Ошибки при формировании 6-НДФЛ в «1С:Зарплата и управление персоналом 8», редакция 3.1

17 июля, 2024

июля, 2024

Июль 2024

Форма 6-НДФЛ сдается в ИФНС РФ с 2016 года. За это время она претерпела множество изменений, особенно за последние полтора года, так как произошли преобразования в самом налоговом кодексе. Несмотря на изменения формы отчетности, бухгалтера зачастую совершают одни и те же ошибки из года в год, которые влияют на заполнение отчета. В данной статье мы рассмотрим самые распространенные из них.
Прежде чем опишем ошибки, поговорим об особенностях начисления заработной платы в «1С:Зарплата и управление персоналом 8», редакция 3.1. С 01.01.2023 реформа в Налоговом кодексе повлияла на перестройку в конфигурациях, и фирма 1С дала рекомендации, чтобы избежать некорректной работы программы при начислении НДФЛ.

1) Своевременно отражать отсутствие сотрудников.
Для этого необходимо до начисления зарплаты за первую половину месяца и окончательного расчета вносить документы-отклонения (больничный лист, командировка, отпуск, отпуск за счет работодателя, отсутствие по невыясненной причине и другие виды документов) в программу и проводить их. Если вы работаете с документом «Табель», то в нем также должны быть зафиксированы отсутствия. Важно, что это должно быть сделано ДО начисления и выплаты за первую половину или окончательного расчета.

2) Не допускать превышения суммы аванса над зарплатой.
Понимаем, что в реальности учет, который вы ведете и который видят законодатели, отличается. Тем не менее у программы теперь есть особенности учета расчета за первую половину месяца, так как до 01.01.2023 в редких случаях исчислялся НДФЛ. А теперь с указанной даты мы обязаны исчислить и перечислить НДФЛ в бюджет РФ. В связи с этим появились движения НДФЛ для формирования отчетности.
Приведем пример. В начислении за первую половину месяца оклад сотрудника = 10 000,00. НДФЛ = 1 300. Выдача в банк = 8 700,00. (Рис. 1, Рис. 2, Рис. 3).

Рис. 1

Рис. 2

Рис. 3

Соответственно, мы перечислим НДФЛ = 1300 в бюджет РФ. Наглядно видно в отчете «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику» (Рис. 4).

Рис. 4

В конце месяца выясняем, что сотрудник заболел еще до аванса и продолжает болеть (или его лишили премии за неэффективную работу, или оказался в срочной командировке – любой вариант, при котором он не заработал полностью свой оклад. При этом начисление за первую половину месяца получил больше). Стоит учесть - при окончательном расчете зарплаты программа рассчитывает весь месяц полностью, а не вторую половину. Допустим, при окончательном расчете за месяц оклад = 8 000. НДФЛ = 1 040. Выдача в банк = 6 960. (Рис. 5, Рис. 6).

Рис. 5

Рис. 6

Но уже сделаны движения НДФЛ за первую половину, соответственно: 1040 (окончательный расчет НДФЛ за месяц) – 1300 (за первую половину месяца) = - 260. Получается отрицательный НДФЛ, который мы не можем отразить в регламентированном учете, так как по НК у нас не может быть отрицательная сумма. Это также наглядно видно в отчете «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику» (Рис. 7).

Рис. 7

Такую отрицательную сумму программа попытается «закрыть» следующими месяцами (Рис. 8, Рис.9, Рис. 10). Но если у сотрудника не хватит НДФЛ в будущих периодах, то сумма так и останется удержанной больше.

Рис. 8

Рис. 9

Рис. 10

3) Своевременно создавать документы-начисления перед фактической выплатой с указанием максимально ожидаемой «Планируемой даты получения выплаты».
НДФЛ рассчитывается не только в документе «Начисление зарплаты и взносов», но и в других документах, например, в разовых начислениях. Для того, чтобы в разовых документах НДФЛ корректно рассчитался, документ «Начисление зарплаты и взносов» должен быть распроведен или вовсе не создан. Другими словами, при расчете зарплаты документ «Начисление зарплаты и взносов» должен быть создан последним. Таким образом, программа в нем окончательно «подобьёт» весь НДФЛ за месяц.
В документе «Начисление зарплаты и взносов» есть поле «Планируемая дата выплаты» (Рис. 11).

