготный тариф и взносы в ФСС не платит, в отделение фонда нужно обратиться за возмещением.

Вместе с тем пособия, которые финансируются соцстрахом, можно зачесть в счет уменьшения текущих платежей по страховым взносам (п. 2 ст. 4.6 Закона № 255-ФЗ). Получается, что в расходы при упрощенной системе можно включить только ту сумму пособия по болезни, которая начислена работнику за первые три дня нетрудоспособности, при условии, что заболел именно он сам, а не член семьи (чаще всего больничные листы берут в связи с уходом за больным ребенком). Это следует из подпункта 6 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ.

Соответственно, в день выплаты пособия в графе 5 Книги учета доходов и расходов бухгалтеру нужно отразить лишь начисления за первые три дня болезни. А вот пособие, выплачиваемое за счет средств ФСС, в Книге учета доходов и расходов не отражается.

У пользователей всегда возникает множество вопросов по отражению учета больничных листов при УСН в ПП «1С: Бухгалтерии предприятия 8». Рассмотрим две методики ведения  подобных расчетов в программе. 

ПРИМЕР 1. Учет расчетов по больничным листам, когда сумма начисленных взносов превышает сумму начисления по больничке

В организации «Упрощенка» были сделаны следующие  записи при начислении и уплате заработной и налогов с ФОТ:

 В январе 2013 года

Д 26 К 70 1000 руб.  - начислена заработная плата

Д 26 К 69.01 300 руб. - начислены страховые взносы за счет организации

Д 69.01 К 70 100 руб. – начислено пособие по временной нетрудоспособности за счет ФСС.

В феврале 2013 года

Д 70 К 50 1100 – выплачены работникам все виды начислений;

Д 69.01 К 51 200 руб. – уплачен кредитовый остаток на конец месяца по сч. 69.01

ПРИМЕР 2. Учет расчетов по больничным листам, когда сумма начисленных взносов меньше суммы начисления по больничке

В организации «Упрощенка пример 2» были сделаны следующие  записи при начислении и уплате заработной и налогов с ФОТ:

В январе 2013 года

Д 26 К 70 1000 руб.  - начислена заработная плата

Д 26 К 69.01 300 руб. - начислены страховые взносы за счет организации

Д 69.01 К 70 500 руб. – начислено пособие по временной нетрудоспособности за счет ФСС. 

В феврале 2013 года

Д 70 К 50 1500 руб. – выплачены работникам все виды начислений;

Д 51 К 69.01 200 руб. – получено возмещение из ФСС;

Д 26 К 70 1000 руб.  - начислена заработная плата

Д 26 К 69.01 300 руб. - начислены страховые взносы за счет организации

 

Примечание: В организации зарплата выгружается из внешней  программы, учет зарплаты ведется сводно по всем работникам. 

Учет расчетов по больничным листам, когда сумма начисленных взносов превышает сумму начисления по больничке.

Отражение в ПП «1С: Бухгалтерия предприятия 8»  (ред 2.0)

Согласно российскому законодательству мы имеем право признать в расходы и отразить в Книге учета доходов и расходов только собственные затраты (выплаты) организации. В нашем примере затратами организации являются: 1000 руб. – начисленная заработная плата, 300 – начисленные взносы (За счет организации!) в ФСС. Соответственно, в расходы, которые мы можем признать при упрощенной системе налогообложения, должна быть включена сумма затрат 1300 руб.

Шаг 1. Отразим начисление заработной платы и взносов. При ведении учета во внешней программы начисление отражается документом «Отражение зарплаты в регламентированном учете».

ВАЖНО:  При отражении начисления по больничному листу за счет ФСС в поле «Расходы УСН» нужно указать «Не принимаются». Это необходимо для того чтобы при выплате заработной платы, в т.ч. пособий по временной нетрудоспособности за счет ФСС, в КУДиР не попало начисление за счет ФСС (рис.1).

 

Рис. 1

Запись в Книгу учета доходов и расходов по тому или иному расходу попадает при выполнении определенных условий. Для признания расходов по заработной плате и налогам с ФОТ необходимо выполнение 2 условий:

• Начисление зарплаты, налога;

• Уплата зарплаты, налога.

 

Порядок выполнения условий для программы не важен, расход попадает в Книгу при выполнении последнего из условий, причем расходом признается наименьшее значение (выплата или начисление) в случае, если  суммы начисления и уплаты не совпадают.

