Июнь 2017 г.

Начиная с версии 2.0.27.5 конфигурации «Бухгалтерия государственного учреждения» реализована новая подсистема «Учет горюче-смазочных материалов», которая предназначена для расчета нормативного и фактического расхода горюче-смазочных материалов (ГСМ), а также для их списания и формирования печатных форм путевых листов.

Раньше механизм учета горюче-смазочных материалов (ГСМ) казался сложным и трудоемким, но использование данной подсистемы существенно упрощает его, так практически все расчеты выполняются автоматически, на основании ранее введенных данных.

Правильное ведение учета ГСМ уменьшает расходы учреждения, так как корректное отражение расходов на эксплуатацию транспорта уменьшает базу для начисления налога на прибыль. Но при этом важно помнить, что в соответствии с п. 1 статьи 252 «Расходы. Группировка расходов» НК РФ все расходы должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены.

Также необходимо отметить, что основная задача – это не уложиться в установленные распоряжением нормы, а грамотно обосновать фактический, реальный расход топлива. Для корректного его отражения в конфигурации необходимо разобрать все нюансы и особенности учета горюче-смазочных материалов.

К горюче-смазочным материалам относят:

• топливо (дизельное топливо, бензин, керосин, сжатый природный газ и т.д.),
  
• смазочные материалы (индустриальные, трансмиссионные, обкаточные, моторные масла, пластичные материалы)
  
• специальные жидкости (тормозные, амортизаторные, охлаждающие)
  

Горюче-смазочные материалы учитываются на счете 105.23 «Горюче-смазочные материалы — особо ценное движимое имущество учреждения» (рис 1) и на счете 105.33 «Горюче-смазочные материалы — иное движимое имущество учреждения» (рис.2), принимаются к учету по фактической стоимости в качестве материальных запасов.

 

Рис. 1

Рис. 2

Принятие горюче-смазочных материалов к учету

Принятие горюче-смазочных материалов может производиться несколькими способами:

1. Наличный расчет. Подотчетному лицу (водителю) выдаются денежные средства для покупки ГСМ. 
2. Безналичный расчет. Данный способ представляет собой безналичную оплату с помощью использования топливных талонов или топливных карт, либо заключая договор на поставку ГСМ на склад организации (при наличии оборудованного места). 
   

• Топливные талоны представляют собой бумажные (пластиковые) карточки с указанным на них количеством топлива, которое может быть выдано. При их использовании учреждение сначала оплачивает ГСМ, после чего поставщик выдает талоны для заправки транспортного средства на АЗС.  Затем необходимо оприходовать топливные талоны как денежные документы.  Они выдаются водителям по мере необходимости. После этого топливо принимается к учету в качестве материальных запасов.
• Топливные карты — это пластиковые карты со встроенным микрочипом, которые являются носителем технической информации (о количестве денежных средств, видах ГСМ и т.д). В отличие от топливных талонов их можно использовать неоднократное количество раз. 

Списание горюче-смазочных материалов

Перед списанием ГСМ необходимости определить:

• норму расхода ГСМ
  
• фактический расход ГСМ
  

Нормы расхода

В распоряжении Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте» говорится, что данные нормы используются для отражения расхода топлива на осуществление именно транспортного процесса, нормы расхода на прочие нужды устанавливаются отдельно.

Согласно данному распоряжению устанавливается 3 вида норм:

1. Базовая норма на 100 км (л/100 км) пробега автотранспортного средства (АТС) в снаряженном состоянии. Зависит от конструкции автомобиля, его агрегатов и систем, категории, типа и назначения автомобильного подвижного состава (легковые, автобусы, грузовые и т.д.), от вида используемых топлив
2. Транспортная норма в литрах на 100 км (л/100 км) пробега при проведении транспортной работы. Зависит от грузоподъемности или от нормируемой загрузки пассажиров или от конкретной массы перевозимого груза.
3. Эксплуатационная норма устанавливается по месту эксплуатации АТС на основе базовой или транспортной нормы с использованием поправочных коэффициентов (надбавок), учитывающих местные условия эксплуатации, по формулам, приведенным в данном распоряжении.

Поправочные коэффициенты используются при:

• работе автотранспорта в зимнее время года;
  
• работе автотранспорта на дорогах со сложным планом;
  
• работе автотранспорта в населенных пунктах с численностью населения свыше 5 млн. человек;
  
• работе автотранспорта, требующей частых остановок;
  
• работе автомобилей с пониженной средней скоростью;
  
• обкатке нового автомобиля;
• и других случаях, указанных в данном приказе со значениями установленных коэффициентов.