Рис. 11

Она должна быть датой, когда произойдет выплата зарплаты по ведомости. Если эта дата сдвигается, то в это поле необходимо поставить ту, когда фактически будет произведена выплата до расчета сотрудников (Рис. 12).

Рис. 12

Если получилось так, что в документе «Начисление зарплаты и взносов» стояла планируемая дата, например, 11.08.2024, а получилось выплатить только 09.08.2024 и сделаны ведомости на выплату, то не нужно заходить в документ «Начисление зарплаты и взносов» и менять эту дату! При формировании отчётности программа возьмет дату из ведомости на выплату. Для наглядности сформируем отчет «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику» (Рис. 13).

Рис. 13

Следует отметить, что «Плановую дату выплаты» нужно ставить максимально ожидаемой не только в документе «Начисление зарплаты и взносов», но и в любом документе, где она есть.
4) После проведения ведомости на выплату зарплаты, а также регистрации новых документов-начислений, не рекомендуется перепроводить документы прошлых периодов.
В программе есть четкая иерархия проведения документов, нарушение которой приводит к неправильному отражению данных. Для обеспечения этого можете установить дату запрета редактирования данных в настройках программы.
5) При необходимости перепроведения документов прошлого периода нужно предварительно отменить новые документы-начисления и ведомости на выплату.
Этот пункт настоятельно рекомендуем использовать в крайней необходимости при сохраненной копии и желательно с обслуживающим программистом!
Такие небольшие и простые правила помогут избежать многих ошибок при формировании отчетности. Перейдем к ним.

Ошибка 1. Формирование регламентированного отчета «6-НДФЛ» происходит на вкладке «Отчетность, справки» - «1С-Отчетность» (Рис. 14).

Рис. 14

При создании отчета в выпадающем меню представится выбор редакции, по которой будут заполнены данные (Рис. 15). Если у вас стоит актуальный релиз ПП «1С: Зарплата и Управление Персоналом 8, ред. 3», правильная редакция встает автоматически. Но проверяйте, прежде чем нажать «Создать».

Рис. 15

Ошибка 2. На титульном листе отчета 6-НДФЛ есть поле «Дата подписи». Она должна быть больше или равной дате формирования ведомостей за последний месяц отчетного периода. Например, если мы формируем отчет за 1 полугодие 2024 года, а ведомости по зарплате за июнь сформированы 11.07.2024 (последний месяц 2 квартала), то «Дата подписи» должна быть 11.07.2024 или больше (Рис. 16).

Рис. 16

Ошибка 3. С 2024 года строка 020 Раздела 1 заполняется нарастающим итогом с начала года. То есть туда будут попадать суммы удержанного и перечисленного НДФЛ с 01.01.2024 по 30.06.2024 года (Рис. 17).

Рис. 17

Ошибка 4. С 2024 года строка 030 Раздела 1 также заполняется нарастающим итогом с начала года. То есть туда будут попадать суммы налога, возвращенного с 01.01.2024 по 30.06.2024 года (Рис. 18).

Рис. 18

Ошибка 5. В строках 021-026 должны быть отражены суммы удержанного и перечисленного НДФЛ по срокам перечисления отчетного периода. Но если в соответствующем периоде был возврат НДФЛ, то сумма соответствующей строки должна быть больше на сумму возврата.
Например, по шестому сроку перечисления (строка 026 Раздела 1) сумма удержанного и перечисленного НДФЛ равна 73 613, а перечислено и отражено в уведомлении 72 970 (Рис. 19, Рис. 20).

Рис. 19

Рис. 20

Но в шестом сроке перечисления был возврат НДФЛ сотруднику в сумме 643 рубля, что отразилось в 6-НДФЛ в строке 036 Раздела 1 (Рис. 21).