 

В программе учет выполнения условий (прохождение так называемых статусов признания расходов) производится в регистре накопления «Расходы при УСН». Записи, попавшие в регистр, можно просмотреть из первичного документа по кнопке .

 Проанализируем движения, сформированные регистром «Расходы при УСН» при проведении документа «Отражение зарплаты в регламентированном учете» (рис.2).

Рис.2

По каждому виду начисления (зарплата, начисление налогов с Фот, начисление по б/л и др.) формируется Приход в регистр со Статусом (поле «Статус оплаты») «Не оплачено». Программе необходимо выполнить условие «Оплата»  для признания данного расхода.

Обратите внимание: Признание расходов по начисленному больничному воспринимается конфигурацией как оплата страховых взносов. Для программы Д сч. 69.01 (кор. счет не важен) является оплатой (погашением задолженности) по этому налогу. Поэтому при  проведении документа по начислению больнички формируется  Расход в регистр «Расходы при УСН» со статусом «Не оплачено». Происходит признание части наших расходов по начисленным налогам (по наименьшей из сумм Начислено 300 (Приход), по К сч.69.01 прошло 100 руб. (Расход).

!!!! Данная схема подходит для предприятий, уплачивающих в ФСС разницу между суммой начисленных взносов и начислением по б/л за счет ФСС (рис.3).

 

Рис. 3

 

Не менее важное значение имеют движения по регистру «Прочие расчеты» (рис.4):

Рис. 4

 

Этим регистром фиксируется факт оплаты или задолженности по каждому виду расхода. Таким образом происходит контроль обязательной оплаты для признания расхода.

Запись в регистр «Расходы при УСН» делается на основании записей этого регистра. Например, если у организации была переплата, по регистру «Прочие расчеты» останется положительное сальдо и программа при проведении начисления зарплаты и налогов на эту сумму предоплаты сделает запись в КУДиР.

Шаг 2. Произведем выплату заработной платы. Для отражения данной операции введем документ «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Выплата заработной платы по ведомостям» (рис.5).

 

Рис. 5

При проведении документа будут сформированы следующие движения (рис.6-9):

Отражение по счетам бухгалтерского учета

 

Рис. 6

Отражения в регистрах для налогового учета по УСН:

Расходы при УСН

 

Рис. 7

Прочие расчеты

 

Рис. 8

Книга учета доходов и расходов

 

Рис. 9

Шаг 3. Отразим уплату налогов с ФОТ (сч. 69.01). Для отражения данной операции введем документ «Списание с расчетного счета» с видом операции «Перечисление налога» (рис.10).

 

Рис. 10

 При проведении документа будут сформированы следующие движения (рис.11-14):

Отражение по счетам бухгалтерского учета

 

Рис. 11

Отражения в регистрах для налогового учета по УСН:

Прочие расходы

 

 

Рис. 12

Расходы при УСН

 

Рис. 13

Книга учета доходов и расходов

 

Рис. 14

Сформируем Книгу учета доходов и расходов и проанализируем получившиеся данные (рис.15):

 

 

Рис. 15

В расходы были признаны 1300 руб., как того и требует российское законодательство.

 Учет расчетов по больничным листам, когда сумма начисленных взносов меньше суммы начисления по больничке

Отражение в ПП «1С: Бухгалтерия предприятия 8» (ред. 2.0)

Если взносов начислено больше, чем начислений за счет ФСС, то остаток взносов будет признан при перечислении налогов или при следующем начислении за счет ФСС. Если начислений за счет ФСС больше, чем начислено взносов, при следующем начислении взносов они сразу будут включены в расходы (в пределах остатка начисления за счет ФСС).

Рассмотрим особенности учета по больничным листам при отражении возмещения из ФСС в ПП «1С: Бухгалтерия предприятия 8».

 

 

Шаг 1. Отразим начисление заработной платы и взносов за январь 2013 г. (рис.16)

 

Рис. 16

По 2 условиям (начислено и уплачено) вся сумма начисленных налогов по сч. 69.01 300 руб. попадает в расход в Книгу учета доходов и расходов. Так как сумма начисления по больничному листу превышает сумму начисленных взносов, организация не должна в этом месяце уплачивать взносы по сч. 69.01 в ФСС и вся сумма понесенных расходов попадает в книгу сразу при проведении документа «Отражение зарплаты в регламентированном учете» (рис.17-19).

