Корзина (0)

Переход на ЭДО и порядок применения электронных первичных документов в организациях бюджетной сферы

Январь 2023 г.

С 1 января 2023 года учреждения бюджетной сферы должны перейти на внутренний электронный документооборот (согласно Письму Минфина России от 01.12.2021 № 02-07-07/98091). Внутренний ЭДО помогает контролировать и ускорять процесс обмена документами.

В этой статье мы рассмотрим последовательность перехода на ЭДО и порядок подключения внутреннего ЭДО для версии ПРОФ ПП «1С:Бухгалтерия государственного учреждения».

Содержание:

  1. Субъекты учета, применяющие ЭДО, и сроки перехода
  2. Унифицированные формы электронных первичных документов и регистров
  3. Правила оформления электронных документов
  4. Электронные подписи
  5. Этапы перехода
  6. Порядок подключения внутреннего ЭДО для версии ПРОФ

1. Субъекты учета, применяющие ЭДО и сроки перехода

Вначале рассмотрим, какие организации относятся к субъектам учета, обязанных применять внутренний ЭДО.

Все организации бюджетной сферы и иные организации, осуществляющие полномочия по ведению бюджетного и бухгалтерского учета, относятся к субъектам учета, которым необходимо перейти на внутренний ЭДО. К таким организациям относятся:

  • получатели бюджетных средств, осуществляющие ведение бюджетного учета;
  • органы государственной власти, органы местного самоуправления, органы местной администрации;
  • органы управления государственными внебюджетными фондами Российской Федерации и территориальными государственными внебюджетными фондами;
  • находящиеся в ведении главных распорядителей (распорядителей) бюджетных средств казенные учреждения;
  • иные хозяйствующие субъекты, осуществляющие полномочия получателей бюджетных средств (иные получатели бюджетных средств);
  • государственные бюджетные учреждения и автономные учреждения.

Важно отметить, что субъектам учета разрешено формировать первичные учетные документы на бумажном носителе в некоторых случаях: при отсутствии технической возможности (при условии представления в бухгалтерию электронного образа такого документа) и (или) если в законодательстве Российской Федерации установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Для перехода на применение электронных документов утверждены следующие сроки:

  • с 01.01.2022 электронные формы применяются федеральными органами исполнительной власти, их территориальными органами и подведомственными им федеральными казенными учреждениями, передавшими полномочия по ведению бюджетного учета Федеральному казначейству;
  • с 01.01.2023 должны обеспечить переход на применение унифицированных форм электронных все остальные организации бюджетной сферы.

2. Унифицированные формы электронных первичных документов и регистров

Для отражения информации о факте хозяйственной жизни организации необходимо оформить первичный документ. Первичный документ формируется строго по унифицированной форме. В связи с этим, Минфином России были утверждены унифицированные формы для первичных электронных документов бухгалтерского учета, применяемые при ведении бюджетного и бухгалтерского учета организациями бюджетной сферы, а также методические указания по их формированию и применению, для перехода на электронный документооборот. В Приказе Минфина России от 30.09.2021 №142н утверждены следующие новые формы электронных документов:

  • Ведомость группового начисления доходов (ф. 0510431);
  • Извещение о начислении доходов (уточнении начисления) (ф. 0510432);
  • Акт о консервации (расконсервации) объекта основных средств (ф. 0510433);
  • Акт приема-передачи объектов, полученных в личное пользование (ф. 0510434);
  • Акт об утилизации (уничтожении) материальных ценностей (ф. 0510435);
  • Акт о признании безнадежной к взысканию задолженности по доходам (ф. 0510436);
  • Решение о списании задолженности, невостребованной кредиторами, со счета____ (ф. 0510437);
  • Решение о проведении инвентаризации (ф. 0510439);
  • Решение о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов (ф. 0510440);
  • Решение о признании объектов нефинансовых активов (ф. 0510441);
  • Решение об оценке стоимости имущества, отчуждаемого не в пользу организаций бюджетной сферы (ф. 0510442);
  • Решение о признании (восстановлении) сомнительной задолженности по доходам (ф. 0510445);
  • Решение о восстановлении кредиторской задолженности (ф. 0510446);
  • Изменение Решения о проведении инвентаризации (ф. 0510447);
  • Акт о результатах инвентаризации наличных денежных средств (ф. 0510836);
  • Ведомость начисления доходов бюджета (ф. 0510837);
  • Ведомость выпадающих доходов (ф. 0510838);
  • Журнал операций по забалансовому счету (ф. 0509213);
  • Ведомость доходов физических лиц, облагаемых НДФЛ, страховыми взносами (ф. 0509095);
  • Карточка учета имущества в личном пользовании (ф. 0509097).