Рис. 21

И данное заполнение будет правильным! Суммы в строках 021-026 будут отличаться от поданных уведомлений на возвращенный налог соответствующих строк 031-036. Это сделано для того, чтобы при загрузке отчета в ИФНС, суммы попали в нужные разделы и счета бюджета РФ и не образовалась путаница.

Ошибка 6. В Разделе 2 может появится страница со ставкой 9%, которая по сути является устаревшей (Рис. 22).

Рис. 22

Такое случается из-за ручной корректировки сумм НДФЛ в ведомости на выплату зарплаты, где была неправильно выбрана ставка. Чтобы найти сотрудника и ведомость, в которой произошла досадная ошибка, нам необходимо расшифровать строку 160 (Рис. 23).

Рис. 23

В появившемся окне расшифровки появится список сотрудников, у кого неправильно указана ставка налогообложения (Рис. 24).

Рис. 24

Далее формируем отчет «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику», в котором наглядно видна ведомость, в которой допущена неточность (Рис. 25).

Рис. 25

Из этого отчета можно напрямую «провалиться» в документ, достаточно щелкнуть дважды левой клавишей мыши по документу. В документе открыть поле «НДФЛ к перечислению» напротив нужного сотрудника (Рис. 26).

Рис. 26

В колонке «Ставка» необходимо исправить на правильное значение (Рис. 27).

Рис. 27

Провести документ. После исправления ошибка уйдет из 6-НДФЛ.
Не следует игнорировать эту ошибку, так как если вы руками в 6-НДФЛ удалите раздел, то при формировании справки 2-НДФЛ сотруднику вы можете об этом не вспомнить и выдать неверную форму.
Помимо ошибок есть еще и особенности заполнения формы отчета.
Особенность 1. Если натуральный доход сотруднику начислен в июне 2024 года, а выплачен только в июле 2024 года вместе с зарплатой (Рис. 28).

Рис. 28

В регламентированной форме за 1 полугодие сумма дохода и НДФЛ исчисленный НЕ попадет в строки 120 и 140 соответственно, так как начисление произошло в июне, а выплата в июле (Рис. 29).

Рис. 29

По результатам расчета за 3 квартал 2024 года в форму попадет натуральный доход, выплаченный 11.07.2024 года (Рис. 30).

Рис. 30

Особенность 2. НДФЛ с материальной выгоды по займу сотруднику также своеобразно отражается в форме отчета. Например, материальная выгода начислена сотруднику в июне 2024 года, выплата зарплаты произошла 11.07.2024 года (Рис. 31).

Рис. 31

И программа поставит начисление НДФЛ с материальной выгоды на последний день каждого месяца в течение срока, на который были выданы заемные средства, согласно ст. 223 НК РФ. А вот удержанный НДФЛ, как полагается, программа поставит на дату получения дохода.
В отчете 6-НДФЛ за полугодие 2024 года в Разделе 2 по ставке 35% встанет сумма дохода, полученная по материальной выгоде. А также НДФЛ исчисленный, так как 30.06.2024 – последний день месяца (Рис. 32).

Рис. 32

В отчете 6-НДФЛ за 3 квартал 2024 года в Разделе 2 по ставке 35% встанет сумма дохода, полученная по материальной выгоде. А также НДФЛ исчисленный, так как 30.06.2024 – последний день месяца и НДФЛ удержанный, так как выплата произошла 11.07.2024 (Рис. 33).

Рис. 33

И это будет правильным отображением в регламентированной форме.
Особенность 3. При заполнении 6-НДФЛ стоит учесть то, что если начисленные доходы не выплачены, то указывать их в отчете не нужно. Это завысит налоговую базу по НДФЛ.
Для автоматического заполнения регламентированной формы в такой ситуации рекомендуем сделать архивную копию и распровести документы начисления, которые не были выплачены. После сдачи отчета вновь провести документы.
По заполнению конкретных строк формы 6-НДФЛ можно разговаривать долго, так как у каждой организации есть свои особенности учета и ведения его в своей программе 1С. Если вы видите ошибку при формировании отчетности, не затягивайте с её устранением, так как она все равно «вылезет» в дальнейшем. Желаем удачи!