Отметим что соблюдение данных рекомендаций является правом налогоплательщика, а не обязанностью, что указано в письме Минфина России от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097 «При определении обоснованности произведенных затрат на приобретение топлива для служебного автомобиля налогоплательщик вправе учитывать Методические рекомендации "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте", введенные в действие распоряжением Министерства транспорта Российской Федерации от 14.03.2008 N AM-23-p.».

Фактический расход ГСМ

Списание фактического расхода горюче-смазочных материалов производится на основании данных путевых листов. Путевой лист - это основной первичный документ учёта работы водителя и пробега, маршрута, выдаваемый водителям транспортных средств. Приказ Минтранса РФ от 18 сентября 2008 г. N 152 "Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов" утверждает обязательные для заполнения реквизиты, а именно:

• наименование и номер путевого листа
  
• сведения о его сроке действия
  
• сведения о владельце транспортного средства
  
• сведения о транспортном средстве
  
• сведения о водителе
  

Путевой лист необходимо оформлять на каждое транспортное средство, но при этом если оно используется несколькими водителями посменно, то допускается оформление нескольких путевых листов на одно транспортное средство.

Следует также отметить, если расход по норме больше фактического, то списание осуществляется по фактическому расходу. Если же наоборот, то списание осуществляется по нормам расхода. При этом, в соответствии с письмом Минфина РФ от 8 июля 2011 г. N 02-06-10/3056 «О списании горюче-смазочных материалов по нормам расхода топлива, рекомендуемым Министерством транспорта РФ», списание указанного превышения (перерасхода) может производиться по распоряжению руководителя учреждения при наличии объективных причин, повлекших перерасход ГСМ при эксплуатации автомобиля в определенных условиях, в определенной местности. При установлении вины водителя, допустившего перерасход топлива при ненадлежащей эксплуатации служебного автомобиля, сумма выявленного перерасхода учитывается в бюджетном учете учреждения как недостача и взыскивается с водителя в установленном порядке

 Налоговый учет

Затраты налогоплательщика на приобретение топлива, расходуемого на технологические цели, выработку (в том числе самим налогоплательщиком для производственных нужд) относятся к материальным расходам (Пп. 5 п. 1 ст.  254 «Материальные расходы» НК РФ). В свою очередь расходы на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного и иных видов транспорта) относятся к прочим расходам (Пп. 11, п.1 ст. 264 «Прочие расходы» НК РФ). Но в этом случае стоит помнить, что порядок отнесения к видам затрат зависит от цели использования транспорта. Например, если транспортное средство используется для доставки материалов, то затраты будут отнесены к материальным расходам, но если автомобиль применяется для служебных целей, в этом случае затраты следует отнести к прочим расходам.

 Отражение в ПП «1С:Бухгалтерия государственного учреждения», ред. 2.0.

Для отражения учета горюче-смазочных материалов в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения», редакция 2.0 необходимо включить возможность использования подсистемы «Учет ГСМ».  Данная настройка выполняется 1 раз. Для этого необходимо перейти в подраздел «Настройка параметров учета» раздела «Администрирование» (рис.3).

Рис.3

В специализированной подсистеме «Учет горюче-смазочных материалов» требуется включить возможность ее использования (рис.4).

Рис.4

Прежде чем списать ГМС, необходимо определить фактический и нормативный расход ГСМ на основании данных путевого листа. Для его таксировки, то есть определения денежной оценки операций, предназначен документ «Таксировка путевого листа», который находится в разделе «ГСМ», появившемся после включения опции использования соответствующей подсистемы (рис. 5)

Рис.5

Работа с данным документом осуществляется в списке документов «Таксировка путевых листов» (рис. 6)

 

Рис. 6

Данный документ предполагает два режима его использования

• Расчет расхода ГСМ по путевому листу -  предназначен для расчета фактического и нормативного расхода ГСМ по путевому листу
  
• Сводный расчет расхода ГСМ по таксировкам — используется в конце периода, в случае списания ГСМ по результатам таксировок путевых листов, выданных ранее. В данном режиме списания ГСМ происходит сводно за весь период.
  

