Многие бухгалтеры сталкиваются с проблемой ошибочных остатков неиспользованных отпусков, которая возникла вследствие некорректного переноса данных из других программ или ведения учета пользователями. Так как остатки отпусков непосредственно влияют на заполнение данных при оформлении отпуска или увольнения сотрудника, а также участвуют при расчете резерва на оплату труда, то необходимо, чтобы они были правильными. 

Для этого в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», редакция 3.1 используется специализированный документ «Остатки отпусков». Он находится на вкладке «Кадры», но его необходимо вывести в рабочую область. На вкладке «Кадры» нажимаем кнопку с шестеренкой (Рис. 1).

Рис. 1

Выбираем пункт «Настройка навигации» (Рис. 2).

Рис. 2

В открывшемся окне настройки панели навигации в левой части «Доступные команды» развернуть по знаку «+» группу «Обычное» (Рис. 3).

Рис. 3

В перечне пунктов найти «Остатки отпусков» и щелкнуть по нему левой клавишей мыши 1 раз, он выделится желтым цветом (Рис. 4).

Рис. 4

После этого нажать кнопку «Добавить» между двумя таблицами (Рис. 5).

Рис. 5

Программа сама перенесет данный пункт в нужную группу выбранных команд (Рис. 6).

Рис. 6

После этого по кнопке «Ок» следует записать изменения. На вкладке «Кадры» появится журнал документов «Остатки отпусков» (Рис. 7).

Рис. 7

В журнале можно сделать отбор по организации. Документ создается на каждого отдельного сотрудника, так как ввод остатков отпусков возможно требуется не для всех сотрудников. Новый документ создается по кнопке «Создать» (Рис. 8).

Рис. 8

В нашем примере сформируем справку по отпуску, чтобы наглядно видеть изменения, которые мы внесём документом «Ввод остатков отпусков». Для этого перейдем в раздел «Кадры» - «Кадровые отчеты» (Рис. 9).

Рис. 9

В списке отчетов найдем отчет «Справка об отпусках сотрудника» (Рис. 10).

Рис. 10

Сформируем отчет по сотруднику Бальцер Г.Э. на 01.09.2024 (Рис. 11).

Рис. 11

Как видим в отчете после приема сотрудника 25.01.2010 года у него накопились остатки отпуска, а на самом деле их нет (для нашего примера).

Аналогичную ситуацию можем наблюдать, если сотрудника мы отправим в отпуск с 01.09.2024. В документе «Отпуск» в полях «Предоставляется за период работы с» и «По» будет указан самый ранний период, который еще не отгулян (Рис. 12).

Рис. 12

И если бы сотрудник увольнялся 01.09.2024 года, то в документе «Увольнение» период работы был бы указан, за который предоставляется компенсация отпуска (удержание за неотработанные дни отпуска) (Рис. 13).

Рис. 13

Получается, что у сотрудника по всем данным программы есть не отгулянные остатки отпуска, но на самом деле их нет. Просто их не отразили в программе. Нам необходимо скорректировать эти данные документом «Ввод остатков отпусков» на 01.09.2024, чтобы у сотрудника было все правильно.

Создадим новый документ. В шапке документа выбираем в поле «Организация» ту организацию, в которой работает сотрудник. А в поле «Сотрудник» из подчиненного справочника выбираем нужный элемент (Рис. 14).

Рис. 14

Дата документа установится текущей датой, но вы вправе её изменить. А вот номер документа присвоится автоматически и лучше его не менять.

Дата отпусков – важная дата. Это дата, на которую вы будете считать остатки отпуска и с которой будут записаны изменения. То есть с этой даты будут использованы те значения, которые вы укажете в документе, а более ранние сведения больше учтены не будут.

В нашем примере мы будем корректировать сведения на 01.09.2024, поэтому в поле «Дата остатков» мы поставим 01.09.2024 (Рис. 15).

Рис. 15

Ниже у нас находится две части, которые дают право на ввод информации. Первая часть «Права на отпуск». В ней указываются права сотрудника на отпуск. Если ранее у сотрудника были неправильные данные, мы можем их откорректировать. По кнопке «Добавить» - добавить вид отпуска, которого не было у сотрудника ранее. По кнопке «Отменить» - отменить вид отпуска, который был излишне назначен сотруднику (Рис. 16).

Рис. 16

В табличной части непосредственно находятся те виды отпусков, которые есть на данный момент у сотрудника. Оперировать кнопками «Добавить» и «Отменить» можно стоя на точной строке. Например, если мы встанем на строку «Основной» и нажмем «Отменить», то данный отпуск предоставляться с 01.09.2024 не будет сотруднику (Рис. 17), а кнопка «Отменить» заменится на кнопку «Продолжить».

Рис. 17

Если вы случайно нажали кнопку «Отменить», то нажав на кнопку «Продолжить» вы снова вернете сотруднику право на получение данного вида отпуска (Рис. 18).