Также приказом Минфина России от 15 июня 2020 г. № 103н с 01.01.2021 утверждены новые формы электронных первичных учетных документов:

  • Решение о командировании на территории Российской Федерации (ф. 0504512);
  • Изменение Решения о командировании на территории Российской Федерации (ф. 0504513);
  • Решение о командировании на территорию иностранного государства (ф. 0504515);
  • Изменение Решения о командировании на территорию иностранного государства (ф. 0504516);
  • Решение о компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа для лиц, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей (ф. 0504517);
  • Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема (ф. 0504518);
  • Отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520).

3. Правила оформления электронных документов

Правила оформления электронных документов определены в Приказе №61н (далее Приказ). В соответствии с данным Приказом документы:

  • составляются в форме электронного документа;
  • электронный документ должен быть подписан ЭЦП, либо простой электронной подписью в случаях, предусмотренных Приказом;
  • должны быть заполнены все реквизиты электронного документа.

Важно отметить, что электронный первичный учетный документ принимается к учету если соблюдены все требования формирования электронного документа. Требования определены в методических указаниях.

При заполнении электронных документов в кодовой заголовочной и в содержательной части формы документа:

  • даты указываются в формате "ДД.ММ.ГГГГ", наименование формы, код формы по Общероссийскому классификатору управленческой документации (далее - ОКУД);
  • дата, на которую представлены содержащиеся в электронном документе сведения (дата формирования сведений);
  • информация об учреждении (субъекте учета), составившем документ, с отражением в кодовой зоне его уникального кода, соответствующего номеру реестровой записи реестра участников бюджетного процесса, а также юридических лиц, не являющихся участниками бюджетного процесса;
  • наименование вышестоящей организации - главного распорядителя бюджетных средств, главного администратора доходов и (или) наименование федерального органа государственной власти (органа государственной власти субъекта Российской Федерации, органа местного самоуправления), федерального государственного органа (государственного органа субъекта Российской Федерации), осуществляющего функции и полномочия учредителя в отношении государственного (муниципального) учреждения, с указанием в кодовой зоне кода главы по бюджетной классификации Российской Федерации;
  • наименование бюджета бюджетной системы Российской Федерации, в отношении которого осуществляются полномочия администрирования доходов бюджета с указанием в кодовой зоне уникального кода бюджета соответствующего публично-правового образования, сформированного с использованием кода по Общероссийскому классификатору территорий муниципальных образований (ОКТМО);
  • наименование единицы измерения с указанием кода по Общероссийскому классификатору единиц измерения (ОКЕИ), для иностранной валюте указывается код по Общероссийскому классификатору валют (ОКВ). 

4. Электронные подписи

Ключевой частью электронного документооборота является электронная подпись. Приказом №52н предусмотрены два вида подписи для электронных документов:

1. Простая электронная подпись

Простая электронная подпись представляет собой комбинацию из логина и пароля. Электронная подпись характеризуется параметрами: пользователь программы, ФИО физического лица, должность, организация (определяется по учетному документу), дата подписи и, собственно, подписанный объект.

Важно отметить, что простая электронная подпись может применяться только при внутреннем электронном документообороте.

2. Усиленная квалифицированная электронная подпись

Для внешнего ЭДО необходимо применять усиленную квалифицированную электронную подпись. Усиленная квалифицированная электронная подпись (ЭЦП) подтверждается сертификатом от аккредитованного удостоверяющего центра. Данная подпись подтверждает, что с момента подписания документ не менялся. Данная подпись юридически полностью приравнивается к собственноручной подписи.

Важно отметить, что бюджетным организациям электронные подписи выдаются в Федеральном казначействе, которое является аккредитованным удостоверяющим центром. 

