В большинстве компаний кадровый документооборот — это десятки ручных операций. Каждое заявление, справка, уведомление проходят через HR, бухгалтерию, руководителей и возвращаются по кругу. Бумаги теряются, сроки затягиваются, данные дублируются.

С 2021 года в России официально разрешён переход на электронный кадровый документооборот (ЭКДО). Компании, которые уже внедрили цифровой формат, сократили до 60% ручных операций и ускорили обработку кадровых процессов в 3–5 раз.

Сервис «1С:Кабинет сотрудника» переводит всю рутину в электронный формат и подключает персонал к системе 1С напрямую. Всё работает в одном контуре — прозрачно, надёжно и без бумажной волокиты. Сегодня мы разберём, как работает сервис «1С:Кабинет сотрудника» и зачем он нужен современному бизнесу.

Оглавление:

1. Что такое «1С:Кабинет сотрудника»

2. Возможности для сотрудников

3. Возможности для HR и руководства

4. Сколько стоит сервис «1С:Кабинет сотрудника»

5. С какими программами работает

6. Первичное подключение к сервису

7. Выгрузка данных по сотрудникам в «1С:Кабинет сотрудника» для последующего создания кабинетов

8. Настройка сотрудников, ответственных за обработку заявок

9. Подключение кадрового ЭДО и формирование согласия на присоединение к КЭДО

10. Итоги: зачем внедрять «1С:Кабинет сотрудника»

Что такое «1С:Кабинет сотрудника»

«1С:Кабинет сотрудника» — это личный онлайн-кабинет для каждого работника, встроенный в экосистему 1С. Он подключается к вашей 1С:ЗУП, ERP или Комплексной автоматизации и даёт сотруднику:

• доступ к личным данным

• возможность отправлять заявления

• подписывать документы онлайн

• получать справки

• видеть расчётный листок

• управлять графиком работы

Работает в браузере и на телефоне (через приложение). Поддерживает электронную подпись — простую (ПЭП) и квалифицированную (КЭП).

Возможности для сотрудников

Личный кабинет:

Возможности для HR и руководства

Сколько стоит сервис «1С:Кабинет сотрудника»

Тариф зависит от количества пользователей. Минимальный пакет — «1С:Кабинет сотрудника» 10": весь функционал для 10 сотрудников. Подключение дополнительных мест — по мере необходимости.

С какими программами работает

Программа 1С	Поддержка
1С:Зарплата и управление персоналом 8	✅
1С:Комплексная автоматизация 8	✅
1С:ERP Управление предприятием 2	✅
1С:Бухгалтерия предприятия 8	⚠️ Частично
1С:Зарплата и кадры госучреждения	✅

Первичное подключение к сервису

Для подключения к сервису у сотрудников в личной карточке должен быть указан адрес электронной почты и телефон.

Подключение настраивается пользователем с полными правами.

Рассмотрим на примере программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8», редакция 3.1 (3.1.30.133).

Для подключения «1С:Кабинет сотрудника» перейдите в «Зарплата» - «Сервис 1С:Кабинет сотрудника» (Рис.1).

Рис. 1

Для работы с сервисом убедитесь, что подключена «Интернет-поддержка». Если она еще не подключена, это можно сделать здесь же. Нажмите на кнопку «Подключить» (Рис.2).

Рис. 2

Далее следует по порядку пройти все этапы, предложенные в мастере установки (настройку шага 3 допустимо отложить и выполнить позже), и в заключение нажать кнопку «Подключить» (см. Рис. 3).

Рис. 3

Когда сервис перегружен, время соединения может увеличиться. После соединения на шаге 4 появится уведомление об этом (Рис.4).

Рис. 4

После успешной установки соединения вы увидите активную ссылку на сервис. Если окно подключения было закрыто прежде, чем вы перешли по ссылке, не беспокойтесь, его можно открыть повторно. Для этого вернитесь в раздел «Кадры» и выберите пункт «Сервис 1С:Кабинет сотрудника» (Рис.5).

Рис. 5

Переход по данной ссылке предназначен для ответственного сотрудника – администратора «Кабинета сотрудника». После активации ссылки система предложит создать надежный пароль для доступа к сервису. В целях безопасности рекомендуется генерировать сложные пароли, включающие в себя комбинацию прописных и строчных латинских символов, а также цифр (Рис.6).

Рис. 6

Для завершения процесса регистрации необходимо верифицировать ваш телефонный номер. На зарегистрированный номер телефона будет отправлено SMS-сообщение, содержащее уникальный код, который следует указать в предназначенном для этого окне (Рис.7).

Рис. 7

Если вы пропустили этап загрузки информации о сотрудниках при активации сервиса (пункт 3), сейчас самое время приступить к этой процедуре.