 

Рис. 17

 

Рис. 18

 

Рис. 19

Если организация уплачивает в ФСС всю сумму начисленных страховых взносов, не вычитая начисления по больничкам, то начисление по больничному листу необходимо отражать документом «Операция (бухгалтерский и налоговый учет)», а не документом «Отражение зарплаты в регламентированном учете» (рис.20).

 

 

Рис. 20

При начислении взносов ручной операцией не формируется записей в регистры УСН и соответственно на эту сумму программой не будет уменьшена задолженность по страховым взносам.

Отражение начисления по больничному листу документом «Отражение зарплаты в регламентированном учете» влечет за собой автоматическое уменьшение задолженности по страховым взносам.

 

Шаг 2. Произведем уплату заработной платы работникам (рис.21)

 

Рис. 21

При проведении документа были сформированы следующие движения: (рис.22-23)

Отражение движений по данным бухгалтерского учета:

 

Рис. 22

Отражения в регистрах для налогового учета по УСН:

В расходы организации должна попадать только сумма начисления за счет организации, в нашем случае 1000 руб.

 

 

Рис. 23

Шаг 3. Отразим  возмещение из ФСС.

При подаче организацией заявления о возмещении по больничным  листам  Фондом социального страхование осуществляется перечисление денежных средств. Для отражения в ПП «1С: Бухгалтерии предприятия 8» рекомендуется использовать документ «Поступление на расчетный счет» с видом операции «Прочее поступление» (рис.24-25).

   

Рис. 24

 

Рис. 25

Проанализируем, как работает программа при отражении возмещения из ФСС с точки зрения налогового учета по УСН.

Сумма полученного возмещения по умолчанию признается доходом для Книги учета доходов и расходов (рис.26).

 

Рис. 26 

Обратите внимание: При проведении документа не сформирована запись по регистру «Прочие расходы». Это означает, что задел (сумма превышения начисления по больничному листу над начисленной суммой страховых взносов), сформированный при отражении начисления зарплаты за январь 2013 г. не закрыт и будет учтен при следующем начислении страховых взносов (будет их уменьшать).

Организация должна признавать возмещение из ФСС в качестве дохода в случае, если при выплате начислений работникам в расходы организации принимается вся сумма начисления, в т.ч. начисления по больничному листу.

Если организация (как в нашем примере) в качестве расхода признает только начисление заработной платы (исключая начисление по больничному листу), то возмещение из ФСС не должно признаваться доходом, принимаемым для целей УСН.

Для этого в документе «Поступление на расчетный счет» необходимо нажать кнопку «КУДиР» и снять галочку «Сумма доходов и расходов определяется автоматически» (рис.27).

 

Рис. 27

В открывшемся окне в поле «в т.ч. принимаемые»  стираем сумму, заполненную автоматически (рис.28). 

   

Рис. 28

Сохраняем внесенные изменения по кнопке «ОК».

При проведении документа видим, что поступившие денежные средства попали только в Графу 4 Книги учета доходов и расходов (рис.29).

 

Рис. 29

Шаг 4. Отразим начисление заработной платы и взносов за февраль 2013 г. (рис.30)

 

Рис. 30

При проведении документа будут сформированы следующие движения  по регистрам налогового учета (рис.31-33):

Расходы при УСН

 

 

Рис. 31

Прочие расчеты

 

Рис. 32

Книга учета доходов и расходов

 

Рис. 33

Шаг 5. Отразим выплату заработной платы работникам за февраль 2013 г. (рис.34-35)

 

Рис. 34

 

Рис. 35

Шаг 6. Отразим уплату страховых взносов за февраль 2013 г. (рис.36)

 

Рис. 36

При проведении документа в принимаемый расход для целей УСН попадает сумма 100 руб., т.к. 200 руб. уже были признаны в расходы при проведении документа «Отражение зарплаты в регламентированном учете» (рис.37).

 

Рис. 37

Проанализируем учет доходов и расходов по организации «Упрощенка пример 2» за 1 квартал 2013 г. Для этого сформируем отчет «Книга учета доходов и расходов» за указанный период.

По данным отчета видим, что в расходы признаны только суммы начислений за счет организации за январь-февраль 2013 г. (рис.38).

 

Рис. 38

Таким образом, мы рассмотрели тонкости учета больничных листов в ПП «1С: Бухгалтерия предприятия 8», выявили «подводные камни», по которым могут возникать вопросы при ведении учета. Используя данные знания механизмов работы программы, вы можете выбрать наиболее подходящий для вашей организации способ учета больничных листов.