В случае использования режима «Расчет расхода ГСМ по путевому листу» создать документ «Таксировка путевого листа» можно на основании документа «Путевой лист» (рис.7)

Рис.7

Заполнение документа «Путевой лист»

Рассмотрим заполнение документа «Путевой лист», который предполагает формирование несколько видов документов:

• Путевой лист автобуса (форма № 6)
  
• Путевой лист автобуса не общего пользования (форма № 6 спец)
  
• Путевой лист грузового автомобиля (форма № 4-П)
  
• Путевой лист грузового автомобиля (форма № 4-С)
  
• Путевой лист легкового автомобиля (форма № 3)
  
• Путевой лист специального автомобиля (форма № 3 спец)
  
• Путевой лист строительной машины (форма № ЭСМ-2)
  
• Путевой лист трактора (форма № 412-АПК)
  

В шапке документа «Путевой лист» требуется выбрать транспортное средство, которое заполняется из списка справочника «Основные средства». На закладке «Горючее» табличной части документа «Путевой лист» необходимо заполнить данные о фактическом и нормативном расходе ГСМ. Результат считается автоматически на основании заполненных данных (рис. 8).

 

Рис. 8

На закладках «Выезд» и «Возвращение» табличной части документа требуется заполнить показания спидометра (км) при выезде и по возвращению (рис.9)

Рис.9

Необходимо также заполнить на закладке «Маршрут» количество пройденных транспортным средством километров, время выезда и возвращения, а также контрагента (заказчика), который выбирается из списка справочника «Контрагенты» (рис. 10)

  

Рис. 10

 

На закладке «Результаты» требуется заполнить общее количество часов в наряде и количество пройденных транспортным средством километров. Кроме того, документ позволяет рассчитать заработную плату за часы и за километраж (рис. 11)

Рис. 11

 Заполнение документа «Таксировка путевого листа» с видом таксировки «Расчет расхода ГСМ по путевому листу»

После заполнения документа «Путевой лист» можно произвести его таксировку. Для начала рассмотрим формирование документа с видом «Расчет расхода по путевому листу». В документе «Таксировка путевого листа» необходимо выбрать соответствующий путевой лист (рис. 12). В случае замены счетчика пробега нужно установить флаг «Первая таксировка после сброса (замены) счетчика пробега». Показания спидометра заполняются автоматически на основании путевого листа. Если для одного транспортного средства необходимо наличие двух путевых листов с одинаковой датой, то следует указать «смену».

Рис. 12

В табличной части документа на закладке «Исходные данные» по кнопке «Заполнить» автоматически заполняется маршрут движения по данным путевого листа (рис. 13). Можно увидеть расшифровку формулы расчета нормативного расхода ГСМ, нажав на соответствующую кнопку «Показать формулу расчета».

Рис. 13

Для корректного отражения расхода ГСМ в программе также необходимо заполнить нормы расхода, поправочные значения и поправочные коэффициенты, рассмотренные ранее (рис. 14).

Рис.14

Поправочные значения для расчета норм расхода ГСМ является индивидуальным параметром конкретного транспортного средства, у которого фактический расход ГСМ в силу объективных индивидуальных причин отличается от нормативного расхода для аналогичных транспортных средств, заданных нормативными документами.

Если требуется внести поправочные коэффициенты, необходимо предварительно их создать (рис.15).

Рис. 15

Расчет расхода ГСМ заполняется автоматически по данным путевого листа с учетом поправочных коэффициентов, при нажатии на кнопку «Рассчитать нормативный расход ГСМ» (рис. 16). Если расход осуществлялся с помощью карт или талонов необходимо ввести эти данные. Для расчета значение фактического расхода для смазочных материалов следует нажать на кнопку «Рассчитать фактический расход всех смазочных материалов»

Рис. 16

Для списания горюче-смазочных материалов следует заполнить табличную часть «Списание ГСМ» документа «Таксировка путевого листа». После подбора соответствующей номенклатуры необходимо указать счет списания (рис. 17).

Рис. 17

При проведении документа формируются следующие проводки (рис. 18)

Рис. 18

После заполнения и проведения документа можно сформировать и распечатать Справку расчет нормативного и фактического расхода ГСМ (рис. 19) и Акт о списании материальных запасов (рис.20).

Рис. 19

Рис. 20

Заполнение документа «Таксировка путевого листа» с видом таксировки «Сводный расчет расхода ГСМ по таксировкам»

Данный способ удобно использовать, если списание ГСМ невозможно провести в течение периода, например, если учреждение применяет топливные карты и списание осуществляется на основании документов поставщика в конце месяца.

Документ заполняется по данным таксировок путевых листов, созданных в течение периода. Табличная часть документа заполняется по кнопке «Заполнить список документов таксировки» (рис. 21).

  

Рис. 21

Дальнейшее заполнение документа осуществляется аналогично рассмотренному ранее заполнению таксировок с видом «Расчет расхода ГСМ по путевому листу».

Таким образом, отражение учета горюче-смазочных материалов в ПП «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» осуществляется намного проще, чем было ранее, за счет автоматического формирования документов на основании уже заполненных данных.