Октябрь 2015 г.

Программный продукт «1С: Медицина. Больничная аптека» появился на рынке несколько лет назад. Но, несмотря на это, функционал данной программы используется лишь частично. Это очень удобная конфигурация для ведения учета лекарственных средств, программа позволяет вести учет по сериям, партиям, срокам годности. Реализован учет медикаментов и расходных материалов не только на основном складе в аптеке, но и непосредственно в отделениях и на местах хранения. Практически все пользователи освоили выгрузку данных по мониторингу цен ЖНВЛП на сайт Росздравнадзора. 

Однако, конфигурация Больничная аптека ред. 1.1 предполагает не только обособленный учет в аптеке и отделениях, но и имеет возможность совместного использования с другими конфигурациями, в частности с конфигурациями для ведения бухгалтерского учета. В данной статье мы рассматриваем возможности обмена между конфигурациями «1С: Медицина. Больничная аптека» ред. 1.1 и «1С: Бухгалтерия государственного учреждения 8» ред. 1.0. Настройка обмена позволяет экономить время бухгалтера, который занимается учетом материальных запасов, избавляет от рутинной работы по заполнению документов по поступлению, перемещению и списанию материальных запасов в БГУ. Все эти документы создаются в конфигурации «1С: Медицина. Больничная аптека» медицинским персоналом, а затем происходит выгрузка данных в конфигурацию «1С: Бухгалтерия государственного учреждения 8».

Рассмотрим особенности настройки обмена между данными конфигурациями.

Информация о начальных остатках не мигрирует между конфигурациями. Поэтому перед началом обмена данными необходимо ввести информацию о начальных остатках в конфигурации «1С: Медицина. Больничная аптека». Для этого предназначен документ «Ввод остатков». В конфигурации должны быть корректно установлены функциональные опции ("Вести учет по источникам финансирования" и "Обмен данными с 1С: Бухгалтерия гос. Учреждения 8").

Обмен данными носит двухсторонний характер и производится на уровне документов и справочной информации. Поэтому первым шагом использования данного функционала должна стать выгрузка данных Плана счетов, КЭК, КПС, ЦМО, ИФО, Направлений деятельности из конфигурации БГУ в файл, который в дальнейшем будет загружен в конфигурацию БА. Это избавит от повторного набора информации в базе аптеки. Из БГУ в БА также можно выгрузить контрагентов и номенклатуру, не являющуюся лекарственными препаратами (перевязочные средства, расходный материал, тару и т.д.). Выгрузку номенклатуры, представляющей лекарственные средства, выгружать из БГУ нецелесообразно, так как заполнение справочника Номенклатура в БА производится путем загрузки данных с сайта ИТС, которые содержат всю необходимую информацию для того, чтобы в последствии можно было автоматически формировать отчет по мониторингу цен на ЖНВЛП (см. рис. 1, 2, 3).

Рис. 1

Рис. 2

Рис. 3

Следующим шагом на пути к обмену данными с конфигурацией «1С: Бухгалтерия государственного учреждения 8» должна стать настройка аналитики бухгалтерского учета. В конфигурации «1С: Медицина. Больничная аптека» аналитикой является реквизит «Источник финансирования», который объединяет в себе три объекта аналитики в бухгалтерском учете бюджетных учреждений: КФО, КПС и ИФО. Соответственно, чтобы выгрузка данных происходила корректно и в документах, созданных в БГУ в результате выгрузки правильно были проставлены КФО, КПС и ИФО, необходимо настроить соответствие данных реквизитов Источнику финансирования в БА (см. рис. 4, 5).

Рис. 4

Рис. 5

Далее следует настроить соответствие реквизита Склад в БА и ЦМО в БГУ. Регистр сведений «Объекты аналитики бухгалтерского учета складов», в котором производится данная настройка, является периодическим, то есть указывается дата, с которой действует данный ЦМО. Поэтому, при смене материально-ответственного лица в БГУ необходимо в данный регистр в БА внести изменения, указав дату, с которой данные изменения вступают в силу (см. рис. 6, 7).

Рис. 6

Рис. 7

В регистре сведений «Шаблоны проводок 401 и 106» есть возможность настроить необходимую аналитику в зависимости от проводимой операции, в частности определить счет списания затрат 109.61 или 401.20, а также указать Вид затрат к счету 109.61 (см. рис. 8).

Рис. 8

Номенклатура в конфигурации «1С: Медицина. Больничная аптека» учитывается в разрезе групп бухгалтерского учета. Данный реквизит содержится в карточке номенклатуры и является обязательным для заполнения, если планируется настройка обмена с бухгалтерией. Каждой группе соответствует счет учета номенклатуры. Например, медикаменты – 105.31, тара – 105.37, прочая номенклатура – 105.36.  Данное соответствие настраивается в регистре «Счет номенклатуры по умолчанию». Согласно этим настройкам при выгрузке данных в «1С: Бухгалтерия государственного учреждения 8» в документах по учету материальных запасов проставляются соответствующие счета (см. рис. 9, 10).

Рис. 9

Рис. 10

Каждому документу в БА при обмене соответствует определенный документ, создаваемый в БГУ.

Выгрузка данных может происходить в двух вариантах: в суммовом выражении в разрезе групп бухгалтерского учета и по каждой номенклатурной позиции отдельно. То есть, в конфигурации «1С: Бухгалтерия государственного учреждения 8» после загрузки туда данных могут сформироваться проводки либо по каждой номенклатуре отдельно, либо общими суммами в разрезе групп: медикаменты, тара, перевязочные средства и т.д. по условной стоимости 1 руб. за единицу, то есть количество принимается равным сумме, а цена равна единице. Какой вариант обмена выбрать (суммовой или нет) зависит от организации учета на предприятии (см. рис. 11).

Рис. 11

Выгрузка данных производится за определенный период. Который задается вручную пользователем. За указанный период по умолчанию выгружаются все документы, но можно установить отбор по видам документов, установив необходимый флаг (см. рис. 12).

Рис. 12

В дальнейшем, если в базе БА будут вводиться новые товары, контрагенты или договоры, то при обмене с БГУ они будут передаваться в базу бухгалтерии вместе с документами, в которых они фигурируют.

Таким образом, настройки обмена конфигураций «1С: Медицина. Больничная аптека» ред. 1.1 и «1С: Бухгалтерия государственного учреждения 8» ред. 1.0 адаптированы под учет в медицинских учреждениях. Использование обмена упрощает ведение учета медикаментов в базе бухгалтерии. В случае возникновения каких-либо особенностей учета, существует возможность использования нетиповых правил обмена.