5. Этапы перехода

Для перехода на применение ЭДО организациям бюджетной сферы необходимо провести ряд мероприятий. Согласно требованиям Письма Минфина России от 1 декабря 2021 г. № 02-07-07/98091, выделены следующие мероприятия:

  1. В учетную политику, а для централизованной бухгалтерии - в Единую учетную политику, с учетом особенностей внести изменения порядка формирования, заполнения и подписания электронных документов.
  2. Необходимо для перехода на применение электронных документов определить дату.
  3. Определить лиц, ответственных за формирование и подписание электронных документов.
  4. Определить в какие сроки должны формироваться, подписываться, утверждаться электронные документы, передачи первичных (сводных) учетных документов для отражения в бухгалтерском учете.
  5. В график документооборота, содержащий технологию обработки учетной информации и правила документооборота, следует внести дополнения с учетом использования электронных документов, в том числе сроки и порядок передачи электронных документов для отражения в бухгалтерском учете в соответствии порядком взаимодействия структурных подразделений и (или) лиц, ответственных за оформление фактов хозяйственной жизни, по предоставлению электронных документов для ведения бухгалтерского учета.
  6. Обеспечить всех сотрудников, составляющих и подписывающих электронные документы квалифицированной электронной подписью или простой электронной подписью в соответствии с порядком, определенным Приказом № 61н, а должностных лиц, утверждающих и согласовывающих электронные документы, квалифицированной электронной подписью.
  7. При централизации бухгалтерского учета, предусматривающей взаимодействие уполномоченной организацией и субъектов централизованного учета в рамках осуществления централизуемых полномочий, дополнить ролевым расписанием по новым позициям и обеспечить доступ к информационной системе бухгалтерского учета для должностных лиц членов комиссии, подписывающих электронные документы простой ЭП, и для председателя комиссии, подписывающего электронные документы ЭЦП.
  8. Привести в соответствие с требованиями Приказа № 61н справочники, используемые при формировании электронных документов в информационных системах бухгалтерского учета.
  9. Уточнить список лиц, ответственных за имущество учреждения (ответственных лиц).
  10. Утвердить (уточнить) порядок списания кредиторской задолженности с забалансового счета 20 «Задолженность, невостребованная кредиторами».

 

6. Порядок подключения внутреннего ЭДО для версии ПРОФ

Рассмотрим пример подключения внутреннего ЭДО на примере версии ПРОФ.

Особенности внутреннего электронного документооборота версии ПРОФ программы «1С:БГУ8»:

  • электронный документ формируется с сохранением в файл;
  • подписание простой и/или усиленной квалифицированной электронной подписью визуализируется в виде отображения штампа электронной подписи;
  • возможность подписания электронного документа несколькими должностными лицами в соответствии с маршрутом подписания;
  • возможность отклонения или аннулирование электронного документа.

Рассмотрим порядок подключения внутреннего ЭДО в ПП «1С:Бухгалтерия государственного учреждения ред. 2.0».

1. Настройка внутреннего ЭДО.

Для начала необходимо включить опции Сервисы ЭДО. Для этого нужно зайти в раздел «Администрирование» (Настройка параметров учета – Обмен данными – Электронный документооборот с контрагентами) (рис.1).


Рис.1

В данном разделе необходимо включить опции «Сервисы ЭДО» (шаг 1) и «Использовать внутренние электронные документы» (шаг 2), как показано на рисунке ниже (рис.2):


Рис. 2

Включение данных опций позволит вести внутренний электронный документооборот в ПП «1С:Бухгалтерия государственного учреждения».

2. Установка подписей.

Далее следует подключить усиленную квалифицированную подпись (далее – ЭЦП). Подключение ЭЦП также находится в разделе «Администрирование» (Настройка параметров учета – Обмен данными – Электронный документооборот с контрагентами) (рис.3). В открывшейся форме необходимо перейти по ссылке «Настройка обмена электронными данными» (рис. 3).

 

Рис. 3

Затем следует перейти по ссылке «Настройка электронной подписи и шифрования» (рис. 4).


Рис. 4 

Из списка установленных на компьютере сертификатов необходимо добавить квалифицированные подписи для соответствующих сотрудников (рис. 5).