 Выгрузка данных по сотрудникам в «1С:Кабинет сотрудника» для последующего создания кабинетов

После активации сервиса требуется указать работников, чья информация будет передана для формирования их персональных профилей. Если этот шаг был пропущен при настройке сервиса (пункт 3), перейдите в раздел «Зарплата», а затем в «1С:Кабинет сотрудника» (Рис.8).

 

Рис. 8

В меню нажмите гиперссылку «Изменить настройку публикации» (Рис.9).

Рис. 9

Чтобы экспортировать информацию о сотрудниках в систему, отметьте галочками столбец «Экспортировать» напротив соответствующих пунктов штатного расписания (см. Рис. 10). В соответствии с выбранными элементами данные о сотрудниках, занимающих эти должности, будут переданы.

Рис.10

Если требуется исключить определенных сотрудников из выгрузки данных, даже если они занимают ту же должность, что и остальные, укажите их фамилии в разделе настроек «Исключения из правил публикации». Для каждого такого сотрудника необходимо установить атрибут «Не публиковать», чтобы система игнорировала их данные при формировании отчетов (Рис. 11).

Рис. 11

Перечислите (нажатием кнопки «Создать») в этом разделе пофамильно сотрудников, для которых не надо создавать кабинеты, поставив галочку напротив параметра «Не публикуются» (Рис. 12).

Рис. 12

В случае, когда у некоторых работников активирована передача данных в систему, но требуемые сведения, такие как email или телефон, не указаны, возникнет уведомление: «Данные не отправляются из-за неверного заполнения». Чтобы увидеть перечень этих сотрудников, необходимо нажать кнопку «Данные с ошибками заполнения» (Рис. 13).

Рис. 13

Коммуникация данными между приложением и службой осуществляется каждые 10 минут. Если нет желания ожидать стандартные 10 минут до того, как служба получит информацию, выбранную вами для размещения, можно инициировать немедленную синхронизацию с сервером. Для этого откройте раздел «Кадры» – «Сервис 1С: Кабинет сотрудника» – «Состояние обмена с сервисом» и нажмите кнопку «Выполнить обмен» (Рис. 14).

Рис. 14

После обнародования информации о работниках необходимо создать для них личные профили и разослать приглашения (если функция автоматической генерации не была активирована, что оговаривается в заключительной части данной инструкции). Это действие выполняется в разделе «Настройки» личного аккаунта администратора, определенного при первоначальной настройке сервиса (ответственного за его функционирование) (Рис. 15).

Рис. 15

После перехода в раздел «Настройки» откроется вкладка «Администрирование» (Рис. 16).

Рис. 16

В секции «Персональные профили» отобразятся имена и фамилии работников, информация о которых была выгружена из системы 1С. Возле каждого имени будет виден серый значок, указывающий на отсутствие созданного профиля для данного сотрудника. Расшифровка значений значков, отображаемых рядом с именами сотрудников, представлена на Рис. 17.

Рис. 17

Чтобы создать кабинет, отметьте галочкой фамилию соответствующего сотрудника, как это продемонстрировано на изображении ниже. В появившемся контекстном меню выберите опцию «Создать кабинет» (Рис. 18).

 

Рис. 18

Для удобства работы с перечнем работников предусмотрена функция оперативной фильтрации по статусам, расположенная вверху страницы. Кликните на соответствующую иконку, чтобы отобразить в списке только тех сотрудников, которые соответствуют выбранному статусу. Например, вы можете выделить тех, кому еще не отправлялись приглашения. Отметьте нужных работников и отправьте приглашения сразу группе сотрудников. Чтобы сузить выборку до конкретного отдела, воспользуйтесь фильтром, иконка которого указана на изображении ниже (Рис. 19).

Рис. 19

Выберите нужное подразделение из списка (Рис. 20).

Рис. 20

Если в процессе создания кабинета возникла ошибка, и кабинет не был создан, напротив сотрудника высветится пиктограмма красного человечка. Чтобы узнать, в чём заключается ошибка, нажмите на Ф.И.О. сотрудника. В открывшейся карточке сотрудника будет указана ошибка (Рис. 21).

Рис. 21

После создания кабинетов необходимо отправить сотрудникам приглашения. Можно отправить приглашение сотруднику на электронную почту или по смс.

Поставьте галочку напротив Ф.И.О. сотрудника (или сотрудников) со статусом «Ожидает отправки приглашения» - желтая иконка сообщения. В открывшемся меню доступна отправка приглашения по смс (Рис. 22).

Рис. 22

Если необходимо отправить приглашение на электронную почту, нажмите на три точки в конце списка и выберите «Отправить приглашение на e-mail» (Рис. 23).

Рис. 23

После отправки приглашения сотруднику напротив его Ф.И.О. установится дата отправки (Рис. 24).

Рис. 24

После подключения сотрудник получит доступ к своему кабинету, что отобразится соответствующей пиктограммой – зеленым человечком (Рис. 25).