Рисунок 18

Если сами виды отпусков указаны правильно, но неправильно указано количество дней в году, вы их корректируете непосредственно в нужной ячейке. Например, сотруднику положено не 28 дней в году, а 30 дней, так как он инвалид. Для этого в ячейке «Количество дней в год» в строке «Виды ежегодного отпуска» - «Основной» вместо 28 дней мы заменим на 30 (Рис. 19).

Рис. 19

Если сотруднику не добавлен вид отпуска, который положен, то мы нажимаем кнопку «Добавить», выбираем в новой строке вид отпуска и указываем положенное количество дней отпуска (Рис. 20).

Рис. 20

Также в табличной части «Права на отпуск» есть колонки «Остаток» и «Дней отсутствия». В колонке «Остаток» дни проставятся автоматически, если будет заполнена нижняя табличная часть. А в колонке «Дней отсутствия» можно указать количество дней, которые сдвигают рабочий год. Для этого достаточно щелкнуть по ячейке «Дней отсутствия» напротив нужного вида ежегодного отпуска и оформить табличную часть (Рис. 21).

Рис. 21

В открывшемся диалоговом окне «Отсутствия, сдвигающие рабочий год» можно через кнопку «Добавить» ввести вид отсутствия и количество дней, на которое сдвинется рабочий год. Справочник «Виды отсутствий» предопределенный, добавить туда ничего нельзя (Рис. 22).

Рис. 22

В нижней части находится блок «Остатки отпусков по рабочим годам», в котором вводим остатки отпусков, которые не отгуляны сотрудником по расчету на «Дату остатков». Допустим, что наш сотрудник не отгулял за рабочий период:

25.01.2022-24.01.2023 = 1 день основного отпуска

25.01.2023-24.01.2024 = 10 дней основного отпуска

25.01.2023-24.01.2024 = 3 дня дополнительного отпуска за интенсивный труд и ответственность.

Введем в табличную часть сначала остатки основного отпуска (Рис. 23).

Рис. 23

В первой строке мы ввели остаток за период с 25.01.2022 по 24.01.2023, во второй за период с 25.01.2023 по 24.01.2024. Откуда же мы взяли третью строку? Так как мы вводим остатки отпусков на 01.09.2024, а рабочий период сотрудника начинается с 25.01.2024, то логично то, что на 01.09.2024 он накопил еще остаток. Вот его мы и ввели, рассчитав следующим образом:

30 дней положенного отпуска / 12 месяцев в году = 2,5 за 1 отработанный месяц

за период с 25.01.2024 по 01.09.2024 полностью отработанных месяцев = 7

2,5 * 7 месяцев = 17,5 дней

Теперь введем остатки дополнительного отпуска за период с 25.01.2023 по 24.01.2024 (Рис. 24).

Рис. 24

В четвертой строке мы ввели остаток за период с 25.01.2023 по 24.01.2024. А в пятой строке введем остаток за период с 25.01.2024, который накопился на 01.09.2024. Рассчитаем его аналогичным способом:

7 дней положенного отпуска / 12 месяцев в году = 0,58 за 1 отработанный месяц

За период с 25.01.2024 по 01.09.2024 полностью отработанных месяцев = 7

0,58 * 7 = 4,06

После ввода остатков отпусков в верхней табличной части «Права на отпуск» в колонке «Остаток» появятся общие значения, которые ввели (Рис. 25).

Рис. 25

Проведем документ и посмотрим изменения по отчету «Справка об остатках отпусков» (Рис. 26).

Рис. 26

В отчете видно, что программа не берет в расчет дату приема, от которой изначально был расчёт остатков отпусков. Теперь за точку отсчета идёт дата, на которую мы ввели документ «Остатки отпусков». И указаны те значения остатков, которые занесли.

Если сформируем отчет на любое другое число, то произойдет перерасчет остатков отпусков с учетом нового отработанного периода. Например, на 01.10.2024 остатки отпусков будут равны 31 день основного отпуска и 7,64 дополнительного отпуска за интенсивный труд и ответственность (Рис. 27).

Рис. 27

То есть программа к зафиксированному остатку прибавила новые остатки отпуска.

Данный документ повлияет и на отражение сведений об остатках отпусков в документе «Отпуск». Ранее мы его формировали, а теперь перечитаем документ. В нем поля «Предоставляется за период работы с» и «по» изменятся (Рис. 28).

Рис. 28

Документ «Остатки отпусков» повлияет и на сведения в документе «Увольнение». Теперь в нем поля «За период работы с:» и «По» изменятся на данные из документа «Остатки отпуска» в отличие от прежних значений (Рис. 29).

Рис. 29

Также следует отметить, что если после ввода документа «Остатки отпусков» вам через какое-то время снова потребуется их корректировка, то не нужно менять это в существующем документе! Следует сделать новый документ и на новую дату внести остатки отпусков.

Ведите учет правильно!