Рис. 5

Следует учитывать то, что простая подпись устанавливается с указанием логина и пароля при входе в программу.

3. Настройка внутреннего ЭДО учреждения

Для настройки внутреннего ЭДО учреждения необходимо перейти в справочник «Организации» (раздел Справочники) (рис.6).


Рис. 6

 

Выбрав учреждение в списке (шаг 1), необходимо нажать на кнопку «Внутр. ЭДО»и выбрать в меню команду «Настройки внутреннего ЭДО» (шаги 2-3) как показано на рисунке 7.


Рис. 7 

В результате будет открыта форма «Настройка внутреннего документооборота» (рис. 8). В данной форме выполняются настройки ЭДО для выбранного учреждения.


Рис. 8 

В открывшейся форме необходимо отметить печатные формы, которые будут участвовать во внутреннем ЭДО.

Чтобы выполнить данную настройку, необходимо найти документ в списке и поставить флажок рядом с колонкой напротив нужной печатной формы. (шаг 1-2) (рис.9).


Рис. 9 

Далее для каждого документа следует выбрать маршрут подписания. Важно отметить, что различным печатным формам документа можно назначить разные маршруты подписания.

Для этого в строке, с выбранным документом, в колонке «Маршрут подписания» следует выбрать нужный маршрут из справочника Маршрут подписания (рис.10).

 

Рис. 10

По кнопке «Создать» (рис. 11) есть возможность создавать маршруты подписания, которые относятся к конкретным видам электронных документов, и далее будут использоваться по умолчанию при подписании этих электронных документов.


Рис. 11

При создании нового маршрута необходимо указать: название (шаг 1), последовательность подписантов и вид электронной подписи (рис. 12).

Следует отметить, что подписантов можно объединять в группы для организации порядка подписания (шаг 2). В данной программе есть следующие группы:

  1. Все по очереди
  2. Все одновременно
  3. Любой

Например, группа «Все по очереди», содержащая перечень членов комиссии, гарантирует переход к этапу подписания Председателем только после того, как документ будет подписан всеми из указанных пользователей выше.

С помощью кнопки «Добавить подписанта» указывается пользователь, который должен осуществлять подписание документа (шаг 3). Для каждого пользователя выбирается один из типов подписи (шаг 4).


Рис. 12

После того, как указаны все необходимые реквизиты маршрут необходимо сохранить. (шаг 5).

Также в данной форме есть возможность выбора основной формы – форма, которая будет выведена первой в списке электронных документов при их создании/просмотре из учетного документа.

Для этого в колонке «Основное» следует поставить флажок напротив нужной печатной формы (рис. 13).


Рис. 13 

После настройки всех печатных форм необходимо сохранить изменения с помощью кнопки «Записать» (рис. 14).


Рис. 14

4. Настройка прав доступа для участников внутреннего ЭДО

После того, как произвели настройку внутреннего ЭДО, необходимо выполнить настройку прав доступа пользователей - участников внутреннего ЭДО.

Для этого необходимо перейти в раздел «Администрирование» (Настройки пользователей и прав - Пользователи, команда Права доступа) (рис. 15).

 

Рис. 15

В открывшейся форме карточки пользователя следует выполнить команду панели навигации «Права доступа» (рис. 16).


Рис. 16

 

В открывшейся форме настройки прав доступа необходимо включить профили групп доступа: Выполнение обмена ЭД и Текущие дела ЭДО (рис. 17).

 

Рис. 17

Чтобы сохранить изменения, следует нажать кнопку «Записать».

Таким образом, применение электронных документов и регистров постепенно становится не правом, а обязанностью, все организации бюджетной сферы и иные организации, осуществляющие полномочия по ведению бюджетного и бухгалтерского учета, должны обеспечить переход на применение унифицированных форм электронных бухгалтерских документов с 1 января 2023 года.

Специалисты нашей компании помогут настроить внутренний электронный документооборот в вашей программе. Для этого оставьте заявку по телефону или по электронной почте.

Хотите читать дальше ?

остались вопросы?
Если у Вас остались вопросы, позвоните по телефону
← Вернуться к списку
Поделиться в соцсетях