Рис. 25

На закладке «Администрирование» в разделе «Параметры использования» можно включить автоматическое создание кабинетов и отправку приглашений сотрудникам (Рис. 26).

Рис. 26

Активируйте опции «Автоматическое создание кабинетов» и «Автоматическая отправка приглашений», установив соответствующие флажки. Если необходимо предоставить пользователям возможность самостоятельного выбора имени пользователя, отметьте пункт «Запрашивать логин при активации мобильного приложения» (см. Рис. 27). В ином случае система сгенерирует логин автоматически, используя фамилию и инициалы сотрудника, например, «СавинскаяЗЮ».

Рис. 27

 Настройка сотрудников, ответственных за обработку заявок

Для того, чтобы правильно настроить процедуру обработки запросов персонала, уполномоченным лицам необходимо определить: кто будет исполнителем заданий в разделе «Кадры» – «Сервис 1С:Кабинет сотрудника» – «Настройка правил обработки запросов работников» (Рис. 28).

Рис. 28

Запросы, как правило, направляются пользователю, координирующему функционирование сервиса, который, если необходимо, перенаправляет их другим сотрудникам. Но следует отметить, что гораздо эффективнее сразу определить ответственных лиц для каждого запроса (Рис. 29).

Рис. 29

Укажите ответственных напротив задач из списка. На одну задачу можно назначить несколько ответственных лиц. В ситуациях, когда требуется более точное и индивидуальное распределение заявок, например, необходимо, чтобы обращения от определенного подразделения направлялись конкретному ответственному специалисту, следует выбрать параметр «Настройка с учетом структуры компании» (Рис. 30).

Рис. 30

Как можно увидеть, в последнем столбце есть возможность указать количество дней, которые даются на обработку заявления сотрудника. Кнопка «Отчет по заявкам» позволяет увидеть отчет по текущим заявкам и срокам их обработки.

Подключение кадрового ЭДО и формирование согласия на присоединение к КЭДО

В «1С:Зарплата и управление персоналам 8», редакция 3.1 перейдите в «Кадры» – «Сервис 1С:Кабинет сотрудника» – «Настройки» и поставьте галочку напротив «Используется кадровый ЭДО» (Рис. 31).

Рис. 31

Программа сама сформирует и отправит на подпись согласия всем новым сотрудникам, если поставить галочку напротив «Автоматическое формирование согласий» (Рис. 32).

Рис. 32

Сотрудник должен будет подписать согласие электронной подписью у себя в личном кабинете. При отсутствии электронной подписи сервис предложит ее выпустить. После получения согласия на присоединение к кадровому ЭДО от сотрудника его необходимо подписать со стороны организации. Для этого требуется сотрудник, у которого есть право подписи кадровых документов от имени работодателя и электронная подпись. Для подписи согласия необходимо перейти в раздел «Кадры» – «Согласия на присоединения к КЭДО». Согласия, подписанные со стороны сотрудников, имеют статус «Согласие» (Рис. 33).

Рис. 33

Выделите согласие, один раз кликнув на него мышкой. Нажмите на кнопку «Подписать» (Рис. 34).

Рис. 34

В том случае, если был выбран бумажный вариант, сотруднику придёт уведомление, что ему необходимо ознакомиться с согласием на присоединение к КЭДО. После подписи согласия сотрудник должен нажать кнопку «Я подписал» (Рис. 35).

Рис. 35

После того, как сотрудник сообщит о подписании согласия, нужно подтвердить факт получения согласия отделом кадров. Для этого следует перейти в раздел «Кадры» – «Согласия на присоединение к КЭДО». Найдите согласие от нужного сотрудника. Убедитесь, что в графе «Состояние» стоит статус «Согласие» (то есть, сотрудник отметил у себя в личном кабинете, что согласие подписано). Нажмите кнопку «Подтвердить наличие подписанного документа» (Рис. 36).

Рис. 36

После подтверждения получения согласия у сотрудника в личном кабинете появится возможность выпустить электронную подпись.

Итоги: зачем внедрять «1С:Кабинет сотрудника»

«1С:Кабинет сотрудника» — это простой способ автоматизировать кадровый документооборот и снизить нагрузку на HR. Сотрудники получают доступ к справкам и заявлениям онлайн через личный кабинет. Отдел кадров освобождается от ручной обработки данных и бумажных заявлений.

Сервис «1С:Кабинет сотрудника» помогает сократить ошибки, экономит время и делает работу с персоналом прозрачной. Поддерживает электронную подпись (ПЭП и КЭП), полностью интегрируется с 1С:ЗУП, 1С:ERP и 1С:Комплексной автоматизацией.

Для оценки возможностей доступен тестовый период на 45 дней — его можно подключить прямо в программе. Во время пробного доступа вы сможете создать любое количество личных кабинетов сотрудников.

Попробуйте «1С:Кабинет сотрудника» в деле и убедитесь, как легко организовать электронный кадровый документооборот в 1С.

Желаем удачи!